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新手档案员需要掌握的“归档”常识
 
发布日期:2024-05-11     来源:武汉云典智能科技有限公司      作者:办公室      浏览次数:1036     字体:      

1、归档的对象是什么?

归档的对象是文件材料。

1.什么是文件?

《档案工作基本术语》(DA/T1-2000)规定,文件是指国际机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。

2.什么是机关文件材料?

第8号国家档案局令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》规定,机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

3.什么是归档文件?

《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)规定,归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料,包括纸质和电子文件材料。

通俗的说,文件材料可以是带有红头的正式公文,加盖公章的介绍信,报送的统计表格,拍摄录制的照片、录像等。

文书档案的收集和归档范围

文书档案的收集,可以从以下几个方面着手收集,再对照8号令的归档范围,就基本上能够做到收集齐全了。

(1)会议有党组(党委)会议、行政办公会、工作会议、专题会议等会议的会议记录和会议纪要。实际工作中,由于工作的需要机关单位可能会联合召开会议举行活动,召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

(2)公文类文书包括发文和收文两大小类。发文,以本单位名义签发的各种文件,《党政机关公文处理工作条例》规定有15种文件种类,按照《党政机关公文格式》要求拟制文件。公文种类主要有十五种,包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。正式公文的发文代字一般有两种类型,一种为有文号的,一种为无文号的。发文一般都需要归档。收文,上级、同级、下级都有可能发送文件到相关单位处理各种事宜。一般,同级收文和对口的直接上级收文数量较多。收文应根据文件重要程度和相互关联性,应归则归,不应归则不宜归。

(3)事务类文书,除上述外,其他应归档内容。计划类,包括计划、规划、方案和安排等;报告类,包括总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等;规章类,包括章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等;简报类,包括工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等;会议类,包括会议计划、安排、通知、名单、议程、报告、会议记录、讲话稿、开幕词、闭幕词等;其他,包括人事调动(介绍信、函)、花名册(职工名册,干部名册,党团员、工会会员名册)、采购(招标书、投标书、中标通知书、合同、验收)、活动材料(党建、文明创建等)、报表(各种类型的月报、季报、年报)、邀请信、感谢信、贺信、请柬、合同、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等。

2、什么是“办理完毕 保存价值 系统整理”?


3、机关单位文件材料的归属

1.凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

2.机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

3.机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。

4.机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他形式的副本进行归档。

5.机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。

4、不归档会怎么样?

《中华人民共和国档案法》规定,应当归档的材料,按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得拒绝归档或者据为己有。《机关档案管理规定》规定,任何部门和人员不得将应归档文件材料据为己有或拒绝归档。

如果因为个人原因拒绝归档或者据为己有,会怎么样呢?

中华人民共和国档案法(中华人民共和国主席令第47号)规定,不按规定归档或者不按期移交档案,被责令改正而拒不改正的,由县级以上档案主管部门、有关机关对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分,构成犯罪的,依法追究刑事责任;造成财产损失或者其他损害的,依法承担民事责任。

第13号国家档案局令《机关档案管理规定》规定,将机关应当归档的文件材料据为己有,拒绝移交机关档案部门的,由县级以上档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的,由有关主管部门对机关直接负责的主管人员和直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第30号国家档案局令《档案管理违法违纪行为处分规定》规定,将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有,拒绝交档案机构、档案工作人员归档的,对有关责任人员,给予警告处分;情节较重的,给予记过或者记大过处分;情节严重的,给予降级或者撤职处分。(武汉档案整理、武汉档案公司、武汉档案整理公司、咸宁档案整理、咸宁档案公司、武汉档案数字化、咸宁档案数字化、湖北武汉档案整理、湖北武汉档案数字化、湖北武汉档案修复、咸宁档案修复、武汉档案、咸宁档案、湖北档案公司、湖北档案整理、武汉档案用品、咸宁档案用品、云典档案整理公司

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