档案的保管期限

01 什么是保管期限？

保管期限是指对档案划定的存留年限。档案在整理过程中，需要按照文件材料归档范围和保管期限表对文件材料划定保管期限，并以保管期限为基础进行分类保管。保管期限有永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。部分档案根据其专业档案管理办法要求，可能有不同的定期年限，如50年、100年等。

02 划分保管期限的依据

根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》要求，各单位都应该编制本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。各单位内部机构或工作职能发生变化时应当及时修订本单位的文件材料归档范围和档案保管期限表，经重新审查同意后施行。《国家档案局关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》（档函〔2022〕58号）文件要求，全面推行档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度，规范和指导档案形成与收集、整理与归档、鉴定与销毁等工作，统筹规划，有序推进，及时做好三合一制度的指导和审查工作。

03 如何鉴定保管期限（1）区分不同档案门类《机关档案管理规定》规定，机关单位包括文书、科技、专业、人事、会计、音像、实物等门类档案，其中科技档案又包括科研档案、基建档案、设备档案，各单位根据自身业务工作的性质又会有各种不同类型的专业档案。不同档案门类的保管期限是不一样的，在鉴定保管期限的时候需要分门别类的开展工作，这样才能做到有条不紊，循序推进。（2）剔除不归档的文件材料《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（第8号国家档案局令）明确规定，普发性不需本机关办理的、重份的、无查考利用价值的文件材料，都是不需要归档的，在鉴定文件材料的价值之前需要予以剔除，不鉴定，不归档。（3）区分不同责任责同样的文件内容，责任者不同，归档的价值也不一样。更有甚者，同一责任者的文件材料，不同文号，不同文头，其所具有的保存价值也可能不一样。（4）按规律排序，保持文件之间的有机联系档案工作讲究“有序”，有序即规范，无序则杂乱。无论何种档案，都有其自身的规律，档案整理的过程就是发现规律、依循规律，使之排列有序，规范井然。如，文书档案可以按时间先后、文号先后、不同责任者、不同文头、不同类型（正式公文、非正式文件材料，协议类，合同类，名册类，介绍信类，报表类等）寻找规律；

专业档案，如婚姻登记档案，依照《婚姻登记档案管理办法》规定，按办理流程，依次归档。

（5）对照保管期限表进行判断保管期限表是鉴定的依据，判断文件材料的价值就是将文件材料和保管期限表的内容一一比照对应。有时，可以直接通过文件材料的题名进行判断，有时需要仔细研读文件材料的正文内容。无论是文件题名还是正文内容，都属于这份文件材料的“档案信息”，是档案的核心价值所在，保管期限就是体现档案的核心价值。（6）“就高不就低”归档范围和保管期限表所列的内容是概括的、精简的，可能会有不全面、不准确的地方，那么在鉴定保管期限的时候遇到找不到对应指标项的时候怎么办？原则是：“就高不就低！”这个原则并不是说，只要保管期限表中没有的项就都划分为“永久”，而是需要综合考虑，考虑这份文件材料的同类性，和类似的哪些指标项比较靠近，可以参照某项指标进行划分，可以和其同一保管期限或高于其保管期限。

档案永久由什么判断

档案“永久”的鉴定

什么是档案？有纸质的文件材料，有图像的照片，有声音视频的声像，有以一定形态存在的实物，还有信息化的电子档案。

这些东西都是和工作有关，那么全部作为永久保管吧！再或者，这个不重要，哪个不重要，不要了，不存了，10年！是否需要保存要对照归档范围来判断，永久、定期要对照保管期限表来鉴定，档案人要熟悉档案管理的各项规则，心中有丘壑，手里活才能顺。

保管期限鉴定的不准确，可能会造成重要档案的丢失，不重要档案的泛滥。《各级各类档案馆收集档案范围的规定》规定，省级以上档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下档案馆接收保管期限为永久和30年以上的档案。如果档案保管期限定低了，可能档案馆都不一定能收到，主动接收都收不到，谈何长久保管，谈何服务利用。

《机关档案管理规定》规定，应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定后，该调整保管期限的调整保管期限，该进行销毁的进而开展销毁工作。已经划分为“永久”的档案，不存在到期的说法，因为它的保管期限是永久嘛！定期的档案才需要进行鉴定，那么“永久”保管期限划错的那部分怎么办？还是说鉴定工作开展的过程中，不分保管期限全部来一次？那代价太大了！档案，是有价值的，或许当下没有发现，没有显露，但是站在历史的角度它的作用是无限的。

不同类型档案的保管期限

一、文书档案的保管期限

1. 永久：凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2. 长期：凡是反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。

3. 短期：凡是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。

二、科技档案的保管期限

1. 永久：凡是在长远的历史时期内具有查考利用价值的科技档案，都应永久保存。

2. 长期：凡是在一定历史时期内具有查考利用价值的科技档案，都应长期保存。

3. 短期：凡是在一定时期内具有参考利用价值的科技档案，都应短期保存。

三、会计档案的保管期限

1. 永久：年度财务报告、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

2. 定期：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表。

3. 10 年：月度、季度、半年度财务报告。

4. 30 年：原始凭证、记账凭证、总账、明细账、其他辅助性账簿、会计档案移交清册。

四、人事档案的保管期限

1. 永久：在长期工作中形成的反映干部情况的档案材料。

2. 长期：一般工作活动中形成的档案材料。

3. 短期：临时工作中形成的档案材料。

五、音像档案的保管期限

1、永久：凡是记录和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家建设和历史研究有长远利用价值的音像档案，列为永久保管。

2、长期：凡是记录和反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的音像档案，列为长期保管。

3. 短期：凡是在较短时间内对本单位有参考利用价值的音像档案，列为短期保管。

不同类型的档案有不同的保管期限，在实际工作中需要根据具体情况进行判断和划分，以确保档案的安全、准确、完整和机密。同时，在档案保管过程中，还需要注意档案的保护和管理，定期进行档案整理、鉴定和销毁等工作，以提高档案的利用价值。（武汉档案整理、武汉档案公司、武汉档案整理公司、咸宁档案整理、咸宁档案公司、武汉档案数字化、咸宁档案数字化、湖北武汉档案整理、湖北武汉档案数字化、湖北武汉档案修复、咸宁档案修复、武汉档案、咸宁档案、湖北档案公司、湖北档案整理、武汉档案用品、咸宁档案用品、云典档案整理公司 )