问题的提出

《电子档案管理办法》第二十九条规定，组织机构应当定期对达到保管期限的电子档案进行鉴定。对仍需继续保存的电子档案，应当重新划定保管期限并变更相关管理数据。这里已经明确电子档案达到保管期限时需进行鉴定，但如果电子档案一开始设定的保管期限就是“永久”呢？那是不是在长期保存过程中就不需要对其再进行鉴定？

问题可以转换为：对于需要归档的信息记录（电子文件），是否可以将其保管期限统一设置为“永久”，以免在长期保存过程中再次对电子档案进行保管期限鉴定？这个问题目前业界尚存在较大争议，没有统一答案，但笔者的回答倾向于肯定。

档案价值的长期性与不确定性

关于档案价值的长期性与不确定性的论证，国家档案局原局长杨冬权在《档案价值鉴定》一文中已经有详细阐述，本文只简单引用其核心观点，不再展开论述。

首先，档案价值具有长期性。档案不仅具有现实价值，而且具有历史价值，其中现实价值往往是短暂的，历史价值则是长久的。在判定档案价值时，“一定要有历史的眼光、长远的眼光、群众的眼光、学术的眼光，一定要有对历史负责、对人民负责的责任感。决不能图省事，怕麻烦，简单草率，马虎对待。那样，就会给历史留下空白，给后人留下悬案，让社会失去记忆”。

其次，档案价值具有多重性，对档案形成者、涉及者、研究者、所有者等不同主体的价值各不相同。这些多重价值可能随着时间推移发生变化，一开始认为没有什么价值或者价值不高的，日后发现可能极具价值。因此，需要“把应该予以留存的档案留存下去，为党和国家、为子孙后代留下更多凭证，积累更多文化财富和历史遗产，从而满足社会各方面对档案的长远利用需要”。

再次，档案价值具有不确定性，具体表现在因人而异、因时而异、因事而异、因地而异等。因此，“在具体确定文件是否归档和该划分为哪种保管期限时，也是宽一些比严一些更利于文件的留存”。

最后，数字时代的来临，加剧了档案价值的长期性和不确定性。利用大数据和人工智能等技术，可以从看似无用的海量数据中挖掘出有价值的信息，甚至发现隐藏在数据背后的规律，预测未来的趋势。单个数据（集）或许价值不大，但通过和其他数据（集）关联，可能展现出意想不到的价值。看似低价值甚至无价值的数据也可以作为AI模型的训练语料。在信息技术高速发展的时代，几乎已经不存在没有价值的数据，更不用说价值密度本来就比一般数据高得多的档案数据了。

电子档案永久保存的可行性

给档案设置保管期限的核心目的是在档案部门资源有限性与信息价值不确定性之间寻求平衡。纸质档案时代，不管是档案库房的物理存储空间、保管维护成本，还是档案管理部门的人员配置、资金投入，实现所有档案永久保管，是难以承受之重，而档案信息价值却存在不确定性，投入产出不成比例。电子档案时代，面临的情况已经发生革命性变化，具备永久保存的可行性。

首先，电子档案所需的物理空间和存储成本大幅降低，而且还在持续降低过程中。随着技术进步，存储设备单位存储密度会越来越高，单位存储成本则随之越来越低。纸质档案时代令人头疼的“胀库”问题在电子档案时代不复存在。此外，随着云计算技术和存储备份技术的发展，数据存储备份的管理成本也在逐步下降，按需存储备份、自动执行策略等技术手段可以在确保档案数据安全的前提下大幅提升管理效率。

其次，电子档案长期保存技术取得显著进步，在技术策略和管理策略的协同作用下使电子档案永久保存的实现具备了可能性。尽管到目前为止，电子档案的长期保存依然是世界性难题，单纯依赖技术手段无法真正做到，但新型耐久性存储载体的出现、高可靠性存储技术的发展、多载体融合存储解决方案的推出还是为物理层面上的电子档案长期保存提供了可能。逻辑层面的长期保存需要通过制定完善的保存策略（包括技术策略和管理策略）来实现，比如备份策略、迁移策略、转换策略、巡检策略等。不管怎么说，维护电子档案永久保存的各方面成本相对于纸质档案而言已大幅下降。

再次，电子档案丰富的利用手段、便捷的利用方式以及巨大的利用潜力是对电子档案进行永久保存的重要驱动力。信息和网络技术的发展，大数据、人工智能等新兴技术不断进步，各种灵活、便捷信息检索工具的应用，以及数字信息天然的传播、触达和共享优势使得电子档案的利用效果和利用效率有了大幅提升。哪怕是在电子档案永久保存后，其数据容量未来可能达到海量级别，利用的便捷性仍是纸质档案时代所无法想象的。

最后，从鉴定工作本身投入产出比来看，开展电子档案保管期限鉴定并非明智的选择。保管期限鉴定首先需要确定档案的价值，然后根据价值确定对应的保管期限，对于没有价值的档案还需要启动非常复杂的销毁流程。这其中虽然部分环节可以借助人工智能技术进行辅助鉴定，但大部分工作仍然高度依赖人工，特别是档案业务专家的经验。整个鉴定过程工作量大、周期长，而且不可避免地存在误判、误销的风险，由此带来的收益是少量存储空间的节省以及少许利用效率的提升。巨大的投入成本和出错风险与微不足道的好处和收益相比，是否有必要开展电子档案保管期限鉴定的结论显而易见。

至此，文章标题中的问题已经有了确定的答案：电子档案建议采用“永久保存”策略，过程中不需要对其进行保管期限鉴定。在信息记录（电子文件）归档时，可以将其保管期限统一设置为“永久”，后续不管是在档案室保管阶段还是移交进馆后，不需要再对电子档案的保管期限进行鉴定。

当然，这并不是说保管期限鉴定这项工作就不存在了，信息记录（电子文件）的形成部门在归档之前依然需要完成保管期限鉴定，或者说是价值鉴定，其中鉴定结果为“没有保存价值的”无需归档，鉴定结果为“对国家和社会具有保存价值的”将其保管期限设定为永久。

（作者系上海阿吉必信息技术有限公司创始人，教授级高级工程师，工学博士）

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