PART01、文书档案收集归档的通用范围

（一）决策与管理类文书

此类文书是单位决策过程和管理活动的直接记录，反映了单位的核心工作方向和管理思路，具有极高的保存价值。具体包括：各类会议材料，如党委（党组）会议、董事会、总经理办公会、行政办公会、专题工作会等的会议通知、议程、签到表、会议纪要、会议记录、会议决议、会议讨论的议题材料及相关附件；单位制定的各类规章制度、管理办法、实施细则、工作方案、规划纲要等，包括制度的制定草案、征求意见稿、审批稿、正式印发件及制度解释、修订、废止的相关文件；重要决策形成的材料，如重大项目审批材料、重要事项请示与批复、决策论证报告、可行性研究报告等；单位内部管理相关材料，如组织架构设置文件、岗位职责说明书、人员编制文件、内部考核办法及考核结果等。

（二）对外往来与公务办理类文书

此类文书记录了单位与外部单位、个人之间的公务往来和业务办理过程，是体现单位对外职能履行的重要依据。具体包括：请示与批复类文件，向上级主管部门报送的各类请示、报告及上级的批复、批示；函件类文件，与平级单位、相关协作单位之间的商洽函、询问函、答复函、告知函等；通知与通告类文件，上级下发的各类通知、通告，本单位下发的对外通知、通告等；公务活动记录，如对外考察报告、调研材料、洽谈记录、合作协议、合同文本及相关履行材料等；信访工作材料，群众来信来访记录、信访事项处理意见、复查复核材料等。

（三）人事与劳资类文书

此类文书涉及单位人员管理和劳动关系，直接关系到职工合法权益和单位人事工作的规范性。具体包括：人员录用与调配材料，招聘公告、录用审批表、干部职工调动介绍信、任免文件、聘用合同、解聘材料等；人事档案核心材料，如职工履历表、自传、考核鉴定材料、奖惩材料、专业技术职务评聘材料、学历学位证明、资格证书复印件等；劳资管理材料，工资调整方案、薪酬管理制度、社会保险缴纳材料、公积金缴存材料、考勤记录、加班审批材料、休假申请及审批材料、离退休人员相关材料。

（四）财务与资产类文书

此类文书反映了单位的财务收支和资产变动情况，是保障单位资产安全、规范财务运作的重要凭证。具体包括：财务管理制度与办法，如财务核算制度、经费管理办法、报销制度等；财务收支凭证，如会计凭证（原始凭证、记账凭证）、会计账簿（总账、明细账、日记账等）、财务会计报告（月度、季度、年度报表及附注）、审计报告（内部审计报告、外部审计报告）；资产相关材料，如固定资产购置审批材料、采购合同、验收报告、固定资产卡片、盘点记录、资产处置审批材料及相关凭证；经费申请与审批材料，如专项经费申请、预算编制材料、预算调整审批材料、决算报告等。

（五）业务开展与项目实施类文书

此类文书是单位核心业务工作和具体项目实施过程的直接记录，体现了单位的职能履行成效。具体包括：业务工作规划与总结，如年度业务工作计划、季度工作小结、年度工作总结、专项工作总结等；业务办理材料，如各类业务申请表、审批表、受理凭证、办理结果通知书等；项目实施材料，如项目立项批复、项目实施方案、项目进度报告、项目验收报告、项目竣工资料、项目后续维护记录等；业务统计材料，如各类业务统计表、统计分析报告等。

（六）宣传与信息公开类文书

此类文书记录了单位的对外宣传工作和信息公开情况，是展现单位形象、保障公众知情权的重要载体。具体包括：宣传材料，如单位简介、宣传册、海报、宣传片脚本及相关制作材料、新闻稿、媒体报道剪辑等；信息公开材料，如信息公开目录、公开指南、公开申请处理材料、公开事项文本等；网站及新媒体运营材料，如网站内容发布记录、新媒体平台运营记录、留言回复记录等。

（七）其他具有保存价值的文书材料

除上述类别外，其他能够反映单位工作历史面貌、具有查考利用价值的文书材料也需归档，包括：单位获得的荣誉称号、奖励证书、奖牌（复印件）及相关申报材料；单位参与社会活动、公益事业的相关材料；重要的电话记录、传真件、电子公文的打印件及电子载体备份；与单位历史发展相关的其他材料，如单位成立批复、历史沿革材料等。

PART02、不同主体的文书档案收集归档特殊范围

（一）行政机关（含党群机关）

行政机关的文书档案需突出政务管理和公共服务职能，特殊范围包括：政策法规类材料，如地方性法规、政府规章的起草说明、征求意见稿、审议通过材料、公布文件及解释材料；行政执法类材料，如行政处罚决定书、行政复议决定书、行政强制文书、执法检查记录、案卷材料等；政务服务类材料，如行政审批事项清单、办事指南、审批流程材料、政务服务平台运行记录等；应急管理类材料，如应急预案、应急演练记录、突发事件处置报告、应急物资储备材料等；人大代表建议、政协委员提案的办理材料，包括办理答复件、办理情况说明等。

（二）事业单位（按行业分类）

1.教育类事业单位（学校、幼儿园等）：特殊范围包括招生录取材料（招生简章、录取名单、录取通知书存根）、学籍管理材料（学籍卡、成绩单、毕业登记表、学位授予材料）、教学管理材料（课程设置方案、教学大纲、教案、教研活动记录、考试试卷及分析报告）、学生管理材料（学生奖惩材料、社团活动记录、助学贷款材料）、基建类材料（校园建设项目立项、设计、施工、验收材料）等。

2.医疗类事业单位（医院、卫生院等）：特殊范围包括医疗质量管理材料（诊疗规范、病历管理制度、医疗差错处理材料）、病历资料（住院病历、门诊病历、检查报告、手术记录等，需按医疗档案管理规定归档）、公共卫生服务材料（疫苗接种记录、传染病防控材料、健康体检报告）、医疗器械采购与管理材料、药品管理材料等。

3.科研类事业单位（科研院所等）：特殊范围包括科研项目申报材料、立项批复、科研合同、研究方案、实验记录、科研成果报告、成果鉴定材料、专利申请材料、论文论著发表材料、科研经费使用材料等。

（三）企业单位（按类型分类）

1.生产制造类企业：特殊范围包括生产计划、生产工艺文件、产品设计图纸、原材料采购合同及检验报告、生产过程记录、产品质量检验报告、产品合格证、生产设备维护保养记录、安全生产管理制度及检查记录、环保达标材料等。

2.商贸流通类企业：特殊范围包括采购合同、销售合同、供货协议、客户资料、销售报表、库存管理记录、物流运输单据、市场调研材料、营销方案及实施记录等。

3.金融类企业（银行、保险、证券等）：特殊范围包括金融产品开发材料、客户开户资料、业务办理凭证、风险评估报告、监管部门检查材料、合规审查材料、理财产品说明书及相关协议等。

4.房地产开发企业：特殊范围包括土地出让合同、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、商品房预售许可证、房屋买卖合同、竣工验收备案材料、物业交接材料等。

（四）社会团体（协会、商会、基金会等）

社会团体的文书档案需突出行业服务和会员管理职能，特殊范围包括：社会团体登记材料（成立登记申请表、章程、验资报告、登记证书）、会员管理材料（会员名册、入会申请表、会员证发放记录、会员大会材料）、行业服务材料（行业调研报告、行业标准制定材料、培训活动材料）、慈善公益类材料（捐赠协议、捐赠凭证、公益项目实施材料、资金使用报告）等。

PART03、文书档案收集归档的核心要求

（一）真实性与完整性要求

归档的文书材料必须是真实反映单位工作情况的原始记录，不得伪造、篡改。同时，要保证文书材料的完整性，即一份文书的所有组成部分都需归档，包括正文、附件、审批意见、签署页、修改稿等；一个工作事项或业务流程的相关文书材料需全部收集，形成完整的档案链条，确保能够全面反映该事项的全过程。

（二）时效性与及时性要求

文书档案的收集归档工作应具有时效性，一般情况下，日常工作中形成的文书材料应在工作结束后及时整理归档；年度性、阶段性工作的文书材料应在年度结束或阶段工作完成后3-6个月内完成归档；重大项目、重要活动的文书材料应在项目竣工或活动结束后及时归档，最长不超过1年。及时归档能够避免文书材料的丢失、损毁，保障档案的时效性和可用性。

（三）载体与格式要求

归档的文书材料载体应符合档案保存要求，纸质材料需使用符合国家标准的纸张，字迹清晰、耐久，不得使用易褪色的笔书写；电子文书材料需符合电子档案管理规范，确保载体稳定、可读，同时需备份纸质打印件或形成电子档案归档。文书材料的格式应规范，文件标题、文号、签发人、成文日期、附件说明等要素齐全，装订整齐，便于查阅利用。

（四）鉴定与筛选要求

并非所有形成的文书材料都需要归档，需对文书材料进行鉴定筛选。重点保留具有永久或长期保存价值的文书材料，对于短期保存价值的文书材料，可按规定保存一定期限后销毁；对于无保存价值的文书材料，应及时清理，不得归档。鉴定工作需由单位档案管理部门会同相关业务部门共同开展，确保鉴定结果科学合理。

（五）交接与归档手续要求

文书材料的移交归档需办理正式的交接手续，移交部门和档案管理部门需共同核对移交材料的数量、质量，填写《档案移交清单》，明确移交人、接收人、移交日期等信息，双方签字确认后存档。档案管理部门接收材料后，需及时进行分类、编号、整理、入库，建立档案检索目录，方便后续查阅利用。

（六）保密与安全要求

对于涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密或个人隐私的文书档案，在收集归档过程中需严格遵守保密规定，采取保密措施，确保档案信息安全。归档后，需按保密等级进行分类管理，设置相应的查阅权限，严禁擅自查阅、复制、传播保密档案。同时，要做好档案的安全保管工作，防范火灾、水灾、虫害、霉变等自然灾害和人为损坏，定期对档案进行检查、维护。

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