人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历等情况的重要文字材料，是组织人事部门选拔、任用、管理工作人员的重要依据，在人力资源管理中占据着不可替代的地位。

人事档案的类型 

人事档案的类型丰富多样，根据不同的分类标准可以划分为多种类型，以下是常见的分类方式及具体类型：

按人员身份划分

1. 干部档案

这是最常见的一类，但“干部”一词含义广泛，不仅指领导干部。

涵盖范围：

机关工作人员：各级行政机关、党的机关、人大机关、政协机关、民主党派机关、工商联机关、审判机关、检察机关中具有干部身份的工作人员。

事业单位管理人员和专业技术人员：在教科文卫等事业单位中，担任管理职务或具有专业技术职称（如教师、医生、研究员等）的在编人员。

国有企业管理人员：在国有及国有控股企业中，由上级任免或管理的领导人员和中层管理人员。

管理特点：通常由组织部门、人社部门或所在单位（具有档案管理权限）的党委进行管理，管理最为严格和规范。

2. 工人档案

涵盖范围：在机关、事业单位、人民团体、国有企业中，在工勤技能岗位工作、不具有干部身份的工作人员。例如，司机、电工、厨师、保洁员等。

随着人事制度改革，许多单位实行“全员聘用制”，新进入的工勤人员减少，这类档案的数量也在逐渐减少。

管理特点：通常由单位的人力资源部门或劳资部门管理。

3. 企业职工档案

涵盖范围：在各类非公有制企业（私营企业、外资企业、合资企业等）中建立劳动关系的员工。

在国有企业中，通过市场化招聘、签订劳动合同的员工（其身份不再是传统的“国家干部”或“固定工”）。

管理特点：根据《企业职工档案管理工作规定》，由企业所在地的公共就业和人才服务机构（人才市场）或企业自身（如果具有档案管理权限）进行管理。

这是目前数量最庞大的一类人事档案。

4. 流动人员人事档案

这是一个非常重要的类别，适用于不属于上述单位直接管理的人员。

涵盖范围：非公有制企业和社会组织聘用人员的档案。

辞职、辞退、解除（终止）聘用（劳动）合同、取消录（聘）用、被开除等与单位解除或终止人事（劳动）关系的未就业人员。

未就业的高校及中专毕业生。

自费出国（境）留学人员。

自由职业或灵活就业人员。

其他实行社会管理人员的档案。

管理特点：由户籍所在地或工作单位所在地的县级以上（含县级）公共就业和人才服务机构进行统一管理。个人需要及时将档案转至这些机构，切勿自己保管。

5. 学生档案

涵盖范围：在校高中学生、大学生、研究生的学籍档案。

管理特点：由所在学校的学生处或档案室管理。学生毕业就业后，学生档案会与后续的工作经历、考核材料等合并，转为人事档案。

6. 军队人员档案

涵盖范围：现役军官、文职干部、士官、士兵等。

管理特点：由所在部队的政治工作部门或军务部门管理，管理和保密要求极高。转业或复员到地方后，档案会移交至地方相应的接收单位（如退役军人事务局、安置单位等）。

7. 离退休人员档案

涵盖范围：已办理离休或退休手续的人员。

管理特点：一般情况下，离退休人员的人事档案仍由原管理单位负责保管。有时也会根据规定移交至专门的离退休干部管理机构。

按档案管理权限划分

单位管理档案：由用人单位直接管理的人事档案，主要用于本单位内部的人员管理和决策。

人才服务机构管理档案：对于没有固定用人单位或用人单位不具备档案管理权限的人员，其人事档案由各级人才服务机构负责管理，这些机构为存档人员提供档案保管、查阅、转移等服务。

人事档案的收集要求

人事档案的收集是档案管理工作的起点，只有确保收集的材料完整、准确、规范，才能为后续的档案利用奠定坚实基础。具体要求如下：

全面性

收集的材料要涵盖个人在政治思想、工作学习、生活等各个方面的重要信息，不能有所遗漏。例如，在政治思想方面，要收集个人的入党申请书、转正申请书、思想汇报等材料；在工作方面，要收集劳动合同、任职文件、奖惩记录、绩效考核表等；在学习方面，要收集学历证书、学位证书、培训结业证书等。只有全面收集这些材料，才能完整地反映一个人的成长历程和综合素质。

及时性

材料形成后要及时收集归档，避免因拖延而导致材料丢失或损坏。例如，员工刚获得一项奖励，相关的奖励文件和证书复印件应尽快收集到档案中；员工的工资调整、职务变动等信息，也应在相关手续办理完毕后及时归入档案。及时收集材料能够保证档案内容的时效性，使档案能够真实反映个人的最新情况。

真实性

收集的材料必须是真实有效的，不得有虚假、伪造的内容。在收集过程中，要对材料的真实性进行严格审核，例如，对于学历证书，要通过学信网等官方渠道进行验证；对于工作经历证明，要向相关单位进行核实。确保材料的真实性是保证人事档案质量的关键，虚假的材料会误导组织人事部门的决策。

规范性

收集的材料要符合一定的格式和要求，做到内容完整、字迹清晰、手续齐全。例如，各类表格要填写完整，不得有空白项；签名和盖章要清晰有效；复印件要注明“与原件相符”并加盖相关单位的公章。规范的材料有助于档案的整理、保管和利用，提高档案管理的效率。

人事档案的鉴别要求

人事档案的鉴别是对收集到的材料进行审查和筛选，判断其是否符合归档要求，剔除无用、虚假、重复的材料，以保证档案的质量。鉴别工作应遵循以下要求：

审查材料的真实性

鉴别人员要通过多种方式核实材料的真实性，对于存在疑问的材料，要进行深入调查和核实。例如，对于个人填写的工作经历，要与劳动合同、社保缴纳记录等材料进行比对，看是否一致；对于奖惩材料，要查看是否有正式的文件依据。只有确认材料真实可靠，才能将其归入档案。

审查材料的完整性

检查材料是否完整，是否有缺页、漏项等情况。例如，一份考核表应包含考核时间、考核内容、考核结果、考核人签字等要素，如果缺少其中任何一项，都需要及时补充完善。不完整的材料会影响档案的使用价值，因此必须在鉴别阶段进行处理。

审查材料的有效性

判断材料是否具有法律效力和保存价值。例如，过期的证件、无效的证明文件等不应归入档案；与个人工作、学习、生活无关的材料也应予以剔除。同时，要注意材料的形成时间，对于年代久远、已经失去保存价值的材料，经过严格审批后可以按规定进行销毁。

审查材料的关联性

鉴别材料是否与个人的人事档案相关，只有与个人密切相关的材料才能归入其档案。例如，个人的家庭成员信息、社会关系等材料如果与个人的工作、学习等有直接关联，可以归入档案；而与个人无关的其他人员的材料则不应混入。

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