人事档案作为记录个人成长轨迹、反映德才表现的重要载体，是组织人事管理、人才选拔任用、权益保障的核心依据。其归档范围的科学性与收集工作的规范性，直接决定了档案的利用价值和管理效能。

人事档案归档的原则与依据

人事档案材料的归档与收集工作，必须遵循法定原则与实操标准，确保档案的真实性、完整性、规范性和时效性。

（一）核心工作原则

（1）真实原则：归档材料必须真实反映个人实际情况，严禁伪造、篡改、虚报信息，所有材料需经组织核实确认，确保凭证效力。

（2）全面原则：围绕个人自然情况、政治表现、学习工作经历、德能勤绩廉等核心维度，全面收集各类关键材料，避免重要信息缺失。

（3）及时原则：把握材料形成的关键节点，如毕业离校、职务变动、考核奖惩等，及时收集归档，防止材料积压、遗失。

（4）规范原则：归档材料需符合格式标准、手续完备，书写规范、载体合格，确保档案的规范性和长期保存价值。

（二）主要政策

人事档案管理工作严格遵循国家法律法规和组织人事政策，核心依据包括：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公务员法》《干部档案工作条例》《干部人事档案材料收集归档规定》等。此外，高校毕业生档案管理还需参照《普通高等学校毕业生档案管理办法》，流动人员档案需遵循《流动人员人事档案管理暂行规定》等专项规定。这些政策文件共同构成了人事档案归档范围与收集工作的制度框架。

人事档案材料的归档范围

人事档案归档范围覆盖个人从入学、就业到退休（或终止劳动关系）全生命周期的关键材料，按性质可划分为十大类，各类材料具体内容如下：

（一）履历类材料

此类材料是记录个人基本情况和经历轨迹的基础载体，主要包括：

各类履历表（干部履历表、公务员履历表、职工履历表等）及属于履历性质的登记表；

个人简历材料（需经组织核实）；

更改姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等身份信息后的更正履历材料。

履历类材料需确保信息连贯完整，准确反映个人身份演变和经历变迁，为档案利用提供基础索引。

（二）自传与思想类材料

此类材料反映个人思想动态、政治立场和自我认知，主要包括：

自传（个人撰写的系统反映自身成长经历、思想演变过程的材料）；

思想汇报（尤其是党员干部、入党积极分子的定期思想汇报）；

个人对重大政治事件、突发事件的认识和表态材料；

其他具有自传性质的自我陈述材料。

（三）考察考核与鉴定类材料

此类材料是组织对个人德能勤绩廉的评价记录，是人才选拔任用的重要依据，主要包括：

日常考察材料（干部考察登记表、民主测评表、谈话记录等）；

定期考核材料（年度考核登记表、任期考核登记表、绩效考核报告等）；

专项考核材料（援藏援疆、挂职锻炼、重大任务专项考核鉴定等）；

岗位变动鉴定材料（工作调动、转业、转岗等情况下的组织鉴定）；

后备干部选拔考察登记表（提拔使用后归档）。

（四）学历学位、培训与专业技术类材料

此类材料反映个人学识水平、专业能力和职业资质，主要包括：

学历学位材料：高中/中专毕业生登记表、普通高等教育/成人高等教育/自学考试/党校/军队院校的报考登记表、入学考试成绩表、学籍登记表、学习成绩册、毕业生登记表、授予学位的决定、毕业证书及学位证书复印件、国内外学历学位认证材料；

培训材料：为期两个月以上的各类培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业鉴定表等；

专业技术材料：职业资格考试合格人员登记表、职业（任职）资格证书复印件；专业技术职务任职资格评审表、申报表、聘任审批表；教师资格认定申请表等；

科研学术材料：当选院士、遴选博士生导师的相关材料；博士后工作期满登记表；县处级以上认定的专业拔尖人才材料；科研成果鉴定材料、重大影响的著作论文目录等。

（五）政治面貌类材料

此类材料记录个人政治归属和组织生活情况，主要包括：

党组织材料：入党申请书、入党志愿书、转正申请书、政治审查材料（政审结论、外调证明）、入党积极分子培养考察登记表、预备党员教育考察登记表；党员民主评议材料、党员登记表；取消预备党员资格、劝退除名、退党、恢复党籍等相关审批材料；

团组织材料：入团志愿书、团组织关系转移证明等；

民主党派材料：加入或退出民主党派的申请、审批材料等。

（六）奖惩类材料

此类材料记录个人荣誉表彰与纪律处分情况，主要包括：

表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体授予的嘉奖、记功、荣誉称号等审批表、推荐表、先进事迹材料；各类表彰奖励证书复印件（需经组织核实）；

纪律处分材料：处分决定、上级批复、调查核实报告及主要依据；本人对处分的意见、检查交待材料；解除（变更、撤销）处分的相关材料；

涉法材料：检察院不起诉决定书、法院刑事判决书/裁定书；公安机关行政拘留、限制人身自由等行政处理决定。

（七）招录聘用、任免调动与劳动关系类材料

此类材料反映个人职业准入和岗位变动情况，主要包括：

招录聘用材料：录用（聘用）审批（备案）表、选调生登记表及审批材料、选聘到村任职高校毕业生登记表、应征入伍登记表、招工审批表；取消录用、解聘材料；

任免调动材料：干部任免审批表及考察材料、试用期满审批表；公务员登记表、参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；干部调动审批材料、调任审批（备案）表；援藏援疆、挂职锻炼推荐登记表；

转业退休材料：军人转业（复员）审批表、授衔（警衔、关衔等）审批表；退（离）休审批表、待遇核定材料；

劳动关系材料：劳动合同备案表、解除/终止劳动合同证明（需组织核实）等。

（八）工资福利与待遇类材料

此类材料记录个人薪酬保障和相关待遇情况，主要包括：

新增人员工资审批表、转正定级审批表；

工资变动（套改）表、提职晋级工资审批表、奖励工资审批表；

工资停发（恢复）通知单、津贴补贴核定表；

享受政府特殊津贴的审批材料、解决待遇问题的批复文件等。

（九）出国（境）与代表资格类材料

此类材料反映个人涉外经历和社会参与情况，主要包括：

出国（境）材料：因公出国（境）审批表、在国（境）外表现鉴定材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等复印件（需组织核实）；

代表资格材料：党代会、人代会、政协会议、民主党派代表会议等当选委员/代表的通知、简历、登记表等材料。

（十）其他重要材料

此类材料为补充性关键材料，主要包括：

体检材料：录用体检表、反映严重慢性病或身体残疾的体检报告；

工伤材料：工伤致残诊断书、伤残等级认定材料；

治丧材料：生平介绍、非正常死亡调查报告等；

档案管理材料：干部人事档案报送单、材料接收登记表、档案审核说明等；

高校毕业生专项材料：新生军训材料、本科生/研究生档案材料清单（需学院盖章确认）等。

人事档案材料的收集

人事档案收集是归档工作的前提，需建立系统化工作机制，确保材料及时、完整、合规归集。

（一）收集责任主体与分工

组织人事部门：作为档案管理核心责任主体，负责制定收集制度、明确收集范围、统筹协调材料归集，对收集材料的真实性、合规性进行审核；

材料形成部门：各业务科室、基层单位需在材料形成后及时整理，按规定时限移交组织人事部门，如考核材料由考核办形成、奖惩材料由纪检监察或表彰部门形成等；

个人配合责任：个人需主动提供应归档的个人材料（如学历学位证书复印件、出国（境）相关材料），并对材料真实性负责。

（二）收集的关键节点与流程

定期收集：建立常态化收集机制，按季度或年度集中收集年度考核、工资变动、培训学习等常规材料；高校需在毕业生离校前（如每年7月1日前）集中收集学籍、党团、奖惩等材料；

节点收集：把握重要时间节点专项收集材料，包括：

入职录用阶段：收集招录聘用审批表、体检表、学历学位认证等材料；

职务变动阶段：收集任免审批表、考察材料、调动介绍信等材料；

奖惩表彰阶段：收到奖惩决定后15个工作日内收集相关材料；

毕业离校阶段：高校需督促毕业生填写档案迁转信息，核对无误后归集全部在校期间材料；

收集流程

（1）材料移交：形成部门填写《干部人事档案资料接收登记表》，注明材料名称、份数、形成日期，经负责人签字盖章后移交；

（2）材料接收：档案管理部门核对材料与移交清单的一致性，确认无误后双方签字存档；

（3）补遗完善：对缺失材料列出清单，及时向形成部门或个人催收，确保材料完整。

（三）收集材料的质量要求

内容合规：材料必须是办理完毕的正式文件，内容真实完整、逻辑清晰，无遗漏关键信息；

手续完备：规定需组织审查盖章或个人签字的材料，必须有完整签章，如干部任免审批表需按权限签字审批，党员材料需有党支部盖章；

书写规范：一律使用黑色钢笔或签字笔书写，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水及复写纸；电子版材料需签名的必须手写签名，不得涂改、贴补或进行技术处理；

载体标准：归档材料需使用A4纸，表格需按规定格式打印（如高校毕业生档案材料清单需20人/页，不得更改格式），复印件需清晰可辨并注明“与原件核对无误”；

分类整理：移交材料需按归档范围分类排列，高校毕业生材料需按学号从小到大排序，个人材料需按时间顺序或类别顺序整理，便于后续归档装订。

（四）特殊群体档案收集要点

高校毕业生：区分本科生与研究生归档范围，确保学籍材料（如论文答辩决议、培养材料）完整；党员材料需严格审核，正式党员或档案转出的预备党员材料归入档案，未转出的预备党员材料暂不归档；档案材料清单需一式两份，学院签字盖章后一份归入档案，一份留存备查；

流动人员：重点收集劳动关系证明、社保缴费记录、档案转递通知单等材料；确保跨单位调动时材料完整移交，避免出现“档案断档”；

干部队伍：落实“凡提必审、凡进必审、凡转必审”要求，收集材料时同步审核“三龄两历一身份”信息一致性；专项收集经济责任审计、重大任务表现等针对性材料。

（五）收集工作的风险防控

真实性核查：通过学历学位认证平台、单位函询等方式核实材料真伪，重点核查学历、职称、奖惩等关键信息；

完整性排查：建立材料缺失台账，对未按时移交的材料跟踪催收，确保无重要材料遗漏；

合规性审查：检查材料格式、签章、书写规范等是否符合要求，对不符合规定的材料退回整改；

安全管理：收集过程中做好材料保密工作，避免材料丢失、泄露，电子材料需加密存储。

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