档案管理新手应掌握哪些核心基础要点

发布日期：2025-06-11 来源：武汉云典智能科技有限公司作者：企宣部浏览次数：5703 字体: 小中大

在信息爆炸的时代，档案作为历史记忆与知识传承的载体，其管理工作愈发重要。对于刚踏入档案管理领域的新手档案员来说，掌握必要的档案常识是开启职业生涯的关键。

01、档案基本概念

1.档案的定义

档案是过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它是真实的历史凭证，具有原始记录性这一本质属性。例如，一份企业的合同档案，记录了企业在某一经济活动中的具体约定，是该经济活动真实发生的证明。

2.档案的分类

档案类型丰富多样。按内容可分为文书档案（如政府机关的公文、会议纪要等）、科技档案（像科研项目资料、工程图纸等）、会计档案（包含账本、财务报表等）、人事档案（员工履历、考核记录等）等；按载体分为纸质档案、电子档案、照片档案、录音录像档案等。不同类型档案有其独特管理要求，如电子档案需关注存储格式、备份等问题，照片档案要注意防光、防潮。

3.档案的编号

档案编号用于精准定位档案，方便管理与查找。一般包含全宗号（标识立档单位的代码）、类别号（表明档案所属类别）、案卷目录号、案卷号、件号、页号等。比如在一个大型企业档案管理系统中，通过全宗号能确定是该企业的档案，类别号可区分是财务档案还是人事档案等。

02、档案工作流程

1.收集

收集是档案工作的起点。需明确收集范围，涵盖单位在工作活动中形成的各类有保存价值文件材料，像会议文件、公文、事务文书等。收集方式包括接收（如各部门定期移交档案）、征集（向社会或特定对象征集珍贵档案）等。例如，机关单位联合开会，主办机关归档原件，其他机关归档复制件。

2.整理

整理环节包括分类（按年度-机构-问题等分类方法）、排序（按时间、重要程度等有序排列）、装订（对纸质文件选择合适装订方式）、编目（编制档案目录，方便检索）等工作。例如将一年的文书档案按发文机关分类，再按文件形成时间排序。

3.鉴定

鉴定主要判定档案价值，依据历史、文化、经济等价值因素确定保管期限，分永久、定期（如30年、10年等）。同时剔除无保存价值档案。比如一些时效性强的通知，在规定时间过后，若无其他参考价值，可确定较短保管期限。

4.保管

要为档案营造适宜存放环境，温度、湿度适中（一般温度14-24摄氏度，湿度45%-60%），做好防火、防潮、防虫、防光等防护。对不同载体档案采取针对性保管措施，如电子档案定期维护存储设备，纸质档案要注意防霉变。还要定期检查档案状况。

5.利用

借助检索工具（如案卷目录、全引目录等）快速查找档案。提供查阅、复制、咨询等服务，发挥档案价值。同时做好利用登记，记录档案使用情况，保障档案安全与可追溯性。

03、档案法规与标准

1.档案法规

《中华人民共和国档案法》是档案工作的核心法律。它规定了档案的管理原则、档案机构及其职责、档案的管理、利用和公布等多方面内容。档案员需熟悉条文，确保工作合法合规。例如，法律规定应当归档的材料要定期移交、集中管理，个人不得拒绝归档或据为己有，违反规定将面临处分，甚至追究刑责。

2.行业标准

档案管理有诸多行业标准，如档案分类标准（年度-机构-问题分类法、职能分类法）、著录标准（规范档案信息著录格式）等。遵循标准能保证档案管理规范化、标准化，实现资源共享。比如统一的著录标准能让不同单位档案在信息检索时更便捷准确。

04、档案数字化

1.数字化原理与操作

档案数字化是将纸质档案转化为电子形式。原理是通过扫描、识别等技术把纸质文件转化为数字信息存储。档案员要会操作数字化设备（扫描仪等），了解设备维护。如扫描时要设置合适分辨率、色彩模式等参数，保证数字档案质量。

2.数字化档案管理与应用

学习数字化档案存储（选择合适存储介质和管理系统）、管理（权限设置、数据备份等）和利用方式。数字化档案便于检索、共享，提高工作效率。例如企业员工档案数字化后，人力资源部门可快速查询员工信息，不同部门也可按权限共享部分信息。

05、职业素养

1.职业道德

遵守档案行业职业道德规范，爱岗敬业、忠于职守。要维护档案真实、完整与安全，不篡改、损毁档案。比如在档案整理、鉴定过程中，如实记录档案信息，不弄虚作假。

2.保密意识

档案常含敏感信息，档案员要有强保密意识。遵守保密制度，不泄露档案信息。例如人事档案、企业商业机密档案等，未经授权不得向他人透露相关内容。

新手档案员掌握这些必备常识，能更好开展工作，在档案管理领域不断成长，为档案事业发展贡献力量。

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