一文读懂：档案盒内备考表填写要求与要点

发布日期：2026-08-14 来源：兰台驿站浏览次数：1006 字体: 小中大

以 “件” 为管理单位的文书档案，须严格依据《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）规范整理。本文所指备考表为盒内备考表，统一放置于档案盒内全部归档文件的末尾。

盒内备考表是档案管理的重要记录表单，主要用于全程记录档案鉴定、修改补充、破损修复、移出销毁、密级调整、保管期限变更等关键动态信息，为档案后期查阅利用、溯源管理、合规管控提供完整依据。备考表固定设置在盒内所有文件之后，填写项目主要包含：盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期五大模块。

1.盒内文件情况说明

填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

（1）档案变动情况

·修改与补充

记录档案内容的修改原因、时间、修改人及修改内容摘要。

示例：“2026年4月24日，因人员调动，补充 XX 同志任职文件（文号：XX〔2026〕6 号）。”

·损坏与修复

说明档案损坏的原因（如虫蛀、水渍、霉变等）、程度及修复措施。

示例：“2026年4月24日，第15页受潮破损，已进行扫描数字化备份并修复原件。”

·销毁与移出

记录销毁档案的原因、时间、销毁方式（如碎纸机销毁、焚烧等）及批准人。

示例：“2026 年4月24日，根据保管期限规定，销毁超过 10 年的非涉密通知类文件共 5 卷，经 XX 领导批准。”

（2）鉴定与评估情况

·保管期限调整

说明调整原因（如政策变化、工作需要等）、原期限、新期限及审批人。

示例：“2026年4月24日，因工作需要，将 XX 项目档案保管期限由‘30 年’调整为‘永久’，经档案鉴定小组审核通过。”

·密级变更

记录密级调整的原因、原密级、新密级及依据文件。

示例：“2026年4月24日，根据 XX 号文件要求，将涉密会议记录密级由‘机密’降为‘秘密’。”

（3）其他重要事项

·记录档案的移交、接收、数字化处理等情况。

示例：“2026年4月26日，向市档案馆移交 2010-2025年永久保存档案共 12 卷，移交人：XXX，接收人：XXX。”

2.整理人

负责整理归档文件的人员签名或签章。

3.整理日期

归档文件材料的整理完成日期。

4.检查人

负责检查归档文件材料整理质量的人员签名或签章。

5.检查日期

归档文件检查完毕的日期