档案编页

发布日期：2025-11-28 来源：武汉云典智能科技有限公司作者：办公室浏览次数：1840 字体: 小中大

一、编页前：做好3项准备，事半功倍

编页不是拿笔就写，前期准备不到位，后续全是麻烦。先做好这3件事：

材料预处理：去“杂质”！

把档案里的订书钉、回形针、塑料夹等金属物件全部拆除——这些东西会生锈，时间长了会腐蚀文件；有褶皱、缺角的文件先修补（别盖住文字），确保页面平整；双面有字的文件要标注“正/反”，避免后续编页时漏编背面。

工具选对：别将就！

用专业页码机（按压式最方便），印出的页码清晰规范，比手写省力还不易出错；如果手写，一定要用黑色签字笔（蓝笔易褪色，红笔太扎眼），笔尖选0.5mm的，字太小看不清，太大又占地方。

排序确认：定顺序！

编页前必须确认文件排序逻辑（如“时间先后”“重要程度”），同一卷档案内的文件按既定顺序摞整齐，在左上角用夹子固定，避免编页时文件移位导致顺序混乱。

二、编页中：牢记“3个规范”

编页的核心是“统一、清晰、不破坏文件”，具体按这3个规范来：

01、规范位置：标在哪？

页码统一标在文件右上角空白处，距离右边和上边各1厘米左右——这个位置既不影响阅读文字，又能一眼看到；双面有字的文件，背面页码标在左上角，和正面形成区分；如果文件右上角有印章或文字，就稍微往下移一点，但不能超过页面1/4区域，更不能盖住任何内容。

02、规范编号：怎么编？

页码从“1”开始连续编排，用阿拉伯数字（1、2、3……），不能用汉字（一、二、三）或罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ）；同一卷档案内不能出现重号、跳号，即使某页是空白页（无文字、无图表），也要编页码（后续在备考表注明“空白页”即可）；如果档案分册装订，每册单独从“1”开始编，册脊注明“第X册/共X册”。

03、规范修改：错了咋改？

编错码不能用涂改液、胶带覆盖，要在错误页码上画一条横线（横线要轻，别划破文件），在旁边空白处写正确页码，并在旁边签上整理人的名字和日期，确保修改痕迹可追溯。曾有单位因涂改页码被审计部门质疑档案真实性，所以修改一定要按规范来！

三、编页后：2步检查，杜绝漏洞

编完不是结束，必须做检查，否则前面的功夫可能白费：

第一步：逐页“顺号查”！

从第一页到最后一页，逐页核对页码是否连续，有没有重号、跳号或位置不对的情况，特别是文件较多的档案，建议两人交叉检查，一人念页码，一人看文件，效率更高。

第二步：填写“备考表”！

在档案盒内的备考表上注明“本卷共X页，其中空白页X页，修改页码X处（原X改为X）”，并签上整理人和整理日期，这是档案编页的“收尾凭证”，后续查档时能清楚了解页码情况。

四、避坑提醒：这3个错误别再犯！

很多人编页出错，都是栽在这些细节上，结合小龟档案编页的经验，分享三个小知识：

01、封面、目录页不编页码！

档案封面、卷内目录、备考表这三类页面不用编页码，但要在备考表中注明“含封面X页、目录X页”，避免统计总页数时出错。

02、复印件页码和原件不一致！

如果档案中有复印件，复印件的页码要和原件保持一致，比如原件第5页的复印件，也标“5”，并在旁边注明“复印件”，防止混淆。

03、散装页漏编！

像会议签到表、小纸条等散装材料，一定要先夹在对应位置，编页时别漏掉，这类材料最容易成为“漏网之鱼”。

档案编页看似是“小细节”，实则是档案管理的“基础工程”——页码规范了，后续检索、借阅、利用才能顺畅。记住“准备足、编规范、查仔细”这9个字，编页再也不是难题！

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