档号是一个在各种文档管理和信息系统中广泛使用的术语，指的是特定档案或文件的唯一标识符。它通常由一串字母和数字组成，用于区分和检索不同的文件。新手档案员应当弄清楚档号的内涵，知道什么是档号，档号的各组成部分都表示什么，便可以快速找到所需的文件，有效提升工作的效率。

01、“档号”是什么？

中华人民共和国档案行业标准《档号编制规则》(DA/T 13-1994)中对档号的定义为：档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。

档号就是档案的身份编号，这个编号唯一、固定且有规律。一经确定，一般不应随意改变。

02、“档号”的特征？

（1）唯一性原则

档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。

（2）合理性原则

档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。

（3）稳定性原则

档号一经确定，一般不应随意改变。

（4）扩充性原则

档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。

（5）简单性原则

档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。

03、档号的组成项？

档号的组成项可包括以下内容：

全宗号、档案门类代码、类别号、项目号、目录号、案卷号、件号、页号、保管期限、年度等。

全宗号

全宗号即档案所属全宗的代码。一般采用4位代码标识全宗号，其中第1位用大写汉语拼音字母标识全宗属性，后3位用阿拉伯数字标识顺序号。

类别号

类别号是指按照分类方案赋予全宗内各层级档案类别的代码。可以根据档案的类型设置多级类别层次，一般采用大写汉语拼音字母、阿拉伯数字或二者的组合编制二级及三级类别号，不应有重号。

档案门类代码

档案门类代码即档案所属门类的代码，一般采用2位大写汉语拼音字母标识档案门类代码。如：文书 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、会计“KU”、专业“ZY”、照片“ZP”、录音“LY”、录像“LX”、业务数据“SJ”、公务电子邮件“YJ”、网页信息“WY”、社交媒体“MT”、实物档案“SW”。

项目号

项目号指产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。采用项目、课题、设备仪器等的代号或型号标识项目号。

目录号

目录号指全宗内案卷所属目录的代码。

案卷号

案卷号指案卷排列的顺序代码。按组或册整理的档案可用组号或册号。

件号

件号指归档的文件排列的顺序代码。

页号

页号指案卷内文件每页排列的顺序代码。

年度

采用4位阿拉伯数字标识文件（档案）的形成年度。

期限

采用大写汉语拼音字母或大写汉语拼音字母与阿拉伯数字的组合标识保管期限。以代码“Y”标识永久，“D30”标识30年，“D10”标识10年。

04、档号的结构？

以卷为整理单位的档案

1、按“卷”整理的档号结构

按卷整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、目录号、项目号、年度、保管期限代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

2、结构说明

“×××”不代表各代码所占的位数。结构中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）相隔。结构中的各元素均属类别号，为同级代码，同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。

以“件”为整理单位的档案

1、按“件”整理的档号结构

按件整理的档号结构中，类别号的构成元素包括一级类别号（档案门类代码）、二级及三级类别号、年度、保管期限代码、机构/问题代码。其结构按相关规定或根据实际需要确定。

2、结构说明

“×××”不代表各代码所占的位数。结构中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时上、下位代码之间用连接号“-”（短横线）相隔。结构中的各元素均属类别号，为同级代码，同级代码之间用间隔号“•”相隔。连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。

“-”和“•”的使用

1、符号名称

“-” 连接号“•” 间隔号连接号和间隔号各占半个字位置，上下居中。

2、使用要求

（1）上、下位代码之间用连接号“-”相隔

全宗号、类别号、案卷号、件号之间一般使用“-”进行连接。如：全宗号-类别号-案卷号-件号J012-RS-012-0003说明：J012为全宗号，RS为档案门类代码（人事档案），012为案卷号，0003为件号。

（2）同级代码之间用间隔号“•”相隔

一级类别号（档案门类代码）二级及三级类别号、项目号、目录号、年度、保管期限代码、机构/问题代码都属于“类别号”大范畴之类，相互之间一般使用“•”进行连接。如：全宗号-档案门类代码·年度·保管期限·机构/问题代码-件号J109-WS•2023-D30-BGS-0003说明：J109为全宗号，WS为档案门类代码，2023为年度，D30为保管期限代码，BGS为机构（问题）代码（办公室），0003为件号。

05、档号和档号章的关系？

1、什么是档号章？

档号章是通过固定的印模，将档号的重要组成项在印模中予以体现。文书档案应按照《归档文件整理规则》进行整理，根据最新的《归档文件整理规则》要求，归档文件以“件”为单位整理。归档文件在整理的过程过程中，需要加盖档号章，档号章的组成项和档号的各部分是一致的，互为映衬，互为依托。

2、文书档号章的样式

《归档文件整理规则》规定，文书档案的档号结构宜为：全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。归档章包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数、机构（问题），其中全宗号、年度、保管期限、件号、页数作为必备项，机构（问题）作为选择项。

3、文书档号章的填写要求

①依据分类方案和排列顺序逐“件”盖章；

②盖在每“件”的首页——上端——居中——空白处；

③一般使用红色印泥；

④填写要用碳素墨水，不可用红、蓝墨水、圆珠笔、铅笔等不规范用笔。（武汉档案整理、武汉档案公司、武汉档案整理公司、咸宁档案整理、咸宁档案公司、武汉档案数字化、咸宁档案数字化、湖北武汉档案整理、湖北武汉档案数字化、湖北武汉档案修复、咸宁档案修复、武汉档案、咸宁档案、湖北档案公司、湖北档案整理、武汉档案用品、咸宁档案用品、云典档案整理公司 )