文书档案是机关、团体、企事业单位等在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。它不仅是单位工作活动的真实记录，更是日后工作查考、经验总结、历史研究的重要依据。明确哪些文件应当作为文书档案归档，对于档案管理工作的规范化、科学化以及单位的长远发展都具有极其重要的意义。

PART.01综合类文件归档范围

（一）重要会议文件

各类代表大会：如党代会、团代会、学生会、工代会等校、院（系）规模会议，其计划、通知、议程、报告、决议、总结、记录、纪要和发言稿、照片等反映会议核心内容与成果的文件应永久保存。会议主席团、秘书长和代表、列席代表名单，这些关乎会议组织架构与参与人员构成的资料，也需永久归档。会议选举结果和上级批复，因其权威性和对单位组织人事等方面的决定性影响，同样要永久保存。会议简报、情况反映、提案及办理情况等，虽相对次要，但对了解会议进程与后续工作推进有参考价值，应长期保存。学校代表参加各级代表大会（党代会、团代会、工代会）名单、发言材料，反映学校在更大范围活动中的参与情况，也需长期留存。

学校高层会议：党代会、党委扩大会、党委常委会、常委扩大会等重大活动、会议决议、纪要、记录，以及校长办公会、校行政会、学术委员会、职称评审委员会、教授会等会议记录、纪要及会议讨论通过的文件，这些会议对学校的决策、管理、学术发展等起着关键作用，其文件应永久保存。全校性大会、党员干部会、党员大会会议记录，虽重要性稍次，但对了解学校整体工作动态和思想教育等方面有帮助，可长期保存。党委、校长办公会对上级来文的批复，重要的永久保存，一般的长期保存，以便追溯对上级指示的执行与回应情况。

专业性会议：学校和单位召开的专业性会议记录和大会材料，重要的长期保存，一般的短期保存。专业性会议聚焦特定业务领域，重要的会议资料对相关业务的传承与发展意义重大，而一般性的会议资料在短期内可能对相关工作有参考作用。上级主管机关召开会议的主要文件处理结果有查考价值的，短期保存，此类文件可辅助了解行业政策导向与上级工作部署在本单位的落实背景。

（二）日常行政事务文件

计划与总结类：单位制定的年度工作计划、规划、方案和安排等，以及对应的工作总结、述职报告、调查报告、调研报告、综合性报告等，这些文件反映单位不同阶段工作的目标设定、执行情况与成果评估，是单位发展历程的重要记录，应长期保存。

规章类：章程、条例、办法、规则、规程、制度、守则、公约等，这些是单位运行的规范性文件，具有长期的指导意义，应永久保存。

简报类：工作简报、情况反映、信息通报、信息通讯、工作动态、内部参考、大事记、组织沿革等，它们从不同角度记录单位日常工作中的重要事件、进展情况以及发展脉络，是了解单位运作的重要资料，应长期保存。其中，大事记和组织沿革因其对单位历史梳理的独特价值，更应妥善留存。

其他事务文件：如人事调动（介绍信、函）、花名册（职工名册，干部名册，党、团员、工会会员名册）、采购（招标书、投标书、中标通知书、合同、验收）、活动材料（党建、文明创建等）、报表（各种类型的月报、季报、年报）、邀请信、感谢信、贺信、请柬、合同、协议、协定、议定书、备忘录、意向书等。人事调动文件涉及人员变动，是单位人力资源管理的重要凭证，应长期保存；花名册记录单位人员构成，具有长期参考价值，应妥善归档；采购相关文件关乎单位经济活动，重要性不言而喻，应按规定保存期限保存，一般合同等文件保存期限较长；活动材料反映单位文化建设与社会活动参与，长期保存可展现单位精神风貌；各类报表是单位业务数据的汇总，为决策提供依据，应根据报表类型确定保存期限，年报等重要报表保存期限较长；而邀请信、感谢信等虽相对零散，但在特定情况下也能反映单位对外交往情况，可短期保存。

PART.02组织、纪检、人事工作类文件归档范围

（一）机构与人员编制相关文件

上级机关文件：上级机关对本校的人员编制、机构设置、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系、干部任免的通知、意见、批复等，这些文件对单位的组织架构与人员管理具有决定性作用，是单位合法性与规范性的重要依据，应永久保存。

学校内部文件：学校关于干部任免、报告、批复、通知，以及对基层总支、支部改选的报告、审批表、批复等，这些文件关乎学校内部的人事安排与党组织建设，应长期保存，以便追溯学校内部人事管理与党组织架构调整情况。

（二）党建与人资相关文件

党建文件：学校关于批准入党、转正、延期、退党的材料及通知书，这些是党组织发展党员工作的关键记录，涉及党员身份认定与党组织队伍建设，应永久保存。学校党员、师生员工、毕业生名册，作为人员信息的重要汇总，具有长期保存价值，可用于统计分析、组织关系转接等多方面工作。

人事管理文件：学校对师生员工、学生的奖惩材料、优秀党员、先进集体、先进个人的材料，其中开除党籍和恢复党籍材料永久保存，其它处分（包括免于处分）材料长期保存。这些文件是对人员工作学习表现的评价与记录，在人事管理、荣誉授予、纪律执行等方面有重要参考作用。上级、学校工资调正工作的规定、通知、计划、方案、报告、总结、核定统计表、审定名册及批复，以及学校评定职称有关材料，这些与员工切身利益和职业发展密切相关，是单位人事管理的重要依据，应永久保存。学校关于教职工国内外培训、进修、考察等计划、报告及通知，以及关于人员录用、招聘、借用、转正等有关文件材料，反映学校人才培养与引进工作，应长期保存。学校教职工要求调动工作的报告、批复及来往文书，虽时效性相对较强，但在一定时期内对人事管理工作有参考价值，可短期保存。行政调转关系介绍信，党、团员组织关系介绍信存根（临时关系不归档），因涉及人员组织关系转移，具有长期保存意义。本校教职工退（离）职、退（离）休、顶替、死亡、抚恤等工作有关材料及名册，关乎员工权益保障与单位人事管理的完整性，应永久保存。

招生与毕业生相关文件：学校关于招生工作计划、报告、总结、批复、新生名册，以及关于毕业生分配方案、计划、总结、报告、通知、批复等，这些文件记录学校人才选拔与输出的关键环节，对学校教学工作安排与人才培养成果展示具有重要意义，应永久保存。学校学生助学金评定名册和工作总结，涉及学生资助工作，可短期保存。

PART.03宣传、统战、保密、外事工作类文件归档范围

（一）宣传与统战文件

宣传教育文件：学校关于国内外各个时期形势宣传教育报告提纲及党课教育计划、总结，重要的长期保存，一般的短期保存。这些文件反映学校在思想教育、政治宣传方面的工作开展情况，重要的报告提纲与计划总结对研究学校思想政治工作发展有重要价值。反映本校工作活动的新闻报道、通讯及本校校刊，长期保存可展现学校的社会形象与工作成果，对学校品牌建设与文化传承有积极意义。

统战工作文件：学校各民主党派、民主人士和统战对象情况，以及各民主党派、华侨、少数民族事务工作中形成的材料，其中前者长期保存，后者短期保存。统战工作相关文件对维护学校内部团结、促进多元文化交流融合具有重要意义，不同类型文件根据其对统战工作长期规划与短期事务处理的作用，确定相应保存期限。

（二）保密与外事文件

保密工作文件：上级对保密工作的指示，重要的长期保存，一般的短期保存。保密工作关乎单位信息安全与国家安全，重要的指示文件对单位建立完善保密制度、执行保密工作具有长期指导意义。

外事工作文件：学校关于外国留学生、外籍专家工作、计划、总结、报告、批复，以及与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘请书、专家名册（简历表），外国留学生、毕业生名册等，这些文件反映学校国际交流与合作情况，涉及人才培养国际化与师资队伍国际化，应长期保存。外宾赠送礼品登记，长期保存可记录学校对外交往中的文化交流细节。学校出国代表团的考察计划、总结、讲话、照片及名单，对了解学校对外学习交流活动有参考价值，应保存。

PART.04教学工作类文件归档范围

（一）教学规划与课程文件

专业设置与规划文件：学校关于专业设置、调整及上级的批示，这些文件决定学校教学工作的专业布局与发展方向，应长期保存。

课程相关文件：学校各专业教学计划、教学大纲、考试试题，以及各专业各类基础课程、必修课、主干课程的教案，这些是教学活动开展的核心依据，对保证教学质量、传承教学经验具有重要意义，应长期保存。

（二）教学管理与实践文件

教学管理文件：学校师资培训计划、总结及典型材料，教学研究活动计划、总结、典型材料及重要的经验交流材料，学校教师工作量和完成情况，学校学生教学生产实习计划及总结报告，学校班主任工作计划、总结及典型材料等。师资培训与教学研究相关文件关乎教师专业成长与教学方法改进，应长期保存；教师工作量和完成情况记录可用于教学资源分配与教师绩效评估，可短期保存；学生实习计划与总结反映实践教学环节，班主任工作材料对学生管理有参考作用，应根据实际情况确定保存期限，一般实习计划与总结长期保存，班主任一般性工作总结短期保存。

学生管理文件：学校举办的各种进修班、师资班、短训班的计划、总结、计划、名册、成绩册，学校关于学生（研究生、国外留学生、函授生、进修生、夜大学生）的学历证明、休学、退学、复学、取消入学资格、转学工作报告、决定及重要的来往函件，学校关于学生（研究生、外国留学生、函授生、进修生、夜大生）考核成绩册，各专业学生成绩、评语及处理升留级的请示、报告和决定，学校职工各类培训考核成绩单及考核存根等。学生学历学籍管理文件涉及学生受教育权益，应永久保存；学生成绩相关文件是教学成果的重要体现，应长期保存；职工培训考核材料可短期保存，以满足单位内部对职工培训效果评估与知识更新的短期需求。

PART.05科研工作类文件归档范围

（一）科研项目文件

国家基础性重大研究项目、国家高技术研究发展计划项目、国家重点科技（攻关）计划项目、国家自然科学基金项目、国家杰出青年科学基金项目、海外青年学者合作研究基金项目、国家创新研究群体计划项目、国家重大研究计划项目、教育部重大项目、国防科研计划项目、学校正式签订的国际合作项目、经科技处确认的其他项目等在研究过程中形成的文件。从项目申报阶段的申请书、立项批复，到研究实验阶段的各种考察调研的原始记录、实验分析数据图表、设计工艺规范、研究报告论著等，再到总结鉴定实验阶段的工作总结、科研报告、使用报告、鉴定材料、年度计划实施检查情况报告，以及成果和奖励申报阶段的申报奖励材料、申请专利材料、得奖材料，还有推广应用阶段的成果推广应用、技术转让等材料，均应归档保存。不同阶段的文件对科研项目的全过程追溯、成果评估、经验推广等具有不可替代的作用，应根据项目重要性与文件类型确定保存期限，一般重要科研项目的核心文件永久保存，辅助性文件长期保存。

（二）科技成果与合同文件

获得国家级奖励的成果、获得省部委、市级奖励的成果、通过鉴定、评审的成果、获得专利权的成果、经科技处确认的获得其它奖励的成果等相关证明材料、研究报告等应归档保存。各类科研项目签订的合同，因其涉及科研合作双方的权益与责任，对科研项目的顺利开展与成果归属有明确规定，应妥善归档，保存期限根据合同约定与科研项目周期等因素确定，一般长期保存。

明确文书档案的归档范围是档案管理工作的基础与核心任务之一。通过对综合类、组织纪检人事类、宣传统战保密外事类、教学类、科研类等不同类型文件归档范围的详细梳理，各单位能够更加科学、规范地开展档案收集工作，确保有价值的文件材料得到妥善保存，为单位的持续发展、经验传承以及历史研究提供坚实的档案支撑。在实际工作中，各单位还应根据自身业务特点与发展需求，对归档范围进行适当调整与细化，不断完善文书档案管理体系。

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