归档文件整理规则之“责任者”

发布日期：2026-01-27 来源：武汉云典智能科技有限公司作者：办公室浏览次数：1110 字体: 小中大

责任者是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关，或者是一个人或若干人，它是文件的组成部分，也是文件重要的外形特征，对于确定文件来源有着重要的作用，是检索利用档案的重要途径。

（1）填写责任者项时应使用全称或通用简称，不使用“本部"、“本公司”等含义不明、难以判断的简称。

（2）联合发文时一般应将所有责任者照实著录，责任者过多时可适当省略，但应注意：一是立档单位是责任者的必须著录，以体现“以我为主”的归档原则；二是文号所代表的机关必须著录。

（3）个人作为责任者的文件材料，责任者应著录个人责任者。个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称或其它职责，并加“（）”号。文件所署个人责任者有多种职务时，只著录与形成文件相应的职务。不能使用“王局长"等含义不明的责任者。少数民族个人责任者称谓各民族有差异，著录时，应依照该民族的署名习惯著录。外国责任者，姓名前应著录各历史时期易于识别的国名简称，其后著录统一的中文姓氏译名。必要时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“（）”号。如：（美）爱因斯坦（Einstein，A.）。

（4）机关内部文件等“白头文件"，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并著录。

（5）多人的介绍信（存根）组成一件时，责任者应著录本机关全称或不发生误解的通用简称。

（6）多份简报组成一件时，责任者应著录本机关全称或通用简称。

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