文书档案保管期限的划分与鉴定

（一）永久保管档案的鉴定标准

1.本机关制定的法规政策性文件材料。这类文件是机关履行管理职能、规范行业行为的核心依据，具有普遍约束力和长远指导意义，如本机关制定的规章制度、管理办法、实施细则、政策性通知等。

2.本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。重要会议包括本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，以及党委、政府常务会、办公会等核心会议；重大活动包括国际性会议、大型展览会、重要纪念活动等。对应的核心文件包括会议请示、批复、议程、报告、领导人讲话、选举结果、决议、纪要、公报，以及活动的主办方案、总结、重要贺信贺电等。

3.本机关职能活动中形成的重要业务文件材料。这类文件是机关核心业务工作的直接记录，体现了机关的主要职能履行情况，如重要的业务审批材料、执法案卷、业务监管记录、核心业务项目档案等。

4.本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。“重要问题”通常指涉及机关发展方向、重大决策、重大项目、重大权益、重大突发事件等核心事项；重要的报告、总结包括年度以上的综合性报告、全局性工作总结，以及针对重大问题的专题报告等。

5.本机关机构演变、人事任免等文件材料。机构演变包括机关的设立、撤销、合并、升格、降格等相关文件；人事任免包括本机关重要领导干部、关键岗位人员的任免通知、批复、考察材料等，这类文件是反映机关组织架构和人员队伍建设历史的核心凭证。

6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。这类文件直接涉及机关的核心资产权益，具有不可替代的凭证价值，如房屋所有权证、土地使用证、重大投融资合同、重要设备采购协议、资产清查登记报告等。

7.上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料。这类文件是上级机关针对本机关核心业务作出的重要指导、部署、批复，对本机关业务工作具有直接且长远的指导意义，如上级机关下发的关于本机关主管业务的政策性文件、重要工作部署通知等。

8.同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。这类文件反映了本机关与同级、下级机关在核心业务领域的协作与指导关系，是本机关履行业务管理职能的重要记录，如针对同级机关重要业务协作事项的复函、针对下级机关重要业务请示的批复等。

（二）定期保管档案的鉴定标准

30年定期保管的档案。这类档案的查考价值相对较长，主要包括：本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，如会议的典型发言材料、交流材料、简报，活动的具体实施细则、接待安排等；本机关人事管理工作形成的一般性文件材料，如普通工作人员的考核材料、培训记录等；本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。此外，机关联合召开会议或联合行文时，若本机关为协办单位，相关文件材料的复制件或副本也需按30年期限保管。

10年定期保管的档案。这类档案的查考价值相对较短，主要包括：本机关工作活动中形成的无长远查考价值的事务性、临时性文件，如日常办公用品采购清单、一般性会议通知的草稿、无特殊意义的内部抄送文件等；本机关召开重要会议、举办重大活动形成的次要文件材料，如讨论未通过的文件、会议小组记录、会议服务机构的日常工作计划与总结等；机关联合行文或协办会议形成的次要文件材料的复制件或副本；上级机关下发的普发性、不需本机关办理的文件材料，供工作参考的抄件等。

（三）不归档文件的界定标准

需要注意的是，文书档案保管期限鉴定的前提是明确“归档范围”，未纳入归档范围的文件材料无需进行保管期限鉴定，应直接按规定处置。根据《规定》，不归档的文件材料主要包括：上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料、任免奖惩非本机关工作人员的文件材料、供工作参考的抄件等；本机关文件材料中的重份文件、无查考利用价值的事务性临时性文件、一般性文件的历次修改稿和校对稿、无特殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信和电话记录、机关内部互相抄送的文件材料、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料等；同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料、不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映、抄报或越级抄报的文件材料等。

文书档案保管期限鉴定的流程

（一）归档前鉴定

1.材料收集与梳理：档案管理人员协同各业务部门，收集本机关在职能活动中形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件及相关元数据、背景信息，确保收集的完整性。同时，对收集的文件材料进行分类梳理，区分不同业务类型、形成时间、文件载体。

2.归档范围筛选：依据不归档文件的界定标准，剔除重份文件、事务性文件、无关文件等无归档价值的材料，保留符合归档范围的文件材料。对于电子文件，需同时核查其元数据、格式规范性等，确保符合归档要求。

3.初步期限划定：结合前文所述的永久、30年、10年保管期限鉴定标准，对筛选后的归档文件进行逐一分析，初步划定每一份文件的保管期限。对于具有逻辑关联的系列文件，需整体分析后统一划定期限，避免拆分鉴定。

4.审核确认：由档案管理部门负责人或专业鉴定人员对初步划定的保管期限进行审核，重点核查是否存在期限划分过高或过低的情况，确保鉴定标准的统一执行。审核通过后，将文件材料按保管期限分类整理归档，电子文件与纸质文件同步归档，确保对应关系清晰。

（二）保管中定期鉴定

1.鉴定计划制定：档案管理部门结合本单位档案存量、保管期限分布、机构职能变化等情况，制定年度或阶段性鉴定工作计划，明确鉴定范围、鉴定人员、时间节点、工作要求等。

2.档案梳理与价值评估：鉴定人员对划定范围内的档案进行逐卷、逐件梳理，结合当前工作需求、历史研究需求等，重新评估档案的保存价值。重点核查是否存在保管期限划定不合理、档案内容与当前职能无关、档案材料不完整等问题。

3.期限调整与标注：对于经评估认为需要调整保管期限的档案，如将30年保管调整为永久保管、将10年保管调整为无保存价值等，需形成书面鉴定意见，说明调整理由。调整后，在档案目录、档案载体上进行明确标注，确保档案管理信息的一致性。

4.成果归档：将本次鉴定的工作计划、鉴定意见、期限调整清单等材料整理归档，形成鉴定工作档案，为后续档案管理和再次鉴定提供依据。

（三）到期后处置鉴定

1.到期档案统计：档案管理部门提前对即将到期的档案进行全面统计，形成到期档案清单，明确档案的形成单位、形成时间、保管期限、档案数量、载体类型等信息，确保统计准确无误。

2.组建鉴定小组：为保证鉴定结果的客观性与权威性，应组建专门的鉴定小组，成员通常包括档案管理部门负责人、专业档案管理人员、相关业务部门负责人及单位分管领导，必要时可邀请档案行政管理部门的专业人员指导。

3.价值最终评估：鉴定小组依据鉴定标准，对到期档案进行逐件、逐卷评估，区分“需要继续保存”“可以销毁”两类情况。需要继续保存的档案，需重新划定保管期限并标注；可以销毁的档案，需确认其无任何保存价值和利用需求。

4.形成鉴定报告：鉴定结束后，形成书面鉴定报告，内容包括鉴定工作概况、到期档案统计情况、鉴定意见、继续保存档案清单、销毁档案清单等。鉴定报告需经鉴定小组全体成员签字确认。

5.审批程序履行：将鉴定报告及相关清单报送单位负责人审批，涉及重大档案销毁的，还需报同级档案行政管理部门备案或审批。审批通过后，方可开展后续的档案续存或销毁工作。

6.规范处置实施：对于批准继续保存的档案，重新整理归档，更新档案管理系统信息；对于批准销毁的档案，需严格按照国家有关规定执行销毁程序，由两人以上负责监销，确保档案彻底销毁，同时形成销毁记录，监销人员签字确认后归档备查。电子档案的销毁还需确保数据彻底删除，防止数据泄露。

一是注重文件载体的完整性。对于纸质文件，若存在发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档鉴定，确保文件形成过程的完整性；对于电子文件，需同步归档其元数据、背景信息、关联文件等，避免因电子文件碎片化导致价值判断不准确。

二是区分不同版本文件的价值。同一文件的正本、副本、草稿、定稿，其保存价值存在差异，鉴定时需区别对待。通常情况下，正本、定稿具有核心凭证价值，保管期限应与文件核心价值匹配；副本若用于对外分发、备案，具有同等凭证价值的，可按相同期限保管；草稿、修改稿若未体现关键修改意见，无特殊保存价值的，可纳入不归档范围或按短期保管。

三是妥善处理联合形成的档案。机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，原件由主办机关归档鉴定，其他协办机关将相应的复制件或副本归档鉴定，确保各参与机关均能留存相关档案，但需避免重复归档永久保存的核心档案。

四是关注特殊类型档案的鉴定。对于人事、基建、会计及其他专门文件材料，其归档范围和保管期限有专门的国家规定，鉴定时应遵循专门规定执行，不适用通用的文书档案保管期限标准。

五是提升鉴定人员的专业素养。鉴定工作的准确性依赖于鉴定人员的专业能力，因此需加强对档案管理人员的培训，使其熟练掌握档案法律法规、鉴定标准、业务知识，同时培养其历史思维和价值判断能力，确保能够精准把握档案的现实价值与长远价值。 

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