近年来，档案数字化工作在党政机关推进较快，在发挥积极作用的同时，也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现，部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作，导致失泄密案件时有发生。

案例一：管理不严致泄密

2016年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件、资料在某微信群中传播。经查，发布者系档案数字化加工人员孙某。当年孙某所在的档案数字化加工公司，在为某局进行档案数字化加工时，对原始纸质档案资料进行拆封扫描但未做复原检查，导致涉案文件遗落在数字化加工现场。孙某打扫卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍照，发在家庭微信群中，造成泄密。事件发生后，有关部门对孙某作出辞退处理，给予某局数字化工作负责人高某党内严重警告处分。

案例二：私自留存致泄密

2013年7月，某档案服务公司承担了某地方档案数字化外包工作，为防止制作完成的档案数字化成果在处理中丢失，该公司数字化加工项目办经理宋某，违规将5年多的包括涉密档案在内的所有电子档案信息带出委托单位，将其存储在连接互联网的计算机中。经鉴定，其中涉及数百份国家秘密。事件发生后，该公司给予直接责任人宋某开除处分，当地档案部门对发包单位责任人员也给予了相应处理。

案例三：违规外包扫描致泄密

2014年10月，有关部门检查发现，某部档案管理系统服务器上存有大量涉密文件扫描件，档案室1台连接互联网的计算机存有该部涉密档案扫描文件。经查，2014年4月，承担该部档案数字化工作的甲公司工作人员何某，因担心以前由乙公司（在甲公司之前接受委托负责该部档案数字化工作）扫描整理的有关文件扫描件在新程序下读取遇到问题导致数据损坏，便私自将全部原始数据备份保存在了档案服务器的D盘上，准备运行正常后删除。2014年4月档案管理软件系统升级后，系统中的图片文件命名需重新进行统一后才能正常使用，何某在帮助修改涉密扫描件文件名时，违规在连接互联网计算机上操作，且修改完成后忘记及时删除，导致泄密。案件发生后，有关单位对何某予以辞退，甲公司项目负责人王某调离数字化项目组，职务降为副职，扣发3个月奖金；对该部保密办主任某通报批评，并取消当年评优资格。

案例四：存储载体丢失致泄密

2015年12月，某市档案局工作人员在工作中发现，在对相关档案资料进行现场数字化工作结束后，存储档案数据的1个移动硬盘下落不明，随即向上级档案局和该市国家保密局报告。经该省国家保密局对硬盘内的备份数据进行密级鉴定，硬盘存储的档案资料中包括1份机密级、1份秘密级国家秘密。案件发生后，有关部门对该档案局数字化加工场所现场负责人胡某、李某作出辞退处理，并在单位内部开展保密整改。

案例五：违规复制扩散致泄密

2002年12月，有关部门监控发现，两份秘密级档案资料通过互联网电子邮件被传递。经查，发件人系某州档案局职工李某，其好友印某和刀某以要写论文为由，向李某索要有关方面的档案资料。李某利用职务之便，在档案局系统中找到7份相关档案资料（其中包括2份秘密级国家秘密），并擅自导出至非涉密电脑，通过互联网电子邮箱传递给印某，随后印某转发给刀某，造成泄密。案件发生后，有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。

档案数字化反映的问题

工作人员缺乏“两识别”。档案数字化加工人员缺乏基本的保密意识和常识，也未按要求对相关人员进行保密教育和提醒。甚至有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用，便“监守自盗”，造成国家秘密知悉范围扩大，最终导致泄密。

外包监管严重缺位。档案数字化工作一般外包给专业公司进行，当起了“甩手掌柜”，既不规定数字化工作的场所，也不派专人或采取安装摄像头等技术手段对数字化过程进行全程监管，甚至对相关的数字化设备也不进行安全检查，使国家秘密处于危险境地，随时可能失控，自以为“高枕无忧”，实则“危机四伏”。

成果流转“予取予求”。档案数字化过程中对于原始档案的管理，出库和入库、拆封和复原等环节没有交接瘦削，也不逐卷核对是否一一对应，不仅会给“有心之人”提供可乘之机，也不利于数字化效率的提升。

警示点评

机关单位要重视涉密档案数字化加工保密管理，选择具有涉密档案数字化加工保密资质的单位提供服务，与服务单位签订保密合同，全面掌握驻场服务人员情况，与服务人员签订安全保密责任书，对加工现场实行全过程保密监控。数字化加工使用的计算机、存储介质等设备原则上由机关单位提供。确需服务方提供的，应当经委托方批准同意，服务完成后及时将其中的信息存储部件移交委托方或按保密标准作清除处理。

服务方不得擅自带入带出仪器设备，服务人员不得带入手机、照相机等私人物品，不得擅自带出物品设备。服务完成后，服务方应将数字化加工成果及加工过程中形成的文档资料全部移交委托方，不得擅自留存。

法条链接

中华人民共和国保守国家秘密法

第四十一条 从事涉及国家秘密业务的企业事业单位，应当具备相应的保密管理能力，遵守国家保密规定。从事国家秘密载体制作、复制、维修、销毁，涉密信息系统集成，武器装备科研生产，或者涉密军事设施建设等涉及国家秘密业务的企业事业单位，应当经过审查批准，取得保密资质。

第六十条 取得保密资质的企业事业单位违反国家保密规定的，由保密行政管理部门责令限期整改，给予警告或者通报批评；有违法所得的，没收违法所得；情节严重的，暂停涉密业务、降低资质等级；情节特别严重的，吊销保密资质。未取得保密资质的企业事业单位违法从事本法第四十一条第二款规定的涉密业务的，由保密行政管理部门责令停止涉密业务，给予警告或者通报批评；有违法所得的，没收违法所得。

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