移交前期

（一）档案整理：确保完整性与规范性

档案移交前的整理工作是核心前提，需实现“分类清晰、装订规范、信息完整”。首先，按照档案管理相关标准（如《归档文件整理规则》），对拟移交档案进行系统性分类，明确分类层级（如按年度、机构、保管期限等），避免混装、错装。其次，逐件核对档案材料，检查是否存在缺页、漏页、破损、霉变等问题，对破损档案需提前进行修复（如托裱、补页），对霉变、虫蛀档案需经消毒处理后再移交，确保档案实体完好。同时，档案页码需连续且清晰，装订方式需统一（如线装、胶装），避免松散脱落；对于声像档案、电子档案等特殊载体，需单独整理，配备专用存储容器（如光盘盒、硬盘保护套），并标注载体类型、存储内容等关键信息。

（二）信息审核：保障真实性与合规性

档案移交前必须完成严格的信息审核，杜绝虚假档案、违规档案流入接收方。一方面，核查档案内容的真实性，重点核对档案中的关键信息（如日期、签名、公章、数据等）是否准确无误，是否与实际情况一致，避免出现伪造、篡改等问题；对于涉及合同、协议、审批文件等具有法律效应的档案，需确认签署手续齐全、生效条件达标。另一方面，审核档案的合规性，对照国家及行业相关档案管理规定，检查档案的归档范围是否符合要求（如是否包含应归档的全部材料，无遗漏或多余文件），保管期限划分是否准确（如永久、30年、10年等），涉密档案是否已按规定标注密级、完成脱敏处理（如需），确保档案移交符合法律法规及双方约定。

（三）材料准备：备齐移交所需凭证与附件

为保障移交流程的可追溯性，需提前备齐各类移交凭证和辅助材料。核心凭证包括《档案移交清册》《档案移交接收登记表》，清册需详细列明档案的类别、年度、案卷号/件号、题名、页数、保管期限、载体类型、备注等信息，做到“一物一条目，条目无遗漏”，且需由移交方编制人、审核人签字确认。辅助材料包括：档案整理说明（简要介绍档案分类方法、整理过程、存在的特殊情况等）、涉密档案移交审批表（如需）、电子档案载体说明（如硬盘、U盘的编号、存储容量、文件格式等）、档案利用说明（如需）等。所有材料需准备纸质版（至少两份，移交方和接收方各留存一份），电子档案移交还需同步准备电子版清册和登记表，确保凭证与档案实物一一对应。

移交实施

（一）交接核对：逐件清点，确保账实相符

档案移交时，移交方与接收方需共同在场，按照《档案移交清册》逐件、逐卷进行核对，确保档案实物与清册信息完全一致。核对重点包括：档案的数量（案卷数、件数、页数）是否与清册相符，档案题名、年度、保管期限等标识是否与清册一致，档案实体是否完好（无破损、缺页、霉变等），特殊载体档案是否能正常读取（如电子档案需现场校验文件完整性、可打开性），涉密档案的密级标注、封装是否符合规定。核对过程中，如发现问题（如账实不符、档案破损、信息错误等），需立即暂停移交，由双方共同核实原因，及时整改（如补充缺失档案、修正清册信息、修复破损档案等），整改完成后再继续核对，直至所有档案均符合要求。

（二）质量验收：明确标准，确认移交资格

接收方需按照预设的质量标准，对移交档案进行全面验收，验收合格后方可接收。验收标准通常包括：档案整理是否规范（分类清晰、装订整齐、标识准确），档案内容是否完整（无缺页、漏件），信息是否准确（关键信息无错误、无虚假内容），载体是否完好（纸质档案无破损、电子档案无损坏），凭证材料是否齐全（清册、登记表等签字盖章完整）。验收过程中，如发现档案质量未达标（如分类混乱、装订松散、信息错误较多等），接收方有权提出整改要求，移交方需在约定时间内完成整改，直至验收合格；若整改后仍未达标，接收方可拒绝接收，双方需协商后续处理方案（如延长整改期限、重新整理后移交等）。只有在档案质量完全符合验收标准后，接收方才确认具备移交资格，进入后续接收流程。

（三）签字确认：固化责任，完成移交手续

核对无误、质量验收合格后，双方需共同填写《档案移交接收登记表》，明确移交方、接收方的名称、移交日期、移交档案的数量、质量情况、特殊约定（如涉密档案的管理要求、电子档案的后续维护责任等），并由双方经办人、部门负责人签字盖章，一式两份（或多份），双方各留存一份，作为档案移交完成的正式凭证。对于涉密档案、贵重档案或批量较大的档案移交，建议邀请双方单位档案管理负责人或监交人在场见证，并在登记表上签字确认，进一步明确责任。同时，电子档案移交需完成载体交接（如硬盘、U盘的移交），并在登记表中注明载体编号、移交日期、读取状态等信息，确保载体交接可追溯。

（四）安全防护：全程管控，保障档案安全

档案移交过程中，需全程重视档案的安全防护，避免出现丢失、损毁、泄密等风险。物理安全方面：档案搬运时需轻拿轻放，避免挤压、碰撞，潮湿天气需做好防潮措施（如包裹防水膜），高温天气需避免阳光直射；涉密档案、贵重档案需由专人护送，全程不离人，必要时采用密封包装，严禁随意放置或委托无关人员搬运。信息安全方面：电子档案移交时，需确保存储载体无病毒、无恶意软件，移交过程中避免接入不安全网络，涉密电子档案需按照涉密信息传输规定执行（如使用专用涉密传输设备），严禁通过非涉密网络传输；移交过程中涉及档案信息查阅的，需限制查阅范围，避免无关人员接触敏感信息。

移交后续

（一）档案入库：协助接收方完成后续整理

移交手续完成后，移交方需配合接收方完成档案入库前的后续工作，确保档案顺利融入接收方的档案管理体系。例如，向接收方详细说明档案的分类逻辑、检索方法、特殊档案的注意事项（如易破损档案的保管要求）；协助接收方完成档案的重新编号、录入档案管理系统等工作，确保接收方能够快速实现档案的检索和利用；对于电子档案，需提供文件格式转换、数据迁移等技术支持（如需），确保电子档案在接收方的系统中正常运行。

（二）资料留存：规范保管移交相关凭证

移交方需将《档案移交清册》《档案移交接收登记表》及其他辅助材料（如整理说明、审批表等）进行归档保管，作为档案移交的历史凭证，留存期限应与对应档案的保管期限一致（如永久保管的档案，其移交凭证也需永久留存）。留存的材料需单独整理、编号，存入专门的档案柜，确保其完整性和安全性，便于后续查阅和审计。同时，接收方也需将相关凭证纳入本单位的档案管理体系，规范保管，确保档案移交的全流程可追溯。

（三）问题跟进：及时处理移交后发现的问题

若接收方在档案入库后或后续利用过程中，发现档案存在遗漏、破损、信息错误等问题，移交方需积极配合核查处理。双方应本着实事求是的原则，核实问题原因：如属于移交前未发现的疏漏，移交方需协助补充完善或修复；如属于移交过程中造成的损坏，需协商明确责任并采取补救措施；如属于接收方入库后保管不当导致的问题，移交方可提供必要的技术支持。问题处理完成后，需形成书面记录，由双方签字确认，作为档案移交后续事宜的补充凭证，确保问题闭环处理。

（四）制度衔接：同步更新档案管理相关信息

档案移交完成后，移交方需及时更新本单位的档案管理台账、档案管理系统等信息，删除已移交的档案条目，避免出现重复管理或遗漏管理的情况；同时，将档案移交情况向本单位相关部门及人员通报（如业务部门、档案利用部门），确保内部信息同步。接收方需及时将移交的档案纳入本单位的档案管理体系，更新档案管理台账、完善档案检索工具，制定相应的保管、利用、保密制度，确保档案移交后能够得到规范管理和有效利用。

特殊类型档案移交的额外注意事项

（一）涉密档案

涉密档案移交需严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及相关规定，额外注意：移交前需完成涉密档案的密级审核，明确密级、保密期限、知悉范围；移交需经本单位保密工作机构审批，填写《涉密档案移交审批表》；移交过程中需由涉密人员全程负责，采用密封包装，运输工具需符合保密要求，严禁无关人员接触；接收方需具备相应的涉密档案保管资质，移交后双方需签订《涉密档案交接保密协议》，明确保密责任；涉密电子档案移交需使用专用涉密存储载体，移交前需进行病毒查杀，移交后需对原载体进行安全删除或销毁（如需）。

（二）电子档案

电子档案移交需兼顾数据完整性、安全性和可读性，额外注意：移交的电子档案需符合相关技术标准（如文件格式为通用格式，避免使用专用格式导致无法读取），数据需完整无损坏（可通过校验码验证文件完整性）；需提供电子档案的元数据（如文件名称、创建时间、修改时间、大小、格式、责任人等），确保电子档案的真实性和可追溯性；存储载体需选用质量可靠的硬盘、U盘、光盘等，且需进行标识（如标注档案类别、移交日期、载体编号等），移交前需进行病毒查杀；移交时需现场校验电子档案的可打开性、可读取性，确保无乱码、无法打开等问题；双方需明确电子档案的后续维护责任（如数据备份、格式转换、系统迁移等），避免因技术更新导致电子档案失效。

（三）声像档案（照片、录音、录像等）

声像档案移交需重点关注载体保护和信息完整性，额外注意：照片档案需提供原始底片（如有）和打印件，打印件需标注拍摄时间、地点、人物、事件等说明信息，底片需存入专用底片袋，避免磨损；录音、录像档案需使用专用存储载体（如磁带、硬盘），移交前需检查载体是否完好、无磁损，播放质量是否清晰，无杂音、画面模糊等问题；需提供声像档案的文字说明（如录音的谈话内容摘要、录像的事件概述），便于后续利用；移交时需现场播放校验，确保声像档案的内容与说明一致，载体无损坏。

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