202204业务研究 |档案开放与档案利用关系探析

通过对全国综合档案馆档案开放与档案利用、历史档案开放与利用和现行文件利用的情况统计分析，得出档案利用率并没有随着档案开放率的增加而增加，档案开放与档案利用的关系并不成正相关关系的结论。并对影响档案开放与档案利用的关系的外在因素、档案自身的因素、开放档案的利用者历史工作者因素和档案利用率因素进行分析思考，认为可能最主要的因素是档案自身的因素，当然也不能忽视其他因素的影响。而探索档案开放与档案利用的真正关系之路恐怕还会很长。



 档案开放与档案利用关系探析

     对于档案开放与档案利用关系，学界大都认为：“档案开放的目的就是降低档案使用的门槛，放松对档案信息的控制，方便利用者的使用。” [1]“档案的开放，扩大了档案的利用范围，同时也提高了档案的使用频率。” [2]“开放档案使档案信息服务利用面更广，利用率更高”， [3]而“做好开放工作是提高综合档案馆利用率，扩大利用范围的最有效的方法。” [4]总之，档案开放的越多档案利用的就越多。

     新《档案法》最大亮点的之一就是缩短了档案开放期限，由原来的30年缩短为25年。其理论基础正是基于这种对档案开放与档案利用关系的认识。一直以来，我国档案馆的档案利用率持续走低，档案开放期限的设置就被认为是其原因之一。对此，甚至有学者建议“不设置30年的开放期，而是从档案形成之日起就对社会、公民开放”。 [5]因而，对于缩短档案开放期限，学界大都认为：“为了扩大档案开放和利用，提高档案开放效率，新《档案法》将档案开放期限由原来的30年缩短为25年”，[6]“扫清了档案开放利用工作中的部分阻碍，一定程度上可为开放利用工作提效增速。” [7]

     很显然，从上述中可以看出，档案开放对于档案利用有着积极的促进的作用，档案开放与档案利用是正相关关系。然而，我国的档案利用却是长期在低谷中徘徊，这是档案开放的力度和数量不够造成的呢？还是设置档案开放期限的法律制度造成的呢？档案开放对档案利用的促进作用究竟有多大呢？这里就结合统计数据来探讨档案开放与档案利用的关系。



一、闽粤两地政府规章出台背


一、从档案开放与档案利用

统计情况中看其关系

     既然理论上认为档案开放与档案利用的关系是档案开放的越多档案利用的就越多，那么，这里就从档案开放与档案利用统计情况入手进行分析，看看在档案实际工作中到底情况如何。这里将统计情况分为三类：一是全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况；二是历史档案开放与利用的情况；三是现行文件（已公开政府信息）利用的情况。

1. 全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况分析

     对于全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况，这里的统计数据来自国家统计局国家数据网站的统计数据[8]，具体情况见全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放与利用统计表。

     从表-1可以看出，全国综合档案馆的档案利用率并没有随着档案开放率的提高而提高，而从1993年至2000年档案利用率不仅没有随着档案开放率的提高而上升，反而在下降，2016年至2020年同样的情况又出现了。这说明档案开放率与档案利用率并不成正相关关系，而且，档案利用率从1991年以来基本上一直呈持续下降态势。

     如果说，档案开放率与档案利用率受到档案馆馆藏量的影响，不能完全反映真实的档案开放与档案利用的关系，那么，档案开放与档案利用的绝对数应该能真实地反映两者之间关系的。表-2是全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放与利用数量情况统计。数据同样来源于国家统计局国家数据网站[9]

     从表-2可以看出，全国综合档案馆馆藏档案开放数量从1991年至2020年一路增加不断升高，档案开放的绝对数量越来越多，显然是不断加大的档案开放力度促成的。而档案利用数量则没有随着档案开放数量的增加而增加，而是基本处在一个变化很小的水平直线中。档案利用数量与档案开放数量增加的幅度拉开距离，渐行渐远，甚至越来越大。从档案开放与利用得绝对数量上来看，从1991年至2020年档案开放数量增加了5.96倍，虽然，档案利用的数量也增加了1.2倍。但是，如果将时间拉长，在一个更大的时间范围尺度来看，就不一定是增加了。据统计，1987年全国综合档案馆馆藏档案的利用数量是2250.94万卷件次[10]，这比2017年2077.95万卷件次最高值还多。而1988年正是《档案法》实施的起始年，也是将档案开放列入《档案法》的法律规定的起始年，经过30多年的持续档案开放，开放档案的数量大幅度地上升，但档案利用的数量可以说在这30年多内基本没有变化。这说明从档案开放与档案利用绝对数量上来看，它们之间也不成正相关关系。

2. 历史档案开放与利用的统计

     从全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放与利用情况来看，档案开放与档案利用其关系并不是正相关关系。这里可能有各种各样的原因，档案开放率低是不是一个原因呢？毕竟全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放率平均只有23.02%，最高也不过是30.58%。有不少学者就指出：“如此低的档案开放率直接影响着我国档案利用率的提高。” [11]“档案开放率不高导致档案利用率偏低”，[12]“在档案开放上，相较于西方国家70%-90%的开放率，我国还有很大差距。受制于档案开放率，档案利用率近年来也持续萎靡。” [13]

     档案馆的馆藏档案如果大部分都开放了，也就是达到西方国家70%-90%的开放率，是不是就可以提高档案利用率呢？虽然，我国综合档案馆的馆藏档案开放率平均只有23.02%，但是，还真有个别的档案馆开放率达到70%-90%西方国家的开放率。如我国第一历史档案馆1996-2013年的档案开放率，就达到这个标准了，其档案开放率最高为87.80%，最低为78.01%，平均为86.72%。具体统计见表-3第一历史档案馆1996-2013年馆藏档案开放与利用统计表。数据来源于1997年至2014年的《中国档案年鉴》