档案作为记录个人经历、组织活动、社会事务的重要载体，并非永久留存。当档案超出保管期限、失去利用价值或因特殊原因需终止保存时，需通过“档案销毁”这一法定环节进行处理。档案销毁绝非简单的“丢弃”，而是涉及法律规范、流程管控、风险防范的系统性工作，若操作不当，可能引发信息泄露、法律责任等严重问题。

什么是档案销毁？

档案销毁是指档案形成单位或档案管理机构，依据国家档案法规、行业标准及本单位档案管理制度，对已达到保管期限、确认无继续保存价值（或因保密、失效等特殊原因需销毁）的档案，通过法定程序予以终结保存、彻底处理的行为。

其核心特征包括：

1.法定性：档案销毁必须符合《中华人民共和国档案法》《档案法实施条例》及相关行业规定，严禁擅自销毁；

2.目的性：销毁的核心目的是“去芜存菁”——清除无价值档案，节省存储空间，降低管理成本，同时防范过期档案的信息泄露风险；

3.不可逆性：档案一旦销毁，其承载的信息将永久灭失，无法恢复，因此需严格把控销毁前的审核环节；

4.差异性：不同类型的档案（如个人档案、企业档案、政府档案），其销毁标准、流程和责任主体存在显著差异。

档案销毁的核心原则

档案销毁涉及信息安全与法律责任，必须遵循严格的原则，避免因操作不当引发风险。

1.合法性原则

档案销毁必须严格遵守国家及地方的档案管理法规，任何单位或个人不得擅自销毁档案。例如：

《中华人民共和国档案法》第二十一条明确规定：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案主管部门制定。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。”

各行业（如机关单位、企业、医疗机构）还需遵循行业专属规定，如《企业档案管理规定》要求企业档案销毁需经“档案鉴定委员会”审核，报企业负责人批准后实施。

违反后果：若未经法定程序擅自销毁档案，可能面临行政处罚（如罚款、通报批评）；若销毁的是涉及国家秘密、商业秘密或个人信息的档案，还可能触犯《刑法》，承担刑事责任（如泄露国家秘密罪、侵犯公民个人信息罪）。

2.鉴定前置原则

档案销毁前必须进行“档案价值鉴定”，这是避免“误销有价值档案”的关键环节。鉴定工作需聚焦两个核心问题：

是否达到保管期限：根据《国家档案保管期限表》，档案分为“永久保管”“定期保管”两类，定期保管档案又分为30年、10年两个期限（部分行业有特殊规定，如会计档案的定期保管期限为10年、30年）。只有当定期保管档案届满保管期限，且经鉴定确认无延长保管必要时，才可纳入销毁范围；

是否存在特殊留存需求：即使档案已达保管期限，若存在以下情况，仍需继续留存：

（1）涉及未了结的债权债务、法律纠纷（如合同档案、诉讼档案）；

（2）承载关键历史信息（如企业初创期档案、重大项目档案）；

（3）属于保密档案且未达解密期限；

（4）后续可能用于审计、追溯、研究的重要材料（如医疗机构的病历档案，部分需额外留存5-10年）。

鉴定主体：机关单位的档案鉴定由“档案鉴定小组”负责（成员包括档案管理人员、业务部门负责人、法务人员）；企业的鉴定由“档案管理委员会”组织实施；个人档案的鉴定则由档案保管机构（如人才市场、人社局）按国家规定执行。

3.安全性原则

档案承载着大量敏感信息（如个人身份证号、企业商业数据、政府机密），销毁过程必须确保信息“彻底灭失”，防止被非法获取。安全性原则体现在三个环节：

销毁前：对拟销毁档案进行密封包装，明确标注“待销毁”标识，专人看管，防止遗失或被篡改；

销毁中：选择安全的销毁方式（如粉碎、焚烧、专业机构销毁），确保档案载体（纸张、硬盘、U盘）被彻底破坏，无法复原；若委托第三方机构销毁，需确认其具备《涉密载体销毁资质》，并签订保密协议；

销毁后：对销毁过程进行全程记录（如拍照、录像），留存销毁凭证，确保每一份待销毁档案都“有迹可循、有据可查”。

4.审批流程原则

档案销毁需经过严格的审批程序，避免个人或单一部门擅自决策。标准审批流程通常包括：

申请环节：档案管理部门根据鉴定结果，填写《档案销毁申请表》，列明待销毁档案的名称、数量、保管期限、鉴定意见等信息；

审核环节：业务部门负责人审核档案与当前业务的关联性，法务部门审核销毁的合法性，财务部门（针对会计档案）审核是否涉及未结清账务；

批准环节：机关单位需报单位负责人（如局长、主任）批准；企业需报总经理或董事会批准；涉及涉密档案的，需报上级主管部门（如国家保密局）批准；

备案环节：审批通过后，将《档案销毁申请表》《档案鉴定意见书》报同级档案主管部门备案（部分单位需现场核验）。

5.可追溯原则

档案销毁的每一个环节都需形成书面记录，建立“销毁档案台账”，确保后续可追溯。需留存的关键凭证包括：

《档案鉴定意见书》：记录鉴定小组成员、鉴定结论、留存/销毁理由；

《档案销毁申请表》：记录待销毁档案明细、各环节审批意见；

《档案销毁记录表》：记录销毁时间、地点、方式、参与人员、销毁数量、第三方机构资质（若委托）；

《销毁过程影像资料》：拍照或录像记录档案投入销毁设备的全过程，作为“已销毁”的直观证明；

《档案销毁回执》：若委托第三方机构，需获取其出具的《档案销毁回执》，明确“已按约定完成销毁，无信息泄露风险”。

档案销毁的规范流程

1.档案价值鉴定

档案管理部门梳理已达保管期限的档案，按“类别+年度”分类整理（如会计档案、人事档案、行政档案）；

组建“档案鉴定小组”（成员需涵盖档案管理、业务、法务、保密等岗位）；

鉴定小组逐份审核档案，结合《国家档案保管期限表》及本单位实际需求，出具《档案鉴定意见书》，明确“留存”“延长保管期限”“销毁”三类结论；

对拟销毁档案进行编号、登记，建立《待销毁档案台账》，确保与实物一一对应。

2.提交销毁申请与审批

档案管理部门根据《档案鉴定意见书》，填写《档案销毁申请表》，附《待销毁档案台账》《档案鉴定意见书》等材料；

按审批权限逐级上报：先报业务部门、法务部门审核，再报单位负责人或决策机构（如董事会）批准；

若涉及涉密档案（如国家秘密、企业核心商业秘密），需额外报上级保密主管部门审批，获取《涉密档案销毁批准书》。

3.销毁前准备工作

确认销毁方式：根据档案载体类型（纸张、电子、胶片）选择合适的销毁方式（详见下文“不同载体档案的销毁方式”）；

选择销毁主体：若自行销毁，需检查销毁设备（如碎纸机、焚烧炉）的运行状态，确保符合安全标准；若委托第三方，需筛选具备资质的机构，签订《档案销毁服务协议》，明确保密责任、销毁标准和违约责任；

密封待销毁档案：将拟销毁档案按类别装箱，贴封条并标注“待销毁档案-编号XXX-数量XXX”，由专人保管，防止中途被调换或泄露。

4.实施档案销毁

销毁现场需有至少2名监销人（由档案管理部门、法务部门或保密部门人员担任），全程监督销毁过程；

若为纸质档案：通过碎纸机粉碎，或通过符合环保标准的焚烧炉焚烧（需在指定环保场所进行，避免污染）；

若为电子档案（如硬盘、U盘、光盘）：需采用“物理销毁”（如硬盘消磁、粉碎）或“多次覆写”（使用专业软件对存储区域进行至少3次以上的随机数据覆写），确保数据无法恢复；

若为特殊载体档案（如胶片、照片、磁带）：需采用专业设备销毁（如胶片粉碎、磁带消磁），避免因载体特性导致信息残留。

5.记录销毁过程

监销人对照《待销毁档案台账》，逐一核对实际销毁的档案数量、编号，确认无遗漏或错销；

填写《档案销毁记录表》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员（包括监销人、操作人员）、销毁数量、载体类型等信息，所有参与人员签字确认；

拍摄或录制销毁过程影像资料，重点记录档案投入销毁设备、设备运行、销毁后残留物（如碎纸颗粒）的状态，确保影像清晰可辨。

6.备案与凭证留存

档案管理部门将《档案销毁申请表》《档案鉴定意见书》《档案销毁记录表》《影像资料》《第三方销毁回执》（若委托）整理归档，形成“档案销毁专项档案”，永久留存备查；

按规定向同级档案主管部门提交备案材料，部分地区需现场核验销毁凭证，确保销毁流程合法合规。

7.销毁后收尾工作

对销毁设备进行清洁检查，确保无档案残留物；

对销毁现场进行清理，妥善处理销毁后的残留物（如碎纸可交由具备资质的机构回收，避免二次泄露）；

向单位负责人提交《档案销毁工作总结报告》，说明销毁工作的完成情况、合规性及后续改进建议。

不同类型档案的销毁要求

1.个人档案（学籍档案、人事档案）

个人档案（包括学籍档案、人事档案）是记录个人身份、学历、职业经历的法定材料，原则上永久保管，不得随意销毁。只有在以下特殊情况下，才可按法定程序处理：

个人死亡且无后续利用需求：需由档案保管机构（如人才市场、人社局）提出申请，经上级主管部门（如人社部门）批准后，按“永久存档”或“定期留存后销毁”处理（部分地区规定个人档案需留存50年以上）；

档案确认为伪造或无效：若经鉴定，个人档案为伪造（如假学历、假经历），需由档案保管机构出具《档案无效认定书》，报上级部门批准后，按“涉密销毁”流程处理，同时记录相关情况，避免后续纠纷。

核心禁忌：任何单位或个人不得擅自销毁个人档案，即使个人离职、升学，档案也需按规定转递，而非销毁。若个人档案丢失或被销毁，将影响退休办理、职称评定等关键权益，且难以补办。

2.企业档案

企业档案涵盖会计档案、合同档案、经营档案、员工档案等，需按《企业档案管理规定》及行业标准分类处理：

会计档案：根据《会计档案管理办法》，会计凭证、会计账簿的定期保管期限为30年，财务会计报告（年度报告）需永久保管，银行对账单、纳税申报表的定期保管期限为10年。销毁前需经企业财务部门、法务部门联合鉴定，报企业负责人批准，且需由财政部门或审计部门监销（国有企业）；

合同档案：已履行完毕且无后续纠纷的普通合同，保管期限为5-10年；涉及重大项目、长期合作的合同，需保管至项目结束后10年；未履行完毕或存在纠纷的合同，需延长保管至纠纷解决后5年；

员工档案：员工离职后，其人事档案需由企业转移至新单位或人才市场，不得销毁；若员工死亡，档案需由保管机构留存至少20年，再按规定处理；

商业秘密档案：涉及核心技术、客户信息、战略规划的商业秘密档案，即使达保管期限，若仍需保密，需延长保管期限；确需销毁的，需采用“涉密销毁”方式（如委托具备涉密资质的机构），全程由保密部门监销。

3.机关单位档案

机关单位档案（如行政文件、会议纪要、政策文件）需严格执行《国家档案保管期限表》，销毁要求更为严格：

永久保管档案：涉及国家重大政策、重要会议、历史事件的档案，需永久保管，不得销毁；

定期保管档案：分为30年、10年两类，如普通行政通知、日常工作记录等，达保管期限后，经鉴定无留存价值的，需报同级档案主管部门批准后销毁；

涉密档案：秘密级档案保管期限一般不超过10年，机密级不超过20年，绝密级不超过30年（特殊情况可延长）。销毁前需经本单位保密委员会审核，报上级保密主管部门批准，由专人监销，销毁记录需永久留存，且不得委托第三方销毁（除非第三方具备绝密级载体销毁资质）。

4.电子档案

电子档案（如电子文档、数据库、邮件记录）的销毁需防范“数据恢复”风险，核心要求包括：

销毁方式：优先采用“物理销毁”（如硬盘粉碎、芯片烧毁），确保存储介质无法再利用；若采用“逻辑销毁”（如数据覆写），需使用专业软件进行至少7次覆写（符合国家保密标准），且需对销毁后的介质进行检测，确认数据无法恢复；

云端档案：需同时删除云端存储的原始文件、备份文件及缓存数据，联系云服务提供商出具《数据删除确认函》，避免云端留存副本；

记录留存：需详细记录电子档案的文件名、存储路径、销毁时间、销毁方式及检测结果，确保全程可追溯。

违规档案销毁的后果与风险防控

1.违规销毁的主要后果

行政责任：单位擅自销毁档案的，由档案主管部门责令改正，给予警告；情节严重的，对单位处1万元以上10万元以下罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员处500元以上5000元以下罚款；

民事责任：若销毁的档案涉及他人权益（如个人人事档案、客户合同档案），导致他人遭受损失（如无法办理退休、无法主张债权），需承担民事赔偿责任；

刑事责任：若销毁的是涉密档案（如国家秘密、军事秘密），可能构成《刑法》中的“故意泄露国家秘密罪”“过失泄露国家秘密罪”，最高可判处7年有期徒刑；若销毁档案是为了掩盖违法犯罪行为（如企业销毁会计档案掩盖偷税漏税），可能构成“妨害清算罪”“隐匿、故意销毁会计凭证、会计账簿、财务会计报告罪”，最高可判处10年有期徒刑。

2.风险防控措施

完善制度：单位需制定《档案销毁管理制度》，明确鉴定标准、审批流程、销毁方式、责任分工，确保每一步操作有章可循；

人员培训：定期对档案管理人员、业务部门负责人进行档案法规培训，重点讲解销毁流程与违规后果，避免因“不懂法”导致违规；

全程监督：销毁过程需有至少2名监销人，且监销人需独立于档案管理部门（如由法务、审计部门人员担任），确保监督无死角；

第三方审核：对重大批量档案销毁（如企业注销前的档案销毁），可聘请第三方机构（如律师事务所、档案咨询公司）进行合规性审核，出具《档案销毁合规意见书》，降低法律风险。

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