学校档案管理的保管期限、归档范围和移交要求是紧密相连的有机整体。明确的保管期限确保了档案资源的合理留存和筛选；全面的归档范围保证了学校各类工作信息的完整记录；规范的移交要求则实现了档案的有序流转和集中管理。各学校应严格依据最新政策要求，切实做好档案管理工作，为学校的发展提供坚实的信息支撑和历史保障。

保管期限

学校档案的保管期限依据档案的价值、重要性以及对学校和社会的长远意义进行划分，主要分为永久、定期（一般分为30年和10年）两类。

1.永久保管档案

党群与行政核心文件：学校党委、行政的重要决策性文件，如党委会、校长办公会会议纪要、决议等，这些文件记录了学校的核心决策过程，对学校的发展方向起着决定性作用，需永久保存。上级机关针对学校重要工作的指示、批复文件，关乎学校在重大事项上的执行依据，同样要永久保管。

教学关键档案：涉及教学质量评估、专业设置与调整、教学成果评定等方面的文件，如教学评估报告、新专业申报材料、各级教学成果奖申报及获奖材料等，它们是学校教学水平的重要体现，对于学校教学工作的持续改进和发展具有不可替代的参考价值，应永久留存。

科研核心成果：学校承担的重大科研项目的立项报告、研究过程记录、成果报告、获奖证明等，这些档案反映了学校的科研实力和创新能力，对学校在科研领域的长远发展和声誉建设意义重大，需永久保存。

基建核心资料：学校重要建筑物的基建档案，包括项目立项、规划设计、施工过程、竣工验收等全过程的文件材料，这些档案是学校固定资产管理和维护的重要依据，且与学校的长期发展紧密相关，应永久保管。

2.定期保管档案（30年）

党群与行政一般性文件：学校各党群部门、行政部门的年度工作计划、总结，虽不像核心决策文件那样具有决定性意义，但对于了解部门工作的连贯性和发展脉络有一定作用，保存30年可供后续参考。部门间的重要往来文件，在一定时期内对工作协调和问题解决有参考价值，也应保存30年。

教学过程性档案：课程教学大纲、教学计划的修订记录，这些文件随着教育教学改革不断更新，保存30年可用于回顾教学改革历程。学生的学年成绩单、考试试卷等，对分析学生学习情况和教学效果有阶段性作用，保存30年后可根据实际情况处理。

科研一般性资料：科研项目的阶段性研究报告、一般性科研经费使用记录等，对于了解科研项目的推进过程和经费使用情况有一定意义，保存30年可满足阶段性回顾和研究需求。

3.定期保管档案（10年）

临时性事务文件：学校为举办临时性活动（如短期学术讲座、运动会等）形成的文件材料，在活动结束后的一段时间内对总结经验有一定作用，但随着时间推移价值逐渐降低，保存10年即可。

一般性通知文件：学校发布的一般性通知、通告，在一定时期内传达了学校的工作安排和要求，保存10年可满足对过往工作信息的基本查询需求。

归档范围

学校档案的归档范围涵盖学校工作的各个方面，确保对学校有保存价值的各类信息都能得到妥善归档。

1.党群类

会议文件与记录：学校党委、工会、团委、民主党派等组织召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、发言材料、决议、会议记录等，这些文件反映了学校党群组织的活动和决策过程。

工作计划与总结：各党群部门的年度工作计划、总结，以及阶段性工作汇报材料，展现了党群工作的规划和执行情况。

上级来文与本校发文：上级机关关于党群工作的指示、决定、通知等文件，以及学校针对党群工作发布的规章制度、工作安排等文件。

2.行政类

行政会议资料：学校行政工作会议的文件，如行政办公会会议纪要、决议，会议讨论的重要议题材料等，记录了学校行政管理的决策过程。

人事与行政管理文件：上级机关与学校关于人事任免、职称评定、绩效考核等人事管理方面的文件，以及学校在行政管理过程中形成的文件，如学校规章制度、资产管理文件等。

3.教学类

教学管理文件：教学管理制度、教学质量监控文件、专业建设与课程建设文件等，这些文件是学校教学管理的基础和依据。

教学实践记录：教师授课计划、教案、教学日志，学生实习、实验报告，课程设计、毕业设计（论文）等，反映了教学实践的全过程。

教学研究资料：教学改革项目申报、研究成果材料，教学研究论文、著作等，体现了学校在教学研究方面的成果和努力。

4.科研类

科研项目档案：科研项目从立项到结题的全过程文件，包括项目申请书、立项批复、研究方案、实验数据、研究报告、成果鉴定材料、专利申请材料等。

科研机构与团队资料：学校科研机构的成立文件、发展规划、年度报告，科研团队的组建与管理文件等。

5.基本建设类

项目全过程文件：学校基本建设项目从项目建议书、可行性研究报告、立项批复、规划设计、施工图纸、工程招投标文件、施工合同、工程变更文件、工程竣工验收报告等全过程的文件材料。

附属设施档案：学校建筑物附属的水、电、气、暖等设施的安装、维护档案。

6.仪器设备类

设备购置与验收文件：仪器设备的购置申请、招投标文件、采购合同、验收报告等，记录了设备的采购过程。

设备使用与维护资料：设备的操作规程、使用记录、维护保养记录、维修报告等，反映了设备的使用和维护情况。

7.产品生产类

产学研成果档案：学校在产学研合作过程中形成的产品研发、生产过程的文件材料，产品样品、样品照片、录像等，体现了学校将科研成果转化为实际产品的过程和成果。

8.出版物类

编辑出版资料：学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书，出版发行记录等，反映了学校在学术传播和文化建设方面的成果。

9.外事类

外事活动记录：学校派遣人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的相关材料，包括邀请函、审批文件、活动总结等。

外教与留学生资料：学校聘请的境外专家、教师在教学科研活动中形成的材料，以及外国或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生的学籍管理、教学活动等相关材料。

10.财会类

会计凭证与账簿：原始凭证、记账凭证，总账、明细账、日记账等会计账簿，这些是财务核算的基础资料。

财务报告与审计文件：财务报表、年度财务报告，以及财务审计报告、税务申报材料等，反映了学校的财务状况和经济活动。

11.照片、录音、录像类

重要活动记录：学校在教学、科研、管理、文化活动等重要场合拍摄的照片、录制的音频和视频资料，如开学典礼、毕业典礼、重大科研成果发布会、校园文化活动等，这些资料生动地记录了学校的发展历程。

12.实物类

荣誉与纪念品：学校获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌，以及在对外交流活动中获赠的具有纪念意义的礼品等，这些实物是学校荣誉和对外交往的见证。

印信与标识：学校停止使用的旧印章、印模，以及学校设计的具有代表性的标识、徽标等实物档案。

移交要求

档案移交是确保档案集中管理、有效利用的关键环节，必须严格按照规定执行。

1.移交时间

常规档案：学校各部门形成的档案材料，应在次学年6月底前完成整理并向学校档案管理机构移交。例如，2024-2025学年各部门产生的党群、行政、教学等常规档案，需在2025年6月底前移交。

院系档案：各院系的档案材料，应在次学年寒假前完成归档和移交工作。以某院系为例，2024-2025学年产生的教学档案、学生档案等，需在2025年寒假前（一般为1月或2月）移交给学校档案管理部门。

科研与基建档案：科研类档案应在项目完成后两个月内完成归档并移交，基建类档案则应在项目完成后三个月内完成移交。如某科研项目于2025年5月结题，其科研档案需在2025年7月底前移交；某基建项目于2025年8月竣工验收，其基建档案需在2025年11月底前移交。

2.移交流程

整理与编目：档案形成单位的兼职档案员或相关工作人员，应按照档案管理的规范要求，对档案材料进行系统整理。包括分类、排序、编号、编制卷内目录或件内目录等。例如，对于党群类档案，按照年度、问题等进行分类；对于教学类档案，按照课程、年级等进行分类整理，并准确编制目录，方便后续查找和利用。

质量检查：档案形成单位在移交档案前，需对档案的完整性、准确性、规范性进行自我检查。确保档案材料齐全，无遗漏；文件格式、书写规范符合要求；装订牢固，载体质量良好。如发现问题，及时进行补充、修正和完善。

填写移交清单：档案形成单位需填写《档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、起止时间、保管期限等信息。清单应一式两份，一份由档案形成单位留存，一份随档案一同移交至学校档案管理机构。

交接手续办理：档案形成单位与学校档案管理机构共同进行档案交接。双方依据《档案移交清单》，对档案的数量、质量等进行逐一核对。核对无误后，双方在移交清单上签字盖章，完成交接手续。例如，某学院向学校档案馆移交教学档案时，学院档案管理人员与档案馆接收人员共同核对档案盒数量、盒内文件是否与目录一致等，确认无误后签字盖章。

3.移交责任

档案形成单位责任：档案形成单位应切实履行档案收集、整理、保管和移交的主体责任。确保本单位产生的档案材料及时、完整归档，不得擅自留存、销毁应归档的档案。若因档案形成单位原因导致档案缺失、损坏或未按时移交，应承担相应责任。例如，某部门因工作疏忽，丢失了部分重要的教学评估档案，该部门需承担相应的责任，并采取措施尽量弥补损失。

档案管理机构责任：学校档案管理机构应负责对档案移交工作进行指导、监督和检查。及时向各部门传达档案移交的政策要求和规范标准，对各部门的档案整理工作进行现场指导。在接收档案时，严格按照标准进行验收，对于不符合要求的档案，及时退回档案形成单位进行整改。同时，做好档案的后续保管、利用和安全防护工作。

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