工程档案管理核心要点

发布日期：2025-12-05 来源：武汉云典智能科技有限公司作者：办公室浏览次数：2514 字体: 小中大

工程档案收集

1、收集范围（按项目阶段划分）

立项决策阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项批复文件、投资估算、招投标文件、合同协议（设计、施工、监理、采购等）；

勘察设计阶段：地质勘察报告、设计图纸（初步设计、施工图）、设计变更文件、技术交底记录、图纸会审纪要；

施工阶段：施工组织设计、专项施工方案、原材料/构配件检验报告、隐蔽工程验收记录、分部分项工程验收记录、施工日志、进度报表、质量整改通知书及回复；

竣工验收阶段：竣工图、竣工验收报告、质量评估报告、消防/环保/节能验收文件、竣工结算报告、审计报告、竣工备案表。

2、收集规范

所有材料需为原件或加盖公章的有效复印件，确保真实性；复印件需注明“与原件一致”，由核对人签字并标注日期；

实行“谁形成、谁负责”原则，明确各参建单位（建设、设计、施工、监理）的档案收集责任，签订档案移交协议，明确移交时限和要求；

建立收集台账，按阶段、类别记录材料名称、形成单位、形成时间、份数、是否齐全等信息，定期核对，避免遗漏关键资料。

工程档案整理

1、分类编码

（按国家《建设工程文件归档规范》GB/T 50328）：

一级分类：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件；

二级分类：按专业（如建筑、结构、给排水、电气、暖通等）或文件类型细分；

编码规则：采用“项目编号-阶段代码-专业代码-文件序号”格式（如“XM-2024-01-SG-JZ-008”，代表2024年01号项目施工阶段建筑专业第8号文件），确保唯一性。

2、整理要求

材料折叠为A4规格，去除金属装订物（回形针、订书钉），破损材料需修复，字迹模糊的需附说明；

按分类编码顺序排列，编写档案目录（注明文件编号、材料名称、形成单位、形成日期、页数、备注），目录一式两份（一份随档案存放，一份单独存档）；

采用无酸档案盒存放，档案盒封面注明项目名称、档案类别、编码范围、形成日期、保管期限，盒内附备考表，记录档案整理人、审核人、整理日期及材料变动情况。

工程档案安全存储与保管

1、存储环境

档案库房需满足“八防”要求（防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘），温度控制在14-24℃，相对湿度45%-60%；

-配备温湿度监控仪、除湿机、消防器材、防虫药剂等设备，定期检查维护，每月记录库房环境数据。

2、存放管理

档案柜需稳固耐用，按“项目编号+档案类别”有序排列，预留通道便于存取；

实行“专人保管、双人双锁”制度，管理员需熟悉档案分类体系，定期（每季度）盘点档案数量，确保账物相符；

涉密工程档案（如涉及国防、市政核心设施的项目档案）需单独存放于保密柜，严格控制查阅权限，查阅需经项目负责人审批。

工程档案利用与移交

1、查阅流程

内部查阅：需由相关部门提出申请，注明查阅事由、项目名称、档案编号，经工程管理部门负责人审批后，在档案库房指定区域查阅，严禁带出；

外部查阅（如审计、运维单位、公检法机关）：需持单位公函及查阅人有效身份证件，经单位分管领导审批后，由管理员陪同查阅，严禁涂改、抽取档案材料。

2、移交归档

所有材料需为原件或加盖公章的有效复印件，确保真实性；复印件需注明“与原件一致”，由核对人签字并标注日期；

实行“谁形成、谁负责”原则，明确各参建单位（建设、设计、施工、监理）的档案收集责任，签订档案移交协议，明确移交时限和要求；

建立收集台账，按阶段、类别记录材料名称、形成单位、形成时间、份数、是否齐全等信息，定期核对，避免遗漏关键资料。

工程档案管理风险提醒

工程档案管理贯穿项目全生命周期，任何环节的疏漏都可能导致档案失效——如竣工图与实际施工不符、关键签字缺失、归档不及时等，不仅影响竣工验收，还可能引发后期运维纠纷。建议建立档案管理考核机制，将档案收集、整理、移交情况纳入参建单位考核，确保制度落地。

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