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涉密文件管理应注意的“3 个重点”及“八项注意”
 
发布日期:2024-05-13     来源:武汉云典智能科技有限公司      作者:办公室      浏览次数:1610     字体:      

涉密文件是承载国家秘密的重要介质,依法加强涉密文件管理是确保国家秘密安全的基本要求,也是各级机关单位的重要职责。但在实际工作中,部分机关单位涉密文件管理不够规范,违规复制、传递、保存、销毁涉密文件的行为时有发生。做好涉密文件管理工作,机关单位档案工作者应当注意“3个重点”。

重点1:知悉范围不容忽视

密级、保密期限和知悉范围是国家秘密的3个基本要素。密级和保密期限必须明确标记于涉密文件左上角,而知悉范围则易被忽视。

及时确定知悉范围。实际工作中,部分机关单位在确定国家秘密时不填写知悉范围,或仅填写文件发送单位,不确定单位内部知悉范围;部分机关单位在接收涉密文件时,没有及时确定单位内部知悉人员范围,导致涉密文件在单位内部流转和阅办较为随意,存在一定的泄密隐患。知悉范围作为国家秘密的要素之一,在涉密文件起草时就应当予以明确。而涉密文件知悉范围以内的机关单位,在收到文件后,应当第一时间根据工作需要和最小化原则,由单位主管领导确定本单位需要知悉的部门或人员。


严格控制知悉范围。《泄密案件查处办法》明确规定,“泄露国家秘密”是指违反保密法律法规使国家秘密被不应知悉者知悉或者超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的行为。因此,涉密文件知悉范围确定后,任何机关单位和个人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。知悉范围以外的机关单位如需知悉,应当经原定密机关单位同意,文件接收单位不得私自批准。单位内部知悉范围以外的人员如需知悉,应当经本单位主管领导批准,不得随意增加知悉人员。




详细记录知悉情况。涉密文件应当按照规定的知悉范围组织阅读和使用,详细记录知悉情况。涉密文件的复制件应当加盖复制机关单位的复印戳记,并视同原件管理,发放至各部门的原件或复制件由各部门负责记录知悉情况。机密级以下的涉密文件,应当详细记录单位主管领导批准扩大涉密文件知悉范围的情况,以及扩大范围的人员知悉情况;中央文件和绝密级文件,以及发文单位对文件知悉范围控制有明确要求的文件,必须对接触人员和知悉的时间、地点、方式等重要情况作出详细记录。

重点2:管理原则严格遵循

涉密载体的保密管理遵循严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则。正确理解并遵照执行这一原则是做好涉密文件管理工作的关键所在。

落实闭环管控。涉密文件管理是一个系统工程,从文件自身的角度来看,包括起草、印制、传递、收发、阅办、使用、销毁等多个环节,无论哪个环节管理不严,都可能导致涉密文件内容的泄露。从文件办理的角度来看,需要各级机关单位之间监督制约,各部门之间协调配合。保密行政管理部门应当为机关单位涉密文件管理提供指导,尤其要强化基层机关单位对涉密文件管理重要性的认识,督促其完善人防、物防、技防措施,全面补强涉密文件管理的薄弱环节。

关注涉密人员。一方面,要严格按照涉及的保密事项范围规定事项、知悉涉密文件的密级和数量来确定涉密人员等级,有针对性做好涉密人员确定、管理工作,防止保密管理要求流于形式。另一方面,要重点抓好涉密人员保密审查、教育提醒、复审、出国(境)等管理,严格落实重大事项报告和脱密期管理相关要求。同时,对于少量接触涉密文件的干部职工和可能接触涉密文件的工勤人员,应当通过加强保密教育培训、签订保密承诺书等方式加强保密管理。


方便工作理念。部分机关单位规定涉密文件一律存放于机要室且不允许复制,干部职工有需要时,须经授权到机要室查看、记录文件内容。干部职工在查看涉密文件时,涉密内容很可能被随手记录在非保密本或便笺纸上,增加了泄密风险。因此,机关单位应当在落实保密管理要求的前提下,尽量考虑实际工作需求,建立健全涉密文件借阅、复印制度,制定涉密文件管理措施,加强常态化保密教育,引导干部职工时刻绷紧保密之弦,在日常工作中自觉管好用好涉密文件。

重点3:销毁要求务必严守

涉密文件被销毁意味着涉密文件管理结束,涉密文件销毁是涉密文件管理的最后关口。

及时销毁。涉密文件的价值在于工作中的使用价值或留存价值,一旦使用完毕,不需要存档的涉密文件应当及时销毁。部分机关单位将涉密文件随意堆积存放于保密室的角落,就像定时炸弹,给保密管理造成较大隐患。机关单位应当每年组织对涉密文件进行清查、核对,定期开展本单位印制、复制或接收涉密文件的清退工作,及时做好涉密文件销毁工作。

依法销毁。依法销毁涉密文件,一是批准程序要合法,必须履行清点、登记手续并报单位主管领导批准,涉密文件登记、审批记录应当长期保存备查。二是销毁机构要合法,自行销毁少量涉密文件的,应当2人以上相互监督;送外销毁的,必须送专门的销毁机构或保密行政管理部门指定的承销单位销毁,并由2人以上押运和监销。三是销毁标准要合法,应当使用符合国家标准的销毁设备和方法,确保信息无法还原。


强化责任。机关单位制发涉密文件时,应当明确清退和销毁要求,中央文件和绝密级文件由制发单位负责清退和销毁,其他涉密文件由接收或使用单位负责清退和销毁。各级党委、政府办公厅(室)应当加强对机关单位涉密文件保密管理的监督检查,对存在问题的单位要责令限期整改,并在一定范围内予以通报。

管理涉密文件要牢记以下“八项注意”

01  文件传达不泄密

涉密文件处理过程中,要严格控制知悉范围,不将涉密文件带出办公区域,不在办公场所外区域打印、复印、扫描涉密文件、资料。


02  密件阅览要遵规

涉密文件不能随意放置在办公桌上,阅读、使用过程中要谨防丢失或被不应知悉者查看。办理完涉密文件资料后,要及时退回机要保密室。


03  密件复印不随性

密件复印要严格履行审批手续,不得擅自改变原件的密级、保密期限和知悉范围。复印件应视同原件管理,严禁擅自复印涉密文件资料。


04  密件保存别大意

涉密文件资料应保存在符合保密要求的场所和部位,并定期清查、核对,若出现密件丢失问题应及时报告。


05  居家办公不碰密

严禁将涉密文件、涉密计算机、涉密移动存储介质带回家中;不在家中谈论涉密信息,不向无关人员透露涉密信息。


06  网上办公不谈密

严禁在互联网远程办公、移动办公、视频会议中谈论涉密信息及内部敏感信息。


07  使用手机不涉密

严禁在手机通话中谈论国家秘密,严禁使用手机拍摄、小程序扫描识别、存储、传输涉密信息及内部敏感信息。


08  公共网络不传密

严禁通过互联网邮箱、即时聊天工具(微信、QQ等)方式传输涉密文件、不予公开的资料、涉密领导批示指示等内容。


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