档案管理的基本流程遵循“档案生命周期理论”，涵盖从档案形成之初到最终销毁（或永久保存）的全链条，主要包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案利用、档案销毁六大核心环节，每个环节既相互独立又紧密衔接，构成一套标准化的管理体系。

PART.01

档案收集

（一）收集范围

内部形成档案：包括组织决策类（会议纪要、决议、请示批复）、行政管理类（规章制度、工作计划、总结报告）、业务经营类（合同协议、项目档案、财务凭证）、人事管理类（员工档案、招聘任免材料）、声像实物类（照片、视频、荣誉证书、印章）等。

外部形成档案：包括与外部单位的往来函件、上级机关下发的文件、合作单位提供的相关材料、公证认证文件等。

排除范围：重复文件、临时性通知、无实质内容的草稿、私人无关材料等不具备保存价值的文件，无需纳入收集范围。

（二）收集方式

定期收集：按照月度、季度或年度，由各部门档案联络员将已办结的文件材料整理后移交档案管理部门，这是最常规的收集方式。

专项收集：针对特定项目、活动或专项工作（如重大会议、工程竣工），进行集中收集，确保专项档案的完整性。

跟踪收集：对动态形成的档案（如长期项目的阶段性材料、持续开展的业务记录），建立跟踪机制，及时收集更新，避免遗漏。

征集收集：对于历史档案、离退休人员留存的档案、散存于社会的珍贵档案，通过征集、捐赠、代管等方式收集，丰富档案资源。

（三）收集要求

完整性：确保同一事项的全部档案材料收集齐全，包括正文、附件、审批件、底稿、相关说明材料等，避免“碎片化”。

准确性：收集的档案材料需内容真实、字迹清晰、格式规范，无涂改、伪造等情况，确保档案的原始性和凭证性。

及时性：文件材料办理完毕后，应在规定时间内（如月度结束后10个工作日）移交收集，避免长期存放导致丢失、损坏或信息失真。

规范性：移交的档案材料需按要求整理成捆、标注来源，填写《档案移交清单》，明确移交人、接收人、移交日期、档案数量等信息，双方签字确认，确保责任清晰。

PART.02

档案整理

（一）整理原则

来源原则：按照档案的形成单位或个人（即“来源者”）进行分类整理，保持同一来源档案的完整性和关联性，便于反映来源者的活动全貌。

事由原则：按照档案所记载的“事项”（如项目、事件、业务）进行组合，确保同一事由的档案集中存放，便于围绕特定事项查阅利用。

时间原则：在同一来源或同一事由下，按照档案形成的时间顺序排列，反映事项发展的先后过程，便于追溯历史脉络。

形式原则：对于不同载体的档案（如纸质、电子、照片、实物），分别进行整理，同时建立关联对应关系，确保不同形式档案的协调管理。

（二）核心步骤

区分全宗：“全宗”是档案管理的基本单位，指一个独立的社会组织、个人或项目在各项活动中形成的全部档案的集合。整理前需明确全宗划分，避免不同全宗的档案混淆。

分类

年度分类法：按档案形成的年度划分，适用于大多数通用性档案。

机构分类法：按形成档案的内部机构（如办公室、人力资源部、财务部）划分，适用于机构设置稳定的组织。

问题分类法：按档案所涉及的问题或业务类型（如行政管理、业务经营、人事劳资、财务审计）划分，适用于业务性较强的档案。

组卷/件

“组卷”：将同一类别、关联紧密的档案材料组合成一卷，每卷厚度一般不超过10厘米，填写卷内文件目录、备考表，装订成册。

“以件为单位”：将单份文件（或具有独立功能的成套文件）作为一个“件”，每件单独编号，无需装订（或简易装订），更便于灵活管理和数字化扫描。

编号：为整理后的档案赋予唯一的标识符（即“档号”），便于定位和查找。档号编制需遵循唯一性、系统性原则，通常包含全宗号、年度号、机构号、问题号、件号/卷号等要素。

编目：编制档案目录，分为“案卷目录”（以卷为单位）或“文件目录”（以件为单位），目录内容包括档号、文件题名、形成时间、发文单位、页数、保管期限等信息，同时需编制目录索引，提升查找效率。

装盒/装订：纸质档案按件或卷装入档案盒，档案盒需标注全宗名称、年度、机构、保管期限、档号范围等信息；对需要长期保存的档案，采用线装、胶装等耐久性装订方式，避免使用易老化的装订材料。

PART.03

档案鉴定

（一）鉴定标准

档案价值的核心要素

凭证价值：档案是否具有法律效力，能否作为证明相关事实的依据。

参考价值：档案对当前和未来工作是否具有借鉴、研究、决策参考意义。

历史价值：档案是否反映了特定历史时期的社会状况、组织发展、重大事件，具有史料保存意义。

保管期限划分

永久保存：凡是反映组织重大历史变革、重要决策、核心业务、关键人事等具有长远利用价值和历史价值的档案，如组织章程、年度总结、重大合同、永久荣誉证书等，需永久保存。

长期保存：具有较长时间（一般为30年）利用价值的档案，如一般性业务合同、项目档案、中层管理人员档案、重要规章制度等。

短期保存：只需要在较短时间（一般为10年）内保存，到期后无继续利用价值的档案，如临时性通知、常规会议记录、普通往来函件等。

（二）鉴定流程

初步鉴定：在档案整理阶段同步进行，由档案管理人员结合文件内容，对每份档案的保存价值进行初步判断，拟定保管期限。

详细鉴定：成立档案鉴定小组，对初步鉴定的档案进行集体审核，重点审核保管期限的合理性、无价值档案的剔除准确性，确保鉴定结果客观公正。

复核鉴定：对涉及重大事项、珍贵史料、争议性内容的档案，提交组织领导或专业机构进行复核，避免误判。

形成鉴定报告：记录鉴定过程、标准、结果，明确永久、长期、短期保存的档案清单及剔除的无价值档案清单，鉴定报告需经相关负责人签字确认，存档备查。

（三）鉴定要求

客观性：严格按照鉴定标准进行评估，不受个人主观意愿影响，确保每个档案的保管期限都有明确依据。

前瞻性：充分考虑未来工作的潜在需求，不仅关注当前利用价值，更要预判档案的长远历史价值和参考价值。

审慎性：对无明确价值判断的档案，采取“宁留勿弃”的原则，暂按短期保存处理，避免误删有潜在价值的档案；对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，鉴定时需同步考虑保密要求。

PART.04

档案保管

（一）保管条件

库房要求

环境控制：库房需保持适宜的温度和湿度，避免温度过高过低、湿度过大过小导致档案纸张霉变、虫蛀、老化；配备温湿度监测仪和调控设备。

避光防尘：库房应避免阳光直射，采用防紫外线灯光照明；保持库房清洁，定期除尘，防止灰尘吸附在档案表面导致污损。

防火防盗：库房需配备防火设施（如灭火器、火灾报警器），严禁存放易燃易爆物品；安装防盗门窗、监控设备，建立库房出入登记制度，非授权人员不得进入。

防磁防干扰：电子档案库房需远离强磁场、强电场，配备防磁柜，防止磁性载体档案信息丢失。

装具要求：档案盒、档案袋需采用无酸、无碱、防虫的优质材料，避免使用易老化、易污染的普通纸张或塑料装具；档案架应选用牢固、防潮、防锈的金属架，合理规划库房空间，确保档案存放有序、取用方便。

（二）保管措施

日常管理：建立档案库房管理制度，明确库房管理人员职责，定期对库房进行巡查，检查温湿度、防火防盗设施、档案存放状况，发现问题及时处理；档案取用需履行借阅手续，用完后及时归位，避免档案丢失或错乱。

防护处理

纸质档案：定期对档案进行除尘、防虫、防霉处理，可在档案盒内放置防虫药剂；对破损、霉变的档案，及时进行修复。

电子档案：定期对电子档案进行备份，检测存储介质的有效性，及时转换格式，避免因技术更新导致档案无法读取；建立电子档案安全防护体系，设置访问权限，防范黑客攻击、病毒感染。

声像实物档案：照片、视频档案需存放在专用档案盒中，避免折叠、刮擦；实物档案（如荣誉证书、印章）需单独存放，做好防潮、防摔、防腐蚀处理。

安全保密：对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，实行分级管理，明确保密责任；档案管理人员需签订保密协议，严禁泄露档案内容；档案销毁、移交过程中，需严格遵守保密规定，防止信息外泄。

PART.05

档案利用

（一）利用方式

查阅：用户在档案管理部门指定的查阅室查阅档案，不得带出查阅室，查阅时需遵守查阅规则（如不得涂改、勾画档案）。

借阅：用户因工作需要需将档案带出查阅室的，需履行借阅手续，填写《档案借阅申请表》，经相关负责人批准后，明确借阅期限，到期归还，档案管理部门需核对档案完整性。

复制与摘录：用户需要档案复印件或摘录内容的，经批准后，由档案管理人员负责复制、摘录，加盖档案管理部门公章，确保复制件的有效性。

出具证明：根据档案内容，为用户出具档案证明，证明需注明档案来源、出具日期，加盖公章，具有法律效力。

数字化利用：将档案数字化后，通过内部局域网、专用数据库等平台，为用户提供在线查询、下载服务，提升利用效率；对公开性档案，可通过官网、政务平台向社会开放利用。

（二）利用流程

需求申请：用户提出档案利用需求，填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、形成时间、利用方式等信息，必要时提供相关证明材料。

审核批准：档案管理部门对申请进行审核，确认用户身份、利用目的的合法性，涉及保密档案或重要档案的，需报上级负责人批准。

提供服务：审核通过后，档案管理人员根据申请，调取相关档案，为用户提供查阅、借阅、复制、证明等服务，同时做好利用登记，记录利用人、利用时间、利用内容、利用目的等信息。

（三）利用要求

依法合规：档案利用需遵守国家法律法规、档案管理规定及组织的规章制度，不得利用档案从事违法违规活动，不得泄露档案中的保密信息。

保护档案：用户在利用档案过程中，需爱护档案，不得涂改、勾画、撕毁、抽取档案材料，不得擅自拍摄、复制未批准的档案内容；如有损坏档案的行为，需承担相应责任。

规范管理：档案管理部门需建立健全档案利用制度，明确利用权限、流程和责任，做好利用登记和统计工作，定期分析档案利用情况，为档案收集、整理、鉴定提供参考。

PART.06

档案销毁

（一）销毁条件

档案已达到规定的保管期限（短期10年、长期30年）。经档案鉴定小组审核，确认无继续保存的凭证价值、参考价值和历史价值。涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案，已按规定履行解密或脱敏手续，或销毁后不会造成信息泄露。档案销毁申请已获得组织负责人或上级档案管理部门批准。

（二）销毁流程

编制销毁清册：档案管理部门对拟销毁的档案进行整理，编制《档案销毁清册》，详细列明档案的档号、题名、形成时间、数量、保管期限、鉴定意见、销毁原因等信息，确保销毁档案的可追溯性。

审批备案：将《档案销毁清册》提交组织负责人审核，涉及重要档案的，需报上级档案管理部门备案；审批通过后，方可启动销毁程序。

组织销毁：

选择安全、环保的销毁方式：纸质档案可采用粉碎、焚烧等方式（需符合环保要求，避免污染环境）；电子档案需彻底删除存储介质中的数据，或对存储介质进行物理销毁（如粉碎、消磁），确保数据无法恢复。

成立销毁监督小组：由档案管理部门、纪检监察部门、业务部门等相关人员组成监督小组，全程监督销毁过程，确保销毁工作规范、公正，无遗漏或违规操作。

销毁记录：销毁工作完成后，在《档案销毁清册》上注明销毁时间、地点、销毁方式、销毁人和监督人姓名，由参与人员签字确认，形成完整的销毁记录。销毁记录需长期保存，作为档案销毁的凭证，以备后续核查。

（三）销毁要求

安全性：销毁过程需全程可控，避免档案在销毁前泄露、丢失或被私自截留；纸质档案粉碎后，需确保碎纸无法复原；电子档案销毁后，需通过专业工具检测，确认数据无恢复可能。

合规性：严格遵守国家关于档案销毁的法律法规，严禁未经批准擅自销毁档案；对涉及国家秘密的档案，需按照保密规定选择指定销毁机构和方式，确保保密安全。

可追溯性：从拟销毁档案的筛选、审批到最终销毁，每个环节都需有明确的记录和责任人，确保整个销毁过程可追溯，避免出现“暗箱操作”或责任不清的情况。

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