在档案管理工作中，归档文件的装订是一项基础性且至关重要的环节。它不仅关乎档案的实体完整性，更对档案的长期保管、便捷检索以及有效利用产生深远影响。随着档案管理理念的不断更新和技术的持续进步，归档文件装订的要求也在与时俱进。

装订的重要意义

固定整理单位：以“件”为单位对归档文件进行装订，能够清晰地区分不同的文件，将整理对象切实固定下来。在档案管理流程中，从分类、排列到编号、编目等后续环节，都以装订确定的“件”为基础展开，为整个档案整理工作搭建起坚实的架构。

保障档案安全：牢固的装订可有效避免文件散失、错页、混装等情况。在档案的接收、流转、存储和利用过程中，装订能够降低因人为疏忽或外部因素导致档案受损、缺失的风险，切实保障档案内容的完整性和安全性。

方便档案管理：整齐规范装订的档案，在档案上架、下架、查阅调阅时，能够大幅减轻工作人员的操作难度，提高工作效率。同时，统一的装订方式有助于实现档案管理的标准化和规范化，便于进行信息化管理和数据统计分析。

装订的基本原则

稳定性原则：在着手装订之前，需对归档文件进行全面细致的检查和评估。充分考量文件保管期限、纸张质量、文件厚度、纵横向、订口空白尺寸以及原装订方式等多方面因素，据此制定科学合理、切实可行的装订方案。并且，一旦装订方案确定下来，应尽量保持相对稳定，避免随意更改，以确保档案管理工作的连贯性和一致性。

最小影响原则：装订操作应将对归档文件本身的影响降至最低限度。尽量避免多次装订对文件造成不必要的损伤。若文件原有的装订方式符合文件保管期限等相关要求，应予以维持，最大限度地保护文件的原始状态和完整性。

一致性原则：为了便于档案的日常管理和长期保存，相同保管期限的归档文件，其装订方式应尽可能保持一致；不同保管期限的归档文件，装订方式也应相对统一。这样能够使档案在外观形态和管理方式上形成规范有序的体系，提升档案管理的整体效率和质量。

安全简便原则：装订过程应确保牢固安全，所选用的装订材料不能包含或产生任何可能损害归档文件的物质。同时，装订方法应简便实用，易于操作，在保证装订质量的前提下，提高工作效率。此外，装订后的档案应保持整洁美观，展现档案管理的规范性和专业性。

装订材料的选择与要求

线装法用线：线装法中的直角装订、缝纫机轧边装订、三孔一线装订等方式，均应采用棉纱线。棉纱线的规格、质量以及检测，需严格按照《棉本色纱线》（GB/T398）的规定执行。其粗细应与《纺织品纱线的标示》（GB/T8693）所描述的R72texf4规格的棉纱线相当，线的断裂强度应不低于15N，检测按照《纺织品卷装纱单根纱线断裂强力和断裂伸长率的测定》（GB/T3916）的规定进行。优质的棉纱线具有良好的柔韧性和耐久性，能够确保装订的牢固性，同时不会对文件纸张造成腐蚀或损坏。

不锈钢订书钉：不锈钢订书钉的产品质量要求、试验方法、检测规则，按照《订书钉》（QB/T1151）执行。材质方面，应选用S30408不锈钢；在沿海地区等空气湿度较大、腐蚀性较强的环境中，为增强订书钉的耐腐蚀性能，应选用更为优质的不锈钢材质。不锈钢规格、质量、检测按照《不锈钢和耐热钢牌号及化学成分》（GB/T20878）执行。使用符合标准的不锈钢订书钉，可有效防止订书钉生锈导致文件受损，延长档案的保存寿命。

不锈钢夹：鉴于不锈钢夹仅适用于需要临时固定的归档文件，在选择时，只要确保其符合行业产品质量要求即可。但需注意的是，对于需要长期保管或具有重要价值的归档文件，不建议使用不锈钢夹进行装订。

浆糊：浆糊的质量要求、试验方法、检测规则按照《浆糊》（QB/T1962）执行，并且还应符合《档案修裱技术规范》（DA/T25）的要求。优质的浆糊应具有良好的粘性和稳定性，在保证文件装订牢固的同时，不会对文件纸张造成渗透、变形或其他损害。

封套：封套用纸应具备轻薄、结实的特性，其材质选择不能对归档文件产生任何负面影响或潜在负面影响。纸张定量应控制在110g/m²～160g/m²之间，检测按照《纸和纸板定量的测定》（GB/T451.2）的规定执行；纸张的pH值应大于或等于6，检测按照《纸、纸板和纸浆水抽提液PH的测定》（GB/T1545）规定的冷抽提法执行；纸张撕裂度应大于850mN，检测按照《纸和纸板撕裂度的测定》（GB/T455）的规定执行；纸张单层紧度应在0.6g/cm³～1.0g/cm³之间，检测按照《纸和纸板厚度的测定》（GB/T451.3）的规定执行。符合这些标准的封套，能够为归档文件提供有效的保护，同时不会对文件造成不良影响。

需要强调的是，绝对禁止使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等可能对归档文件造成危害或固定效果不佳的装订材料。这些材料可能会导致文件纸张损坏、字迹褪色、文件粘连等问题，严重影响档案的质量和寿命。

装订方式的分类与适用场景

线装法

直角装订：选取较细的缝线针，以双线进行装订为宜，这样能够使缝线更加紧实。具体操作时，自归档文件上边、侧边各2cm处入针，在上方环绕后再在侧面环绕（或在侧方环绕再在上方环绕），然后在上方（或侧方）绕半圈后与入针线头打结。打结位置可以选择在上方（侧方），也可以选择在入针处。若缝线与归档文件结合紧密，也可以不打结，但入针、出针处应保留1.5cm左右的线头。直角装订适用于页数较少的归档文件，能够使文件装订后保持整齐美观。

缝纫机轧边装订：应选用锁式缝合缝纫机进行装订，严禁使用链式缝合缝纫机。装订时，在文件左上方进行斜角装订，针脚距离应尽量加大，以避免文件缝合处形成断裂。入针、出针处应保留1.5cm左右的线头。这种装订方式效率较高，适用于批量处理页数较少的归档文件。

三孔一线装订：采取挤压式打孔，以最大程度减少对文件的损害。打孔前，先用夹子固定文件右侧，确定孔距后，使用锥子或三孔一线打孔机打孔。对于竖版文件，三孔之间的距离以8cm～10cm为宜；横版文件，三孔之间的距离以6cm～8cm为宜。三孔与左侧距离不低于1.5cm。穿线时，先将装订绳对折，将两个绳头并齐后从文件背面穿入中间孔，再将绳头分别向下穿入两边的孔中，并从由装订绳形成的圈中交叉穿过。用力拉紧两个绳头，使装订绳紧缚文件，最后将两个绳头在中间孔处打结。打结后应保留1.5cm左右的绳头，并在打结处用力压实。三孔一线装订适用于文件较厚的情况，能够确保装订牢固，文件不易散落。

变形材料装订法

不锈钢订书钉装订：在归档文件左侧进行两钉装订，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各7cm为宜。装订过程中，应确保无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固，归档文件不掉页。为保护文件，应尽量减少重复装订次数。若需要拆除不符合要求的订书钉再用不锈钢订书钉装订，拆除时应小心操作，尽量减少对归档文件的损害，且装订位置尽量与原订书钉保持一致。不锈钢订书钉装订适用于页数较少的归档文件，但对于永久保管的归档文件，应谨慎使用，确保订书钉材质符合长期保存要求。

不锈钢夹装订：不锈钢夹仅适用于需要临时固定的归档文件，如尚未完成整理、数字化工作的文件。在使用时，选择符合行业产品质量要求的不锈钢夹即可。但对于需要长期保管或需要移交档案馆的归档文件，不建议采用不锈钢夹装订。

粘接法：使用浆糊进行装订时，浆糊的质量应符合相关标准要求。在装订过程中，应均匀涂抹浆糊，确保文件各页粘贴牢固，同时避免浆糊过多导致文件粘连或纸张变形。粘接法适用于一些对装订美观度要求较高、且文件页数较少的情况，但对于长期保管的重要文件，需谨慎评估浆糊的耐久性和对文件的影响。

封套法：将归档文件装入用轻薄、结实纸张制作的封套中，封套材质应符合相关标准，对归档文件无负面影响。封套装订适用于一些需要临时固定或对文件完整性保护要求较高的情况，如珍贵文件、易损文件等。但封套装订不适合作为长期保管的主要装订方式，一般用于临时过渡或特殊文件的保护。

不同保管期限归档文件的装订要求

永久保管的归档文件：宜采用线装法装订。当归档文件页数较少时，可采用手工进行直角装订或缝纫机轧边装订；若文件页数较厚，则采用三孔一线装订。此外，永久保管的归档文件也可采用不锈钢订书钉装订或浆糊装订，但需确保不锈钢订书钉、浆糊的材质能够满足归档文件永久保管的严苛需要。需要特别注意的是，永久保管的归档文件不得使用不锈钢夹或封套装订，因为这两种装订方式可能无法保证文件在长期保存过程中的稳定性和完整性。

定期30年保管且需要移交档案馆的归档文件：其装订方式与永久保管的归档文件要求一致。这是因为这类文件在移交档案馆后，将作为长期保存的档案资源，需要保证装订方式能够满足长期保管和规范管理的要求。

定期30年保管但不需要移交档案馆的归档文件：宜采用线装法装订，页数较少时采用直角装订或缝纫机轧边装订，页数较厚时采用三孔一线装订。也可采用不锈钢订书钉装订、浆糊装订，同时，还可以选择不锈钢夹装订或封套装订。在选择装订方式时，可根据单位内部的管理习惯和实际需求进行合理选择，但需确保装订材料和方式符合档案长期保管的基本要求。

定期10年保管的归档文件：可采用直角装订、缝纫机轧边装订、三孔一线装订、不锈钢订书钉装订、不锈钢夹装订、浆糊装订、封套装订等任意一种方式装订。由于保管期限相对较短，在装订方式的选择上相对较为灵活，但仍需遵循装订的基本原则，确保文件装订牢固、安全，便于管理和利用。

需永久或定期保管，但尚未完成整理、数字化工作，需要临时固定的归档文件：宜采用不锈钢夹装订或封套装订。这种临时固定方式能够在不影响后续整理和数字化工作的前提下，对文件进行初步的整理和保管，待完成相关工作后，再根据文件的保管期限和实际需求选择合适的正式装订方式。

装订前的文件修整工作

在进行归档文件装订之前，必须对不符合要求的文件材料进行全面修整，以确保装订工作的顺利进行和档案的质量。

文件破损修复：对于已破损的归档文件，应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）的要求进行修复。通过专业的修裱技术，如补缺、托裱等方法，恢复文件的完整性，防止破损进一步扩大，确保文件内容的安全保存。

字迹模糊或易退变处理：若文件存在字迹模糊或易退变的情况，应及时予以复制。可采用复印、扫描等方式进行复制，确保复制件清晰可读，并与原件一并归档保存。对于重要文件，还可考虑采用数字化存储等方式，进一步提高文件的保存安全性和可读性。

去除不合格装订用品：归档文件应按照保管期限要求，去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，如回形针、大头针、普通订书钉等。这些装订用品在长期保存过程中可能会生锈、腐蚀，导致文件纸张损坏、字迹褪色，严重影响档案的质量和寿命。在去除过程中，应小心操作，避免对文件造成二次损害。

文件纸张规格调整：对于纸张大小不符合标准的文件，如超大纸张应按照标准进行折叠，使其能够与其他文件整齐装订；过小纸张可采用粘贴衬纸等方式进行处理，确保文件在装订后整齐美观，便于管理和查阅。同时，对于装订边太窄的文件，应适当加宽装订边，以保证装订的牢固性。

装订后的检查与验收

装订质量检查：装订完成后，应逐件对归档文件进行检查，确保装订牢固，文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整。检查线装法装订的文件，缝线是否紧实，打结是否牢固；不锈钢订书钉装订的文件，订书钉是否无坏钉、漏钉、重钉，钉脚是否平伏牢固；浆糊装订的文件，粘贴是否牢固，有无纸张粘连或变形等情况；封套装订的文件，文件是否完整装入封套，封套是否密封良好等。

装订方式一致性检查：按照保管期限对归档文件进行分类检查，确保相同期限的归档文件装订方式保持一致，不同期限的归档文件装订方式相对统一。如发现装订方式不一致的情况，应及时进行调整，以保证档案管理的规范性和统一性。

文件完整性检查：再次核对归档文件的完整性，确保文件无缺页、无遗漏附件等情况。对于有附件的文件，检查附件是否与正文装订在一起，且排序正确；对于有文件处理单、拟办单或领导批示签批条的文件，检查其是否与文件主体同为一件，并处于正确位置。

验收记录与整改：对装订后的归档文件进行验收，并做好验收记录。记录内容应包括验收时间、验收人员、验收结果等信息。如发现存在装订质量问题或不符合装订要求的情况，应及时通知相关人员进行整改，整改完成后再次进行验收，直至符合要求为止。

归档文件装订工作看似简单，实则蕴含着诸多细致且关键的要求。从装订材料的严格选择、装订方式的合理运用，到不同保管期限文件的针对性装订，再到装订前的文件修整和装订后的检查验收，每一个环节都紧密相连，共同构成了档案管理工作中不可或缺的一部分。只有严格按照最新政策要求，认真细致地做好归档文件装订工作，才能确保档案的长期安全保存和有效利用，为各项工作的开展提供坚实可靠的信息支持。

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