实物档案管理：归档范围、保管期限与移交要求

发布日期：2025-09-15 来源：武汉云典智能科技有限公司作者：办公室浏览次数：864 字体: 小中大

在档案管理的大家庭中，实物档案以其独特的形态和不可替代的价值占据着重要地位。它是历史的鲜活见证，承载着组织发展过程中的重要记忆和珍贵信息。做好实物档案管理工作，对于维护组织的历史真实性、完整性和连续性具有至关重要的意义。而明确实物档案的归档范围、合理确定保管期限以及严格遵循移交要求，则是确保实物档案管理规范、高效的关键环节。

实物档案的归档范围

实物档案的归档范围广泛且具体，涵盖了组织在各项活动中形成的具有保存价值的各类实物。

（一）荣誉类实物

这是实物档案中非常重要的一部分，包括组织获得的各种荣誉证书、奖状、奖章、奖牌、奖杯等。这些荣誉是组织在不同领域取得成就的直接体现，见证了组织的奋斗历程和辉煌成果。例如，企业获得的“优秀企业奖”、学校获得的“教育先进单位”奖状等，都应纳入归档范围。

（二）礼品类实物

在组织的对外交流、合作等活动中，会收到来自国内外单位、个人赠送的具有纪念意义的礼品，如纪念章、工艺品、字画等。这些礼品不仅是友好往来的见证，也可能蕴含着特定的历史背景和文化内涵，具有较高的保存价值。

（三）印章类实物

组织在不同历史时期使用过的各类印章，包括公章、专用章、领导人名章等，都属于归档范围。印章是组织权力和职责的象征，其演变过程反映了组织的发展和变迁。

（四）样品类实物

对于生产企业、科研机构等，在生产、研发过程中形成的样品，如新产品样品、科研实验样品等，具有重要的参考价值和历史意义，应进行归档保存。

（五）其他有保存价值的实物

除了上述几类，还有一些其他具有保存价值的实物，如组织早期的重要办公用品、历史照片、具有纪念意义的标牌等，只要能反映组织的历史、发展或重要活动，都应纳入归档范围。

实物档案的保管期限

实物档案的保管期限应根据其价值、重要性以及使用频率等因素来确定，一般可分为永久保管、长期保管和短期保管。

（一）永久保管

对于那些具有重大历史意义、能够体现组织根本性质和发展脉络的实物档案，应实行永久保管。例如，组织成立时的重要印章、获得的国家级最高荣誉奖杯、具有里程碑意义的礼品等。这些实物档案是组织历史的核心见证，具有不可替代性。

（二）长期保管

长期保管的实物档案通常是在一定时期内具有重要价值，对组织的工作和发展具有较大参考意义的实物。保管期限一般为50年左右。如组织在重要发展阶段获得的省级荣誉证书、与重要合作伙伴交往中收到的具有代表性的礼品等。

（三）短期保管

短期保管的实物档案主要是那些在短期内具有使用价值，随着时间的推移其重要性逐渐降低的实物。保管期限一般为10-30年。例如，一些临时性活动中获得的普通纪念品、日常工作中使用过但已被淘汰的普通办公用品样品等。

实物档案的移交要求

为了确保实物档案的完整、安全和有效利用，在进行实物档案移交时，必须严格遵循以下要求。

（一）移交前的准备

移交部门或个人应首先对拟移交的实物档案进行全面整理，确保实物完好无损，并按照规定填写实物档案移交清单。清单内容应包括实物名称、数量、获取时间、来源、保管期限、状态描述等信息，做到清晰、准确、完整。同时，对于一些特殊的实物档案，如易碎品、贵重物品等，应采取适当的包装和保护措施。

（二）移交过程中的核对

在移交过程中，移交方和接收方应共同对实物档案及其移交清单进行仔细核对。核对内容包括实物的数量、名称、状态等是否与清单一致，确保实物档案的真实性和完整性。对于核对中发现的问题，应及时沟通解决，待问题解决后再进行移交。

（三）移交后的手续办理

核对无误后，移交方和接收方应在实物档案移交清单上签字盖章，明确双方的责任。移交清单一式两份，双方各执一份，作为实物档案移交的凭证。接收部门应及时将接收的实物档案录入档案管理系统，并按照规定进行分类、编号、上架保管，确保实物档案能够得到妥善管理。

总之，实物档案管理是一项细致而重要的工作，明确归档范围、合理确定保管期限以及严格执行移交要求，是做好实物档案管理的基础和保障。只有不断加强和规范实物档案管理工作，才能充分发挥实物档案的价值，为组织的发展提供有力的历史依据和支持。

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