文书档案管理作为单位运营和发展过程中的重要环节，其规范化、科学化程度直接影响到单位的工作效率、决策支持以及历史记录的完整性。为适应不断变化的工作需求，紧跟档案局的最新政策步伐，明确文书档案的归档范围、合理确定保管期限以及规范移交要求，已成为提升文书档案管理水平的关键所在。

归档范围的明确界定

依据档案局相关规定，文书档案的归档范围涵盖多个方面，旨在全面且精准地留存单位在各项活动中产生的具有重要价值的记录。

（一）反映主要职能活动与基本历史面貌的材料

单位在履行核心职能过程中所形成的各类文件，是归档的重中之重。以政府部门为例，其制定的政策法规文件、规划计划文本以及在重大项目推进、民生事务管理等方面形成的报告、总结等，均如实反映了该部门的主要工作内容与成效，对于研究其发展历程、评估工作绩效具有不可替代的作用，应毫无遗漏地纳入归档范畴。在企业中，关乎生产经营决策、市场拓展策略、产品研发进程的文件材料，同样是记录企业发展脉络的关键，必须妥善归档保存。

（二）具有凭证价值的文件材料

在维护国家、集体和公民权益等方面，诸多文件发挥着关键的凭证作用，这些文件是归档工作的重点关注对象。如土地出让合同、房产交易契约、经济合作协议等涉及资产权益的文件，以及人事任免通知、员工劳动合同、薪资福利审批文件等与个人权益紧密相关的材料，一旦缺失，可能引发严重的权益纠纷。因此，在日常工作中，务必严格按照规定将此类文件及时归档，确保其完整性与安全性，以备日后随时查阅核实。

（三）需贯彻执行的上级与同级机关文件，以及下级机关报送的重要文件

上级机关制发的针对本单位业务工作的指导性文件，如政策解读、工作部署等，是单位开展工作的重要依据，必须妥善归档，以便随时对照执行。同级机关之间交流协作过程中形成的具有参考价值的文件，如经验分享材料、联合项目方案等，也应纳入归档范围，为单位拓宽工作思路、提升工作水平提供借鉴。而下级机关报送的关于重大问题的专题报告、年度工作总结等，有助于上级单位全面了解基层工作情况，及时发现问题并做出科学决策，同样具有重要的归档意义。

（四）其他具有查考价值的文件材料

除上述几类文件外，单位内部产生的一些特殊文件，如重要会议的纪要、活动的策划方案与总结、内部审计报告等，虽不属于核心业务范畴，但对于了解单位的运营管理细节、追溯特定事件的来龙去脉具有一定的查考价值，也应纳入归档范围，为单位的日常管理与历史研究提供丰富的资料支撑。

同时，明确不归档范围同样重要。上级机关的普发性不需本机关办理的文件、任免奖惩非本机关工作人员的文件、供工作参考的抄件，本机关的重份文件、无查考利用价值的事务性临时性文件、一般性文件的历次修改稿与校对稿、无特殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信与电话记录、机关内部互相抄送的文件、本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件、有关工作参考的文件，同级机关不需贯彻执行和不需办理的抄送文件，下级机关供参阅的简报、情况反映以及抄报或越级抄报的文件等，均不应归档，以免造成档案资源的冗余与管理成本的增加。

保管期限的科学划分

为实现档案资源的高效利用与合理存储，档案局对文书档案的保管期限做出了明确且科学的规定，分为永久、定期两种，其中定期又细分为30年和10年。

（一）永久保管的文书档案

法规政策性文件：单位制定的具有长期指导意义和法律效力的法规政策文件，如企业的章程修订案、政府部门的行业规范文件等，对单位的发展方向和运营管理起着根本性的指导作用，其价值贯穿单位的整个存续期，需永久保存。

重要会议与活动文件：本单位召开的重要会议，如年度总结大会、战略规划研讨会，以及举办的重大活动，如周年庆典、大型公益活动等所形成的主要文件材料，包括会议通知、议程安排、领导讲话、会议决议、活动方案与总结等，生动记录了单位发展过程中的重要节点与关键事件，具有极高的历史价值，应永久留存。

重要业务文件：在职能活动中产生的涉及核心业务且对单位发展具有重大影响的文件，如企业的重大投资决策文件、科研单位的关键科研项目成果报告等，是单位核心竞争力的体现，也是评估单位业务发展水平的重要依据，需永久保管。

重要请示、批复、报告等：关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的工作报告、总结以及综合统计报表等，反映了单位在关键事务上的决策过程与工作成果，对于研究单位的发展历程和工作成效至关重要，应永久保存。

机构演变与人事任免文件：单位的机构设立、变更、撤销文件，以及人员任免、职称评定等文件，记录了单位组织架构的变迁和人力资源的发展情况，是单位历史的重要组成部分，需永久保管。

重要凭证性文件：如房屋买卖契约、土地征用合同、重要的合同协议以及资产登记文件等，涉及单位的重大资产权益，是维护单位合法权益的关键证据，必须永久保存。

上级主管业务重要文件：上级机关制发的属于本单位主管业务范畴且具有重要指导意义的文件，如行业政策调整文件、重大项目批复文件等，对单位的业务发展具有深远影响，应永久留存。

重要来函与复函：同级机关、下级机关就重要业务问题发来的函件以及本单位的复函、批复等，反映了单位在业务交流与协作中的重要沟通记录，对于解决业务问题、明确工作责任具有重要参考价值，需永久保管。

（二）定期保管的文书档案

一般性业务文件：单位在日常业务开展过程中形成的不涉及核心业务或重大决策的一般性文件，如常规业务的工作记录、一般性项目的进展报告等，其参考价值随着时间推移逐渐降低，可定期保管30年或10年，具体根据文件的实际重要性确定。

一般性会议与活动文件：召开的一般性工作会议、举办的小型活动所产生的文件材料，如普通工作会议的纪要、小型团建活动的通知与总结等，对单位工作的影响相对较小，保管期限可设定为10年。

一般性人事管理文件：人事管理工作中形成的一般性文件，如员工考勤记录、普通培训通知等，其对单位人事决策的参考价值有限，保管期限通常为10年。

一般性事务管理文件：在单位事务管理方面产生的一般性文件，如办公用品采购清单、办公设备维修记录等，反映了单位日常运营的基本情况，保管期限可定为10年。

一般性请示、批复、报告等：关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性的工作报告、总结以及统计报表等，其重要性和影响力相对较低，保管期限可根据实际情况确定为30年或10年。

上级一般性主管业务文件：上级机关制发的属于本单位主管业务范畴但重要性相对较低的一般性文件，如一般性的工作通知、业务指导意见等，保管期限一般为10年。

需贯彻执行的非主管业务文件：上级机关和同级机关制发的虽非本单位主管业务但需要贯彻执行的文件，如通用的行政管理制度、安全环保规定等，其保管期限通常为10年。

一般性来函与复函：同级机关、下级机关就一般性业务问题发来的函件以及本单位的复函、批复等，保管期限可根据实际情况确定为30年或10年。

下级报送的重要文件：下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计材料以及重要专题报告等，对于上级单位了解基层工作具有一定的参考价值，保管期限一般为30年或10年。

此外，机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，需严格按照国家有关专门规定执行。对于应归档的电子文件，其元数据、背景信息等相关信息也必须进行相应归档，以确保电子文件的完整性与可读性。同时，若机关的纸质文件材料中包含文件发文稿纸、文件处理单，应将其与文件正本、定稿一并归档，保证档案的成套性。

移交要求的严格规范

档案移交是文书档案管理工作中的重要环节，规范的移交流程能够确保档案的安全、完整转移，实现档案资源的合理整合与有效利用。

（一）移交时间的明确规定

各机关应严格按照相关规定，定期向同级国家综合档案馆移交档案。通常情况下，文书档案在本单位保存一定期限后，需及时进行移交。一般而言，永久保管的档案，在本单位保管满一定年限（如30年）后，应向档案馆移交；定期保管的档案，在保管期满后，也应按照规定进行移交。具体的移交时间节点，各地区、各行业可能会根据实际情况有所差异，但均需在档案局规定的框架内执行，以保证档案管理工作的有序推进。

（二）移交档案的质量要求

完整性：移交的档案必须涵盖规定归档范围内的全部文件材料，不得有任何遗漏。档案管理人员应在移交前对档案进行全面梳理，逐一核对文件清单，确保每份应归档的文件都已被妥善收集整理，包括文件的正本、定稿、附件以及相关的发文稿纸、文件处理单等。对于缺失的文件，应及时查找补齐，若确实无法补齐，需注明原因并附上相关说明材料。

准确性：档案的分类、编目应准确无误，符合档案局制定的相关标准和规范。文件的标题应能准确反映其核心内容，档案的著录信息应详实、准确，包括文件的形成时间、责任者、文号、密级等关键信息。同时，档案的装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。

安全性：在移交过程中，要采取有效的安全防护措施，确保档案不受损坏、丢失或泄密。对于纸质档案，应使用专门的档案装具进行包装，避免在运输过程中受到挤压、潮湿、火灾等威胁。对于电子档案，要做好数据备份和加密工作，采用安全可靠的存储介质进行传输，并确保在移交过程中数据的完整性和保密性不受影响。

（三）移交手续的规范办理

编制移交清册：移交单位在移交档案前，应详细编制移交清册。移交清册应包括档案的名称、全宗号、目录号、案卷号、起止日期、文件份数、页数等详细信息，以及档案的简要内容说明。移交清册需一式两份，一份由移交单位留存，一份随档案一同移交接收单位。

交接双方确认：在进行档案移交时，移交单位和接收单位应共同对移交的档案进行核对验收。双方应依据移交清册，逐一清点档案的数量，检查档案的质量，确保档案与清册内容一致。核对无误后，交接双方负责人应在移交清册上签字盖章，以示确认。若在交接过程中发现问题，双方应及时沟通协商解决，待问题解决后方可完成移交手续。

移交记录留存：移交过程中的所有相关记录，包括移交清册、交接双方的沟通协商记录、问题处理记录等，均应妥善留存。这些记录不仅是档案移交工作的重要凭证，也是日后查询追溯档案移交情况的重要依据。

为进一步规范档案移交工作，各机关应结合自身实际情况，制定详细的档案移交工作流程和操作规范，并加强对档案管理人员的培训，确保其熟悉移交要求和操作流程，严格按照规定执行。同时，档案行政管理部门应加强对档案移交工作的监督指导，定期对各机关的档案移交情况进行检查，及时发现问题并督促整改，保障档案移交工作的顺利进行。

文书档案管理工作中的归档范围、保管期限及移交要求，紧密相连、相辅相成。明确的归档范围是确保档案资源全面性的基础，科学的保管期限划分是实现档案合理存储与高效利用的关键，严格的移交要求则是保障档案安全完整转移与整合利用的重要保障。各单位应高度重视文书档案管理工作，深入学习并严格遵循档案局的最新政策，不断完善档案管理工作机制，提升档案管理工作水平，充分发挥文书档案在单位发展中的重要作用。

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