01、卷内文件整理的前期准备工作

1、文件全面收集

（1）明确收集范围：全面覆盖同一项目、同一业务、同一事件或同一时间段内形成的所有相关文件，包括纸质文件（正文、附件、审批单、会议纪要、合同协议等）、电子文件（文档、图片、音频、视频等）、声像档案（照片、录像带、录音带等）及其他载体文件，确保关键材料无遗漏。

（2）严格收集要求：收集过程中逐份核对文件完整性、信息准确性，坚决剔除无效文件和重复文件，避免冗余。

2、文件鉴别筛选

（1）鉴别文件真伪：通过核对文件印章、签名、格式规范等关键信息，排除伪造、篡改文件，保障档案真实性。

（2）筛选归档文件：依据档案保管期限规定（永久、长期、短期），精准区分需归档文件与无需归档文件；无需归档的文件需按单位规定履行销毁审批手续，严禁随意丢弃。

（3）判定保管期限：结合文件重要程度、时效性，明确每一份文件的具体保管期限，确保分类归档准确无误。

3、文件清理整理

（1）去除无关材料：逐一剔除文件中的订书钉、回形针、胶带等金属或粘性杂物，避免此类物品锈蚀文件或影响后续装订质量。

（2）修复破损文件：对纸张破损、字迹模糊的文件，采用修补、托裱、复印等专业方式进行修复，确保文件可正常阅读与长期保存；复印修复的文件需注明“复印件”及修复日期，与原件一并归档留存。

（3）规范文件形态：对于尺寸不一的文件，按“大压小、宽压窄”原则折叠或裁剪至标准A4尺寸，折叠时需妥善保留文件标题、页码等关键信息，避免遮挡；超长、超宽文件可采用“手风琴式”折叠，确保装订后不影响正常翻阅。

4、工具材料准备

（1）必备工具：档案装订机（线装、胶装或打孔机）、专业剪刀、直尺、铅笔、黑色/蓝黑色中性笔（避免使用易褪色墨水）、临时文件夹、标准档案盒、专用标签纸等。

 （2）专用材料：档案专用装订线（棉线、尼龙线，禁用金属线）、档案专用无酸胶水（防止纸张酸化老化）、无酸档案盒（具备防虫、防潮、防光防护性能）、归档标签（用于清晰标注卷内核心信息）等。

02、卷内文件的分类与排序方法

1、卷内文件分类方法

（1）按文件形成时间分类：适用于同一时间段内集中形成的文件（如年度、季度、月度文件），按形成日期先后顺序归类，便于清晰追溯文件的时间脉络。

（2）按文件内容属性分类：适用于业务类型复杂、涉及多领域的文件，按文件反映的核心内容或业务类别归类，如划分为“人事管理类”“财务管理类”“项目管理类”“合同协议类”“会议纪要类”等；必要时可进一步细分。

（3）按文件形成部门分类：适用于多部门协作形成的文件，按文件形成部门或承办部门归类，如“办公室”“财务部”“市场部”“技术部”等，便于明确不同部门的工作成果与责任归属。

（4）按文件载体类型分类：适用于多种载体并存的档案，将纸质文件、电子文件、照片档案、录音录像档案等分别归类，不同载体文件需采用对应的专业整理和保管方式。

（5）分类注意事项：分类方法一经确定，需保持前后一致，不得随意变更；同一卷内文件需归属同一分类层级、同一保管期限，严禁不同类别、不同期限的文件混杂立卷。

2、卷内文件排序规则

（1）按时间顺序排序：最常用的排序方式，分为“顺时排序”（从文件形成最早到最晚）和“逆时排序”（从文件形成最晚到最早），通常优先采用顺时排序，清晰呈现文件形成的先后过程。

（2）按重要程度排序：适用于无明确时间逻辑或需突出核心文件的卷内文件，核心文件排在前端，辅助性文件依次排列其后。

（3）按文件往来顺序排序：适用于上下级、部门间往来公文，按“来文-处理文件-复文”的业务流程顺序排列，完整呈现文件的流转处理过程。

（4）按页码顺序排序：对于多页组成的单一文件（如合同、报告），需按页码顺序整理，确保文件内容连贯；若文件无页码，需手动编写页码（标注在文件右下角，避免遮挡核心内容）。

（5）排序注意事项：排序前需再次核对文件完整性，杜绝遗漏关键页码或附件；排序后需临时固定文件顺序，防止整理过程中出现混乱。

03、卷内文件的立卷与装订规范

1、立卷的核心要求

（1）案卷构成：一个案卷需包含一组具有内在关联的文件，严禁将无关联文件强行组合；案卷厚度需控制在合理范围，一般以10-20mm为宜，过厚不利于翻阅和长期保管，过薄则会增加案卷数量、造成资源浪费。

（2）案卷命名：每个案卷需拟定规范、精准的案卷标题，完整涵盖卷内文件的形成单位、时间、内容主题、文种等核心信息，标准格式为“[形成单位]-[时间]-[内容主题]-[文件类型]”。

（3）确定保管期限：案卷的保管期限需与卷内文件的最高保管期限保持一致。

2、装订方式与操作规范

装订方式选择：常用装订方式包括“线装”“胶装”“打孔装订”三种，需根据文件类型、保管期限科学选择：

（1）线装：适用于永久、长期保管的重要文件，具有牢固耐用、可修复性强的优势，常用“三孔一线”或“四孔一线”装订法；

（2）胶装：适用于短期保管、文件数量较多的案卷，装订效率高、外观整洁，但修复性较差，必须使用档案专用无酸胶水；

（3）打孔装订：适用于需频繁查阅、可能增减文件的案卷，将文件打孔后装入活页文件夹，便于随时取用和补充，但需建立严格管理机制，防止文件丢失。

3、装订注意事项

（1）装订前需逐页核对文件页码完整性与顺序准确性，避免装订后发现错页、漏页；

（2）装订时确保文件左侧和下侧边缘对齐整齐，杜绝出现歪斜、突出等情况；

（3）严禁使用金属钉、塑料夹等易锈蚀、易老化的装订材料，防止长期保存过程中损坏文件；

（4）永久保管的案卷必须采用线装，并在装订线处粘贴“装订封条”，注明立卷人、立卷日期，确保案卷完整性与责任可追溯。

04、卷内文件的编目与标注要求

1、卷内文件目录编制

（1）目录核心内容：卷内文件目录需包含“顺序号”“文号”“责任者”“文件标题”“日期”“页数”“备注”七项关键要素，确保信息全面无遗漏：

（2）顺序号：按卷内文件排列顺序编制的连续编号（从1开始），严禁重复或跳号；

（3）文号：文件的正式发文字号；

（4）责任者：文件的形成单位或个人，需填写全称或规范简称，不得使用模糊表述；

（5）文件标题：文件的正式标题，若文件无标题或标题不规范，需根据文件核心内容拟定准确标题，并在备注栏注明“自拟标题”；

（6）日期：文件的形成日期，无明确日期的文件需结合上下文合理推断，并标注“推断日期”及推断依据；

（7）页数：每一份文件的总页数，需逐份细致核对，确保数据准确；

（8）备注：填写文件特殊信息，如“复印件”“附件1份”“破损修复”“永久保管”等。

2、目录编制规范

卷内文件目录需使用A4纸张打印，字体采用宋体或仿宋，字号为小四号，行距设置为20磅，确保排版整齐、清晰易读；

目录一式两份，一份装订在案卷首页（作为卷内目录），一份单独归档保存（作为检索目录）；

若案卷文件数量较多，目录需分页编制，每页注明“第X页共X页”，并在目录末尾标注“卷内文件共X份，合计X页”，确保信息完整。

3、案卷封面与标签标注

（1）案卷封面标注：案卷封面需清晰填写“案卷标题”“形成单位”“形成时间”“保管期限”“案卷编号”“立卷人”“立卷日期”“归档日期”等核心信息，标注位置需居中对齐、排列整齐，字体采用宋体，字号适配；

（2）案卷编号：按单位档案分类编号规则编制，标准格式为“全宗号-分类号-保管期限代码-案卷顺序号”；

（3）立卷人、归档日期需手写签名或加盖个人印章，确保责任可追溯。

（4）档案盒标签标注：档案盒外需粘贴规范的归档标签，标签内容与案卷封面保持一致，重点突出“案卷标题”“案卷编号”“保管期限”“形成时间”，便于库房存放时快速识别；标签需粘贴在档案盒正面右上角或侧面，确保粘贴牢固、平整，避免脱落。

（5）页号标注：页号编制：卷内文件需逐页编制页号，页号标注在文件右下角（文件背面标注在左下角），距边缘0.5-1cm处，使用黑色铅笔书写，字体清晰规范，严禁涂改；

（6）页号编制规则：空白页、案卷封面、卷内目录不编页号，从第一份文件的正文首页开始连续编号，直至最后一份文件的末页，不得跳号、重号；

（7）多载体文件页号处理：电子文件、照片档案等非纸质文件，需在卷内目录中明确注明载体类型和数量，无需编制纸质页号。

05、卷内文件的归档与保管要求

1、归档流程规范

（1）归档审核：案卷整理完成后，提交档案管理部门进行全面审核，审核内容涵盖分类合理性、排序有序性、装订牢固性、编目准确性、标注规范性等，审核不合格的案卷需退回重新整理，直至符合标准。

（2）归档登记：审核通过后，填写《档案归档登记表》，详细记录案卷编号、标题、数量、保管期限、归档人、归档日期等信息，归档人与档案接收人需签字确认，明确双方责任。

（3）入库存放：将归档案卷按“全宗号-分类号-保管期限-案卷顺序号”的逻辑顺序存入档案库房，档案架需标注清晰的分类标识，便于快速定位查找；案卷需采用竖放方式（避免平放挤压造成损坏），排列整齐有序，预留适当空间便于通风和取放。

2、保管环境要求

（1）温湿度控制：档案库房温度需稳定保持在14-24℃，相对湿度控制在45%-60%，避免温湿度剧烈波动导致纸张霉变、虫蛀；配备专业空调、除湿机、加湿器等设备，定期监测并记录温湿度数据，确保环境达标。

（2）防光、防尘、防虫：库房窗户安装遮光窗帘，避免阳光直射文件（防止字迹褪色、纸张老化）；建立定期清洁制度，保持库房环境整洁，防止灰尘污染档案；合理放置防虫药剂，但需与文件保持安全距离，避免药剂腐蚀文件。

（3）防火、防盗：库房配备足量灭火器、烟雾报警器等防火设备，严禁存放易燃易爆物品；安装防盗门窗、监控设备，定期检查安全设施运行状态，防止文件丢失或损坏。

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