社会保险业务档案，是指各级各类社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文件、图表、声像等不同载体的历史记录。

社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度—业务环节”或“年度—险种—业务环节”的方法对社会保险业务材料进行分类、整理，并及时编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。负责档案管理的机构应当对接收的档案材料及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并及时编制索引目录。

社会保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》执行。

社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。

社会保险经办机构办理社会保险业务过程中形成的记录、证据、依据，按照《社会保险业务材料归档范围与保管期限》进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。

组卷

（一）以二级类目（业务环节）为单位，根据不同情况，分别按照单位、个人、年度或事由（案件）进行组卷。

（二）一个单位、个人、年度或事由（案件）的材料少，可单独组成一卷；一个单位、个人、年度或事由（案件）的材料多，可按内容、构成、时间结合厚度分成若干个卷。

（三）不同保管期限、不同类别（险种）、不同业务环节的材料不能混合组卷。

（四）各种社保材料的组卷，具体按照本《规则》附件一办理。

技术加工

（一）社保材料如有破损的应予以修整，有不宜永久、长远保存的应予以复制；

（二）装订边太窄的适当加宽，纸张大于 A4 标准的应按A4 标准酌情进行折叠或裁切，小于 16K 的应用 A4 纸张进行背贴，一般应尽量保持纸张原貌；

（三）剔除重份和不必要的复制件。

编页

（一）一个卷内的文件材料，从“1”开始统一编写一个顺序号，不同案卷不能连续编写页号，卷内目录和备考表不编写页号。

（二）页号编写的位置：凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角，避免重编、漏编或错编。

（三）一个卷的总页数，以该卷最后一个页号为准。

（四）使用黑色铅笔编写页号。

编制卷内目录

（一）卷内目录各项目的填写：

1、序号：按卷内文件的排列顺序，用阿拉伯数字从“1”开始填写，直到本卷文件填写完毕。

2、文件编号：填写每份文件材料的编号，必须照录，不能改写或省略。文件材料无编号，此项空缺不填。

3、责任者：填写制作文件材料并对文件材料负责的单位名称（全称或通用简称）或个人姓名。

4、文件材料题名：填写每份文件材料的标题。无标题或标题未能揭示主题的材料，应根据其内容拟写出规范标题后填写。

5、日期：填写每份文件材料的形成日期，红头文件以落款为准，有若干个时间的表格以最后审批时间为准。

6、页号：填写每份文件材料首页的编号，但最后一份文件应填写起止编号，如“56—62”。

（二）卷内目录统一使用 A4 规格的复印纸张，使用计算机录入印制。

填写备考表

（一）备考表统一使用 A4 规格、柔韧性好的牛皮纸印制。

（二）备考表各项目的填写：

1、卷内存在问题说明：有问题照实填写作为备查，无问题暂时空缺以备后用。

2、立卷人：填写档案整理人员的姓名。

3、立卷时间：填写该案卷立成的时间。

4、检查人：填写检查案卷质量人员的姓名。

5、检查时间：填写检查该案卷的时间。

填写案卷封面 

（一）案卷封面各项目的填写：

1、全宗名称：填写保管社保档案的社保经办机构的名称（全称或通用简称），如“甘肃省社会保险中心”，“××市人力资源和社会保障局”、“××县医疗保险中心”等。

2、类别：本卷档案属于九大类的某一类别(险种)，就填写该类别(或险种)的简称。

3、案卷题名

根据不同情况有以下几种填写方法：

（1）按年度整理的案卷，题名的写法一般是：

“2008 年社会保险基金征缴年度汇总表卷”

（2）按参保单位整理的案卷，题名的写法一般是：

“单位参保登记卷-（单位名称）”

（3）按单位人员整理的案卷，题名的写法一般是：

“单位人员参保登记卷-（单位名称）”

“劳动能力鉴定卷-（单位名称）”

（4）按无单位人员整理的案卷，其题名的写法一般是：

城镇个体从业人员参保登记卷-（街道社区名称）

农民参保登记卷-（乡镇村组名称）

（5）按案件或事由整理的案卷，其题名的写法一般是：

××案件稽核卷

××问题监察卷

4、全宗号：填写本级档案馆给本单位档案的代号，未给代号的暂时不填。一个单位只能有一个全宗号，统一使用阿拉伯数字编写。

5、案卷号：填写该案卷的排序编号。

6、卷内件数/页数：填写卷内文件的总件数、总页数。

7、保管期限：填写本卷档案按规定应保管的期限，如“永久”、“100 年”、“30 年”等。

8、起止日期：填写卷内最早一份文件材料的形成时间和最晚一份文件材料的形成时间。

（二）案卷封面使用 A4 规格、柔韧性好的牛皮纸印制。

填写卷盒封面和脊背 

（一）档案卷盒规格为 A4，采用 pH 值符合国家标准（一般为 pH7.68±0.01）的无酸牛皮卡纸制作，厚度 4 厘米。

（二）卷盒正面横杠之上填写社保经办机构全称或简称，统一使用宋体，字号根据字数多少酌情确定。

（三）卷盒脊背样式、项目设置与填写：

1、年度：使用阿拉伯数字填写盒内案卷办结的年度，如“2000”、“2002”等，但不能填写成“02”、“03”等；

2、保管期限：填写盒内案卷所确定的保管期限，如“永久”、“100 年”、“50 年”等；

3、类别（险种）：指九大类的某一类，填写盒内案卷所属类别（险种）的简称，如“管理类”、“养老类”等。

4、卷号：填写盒内案卷的排序编号，如果盒内装有一个卷可直接填写其卷号；如果盒内装有若干个卷则填写成“1-5”、“6-8”等。

5、盒号：分别不同保管期限，使用阿拉伯数字，按案卷的排列编号顺序分别从“1”开始编起，逐年延续。

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