《黑图档·咸丰朝》

所见盛京文书档案管理机构探析

     在咸丰朝，盛京作为陪都政务往来频繁，为了妥善管理在公务活动中形成的各类文书、档案，在盛京各衙署内部设立了各种形式的文书档案管理机构，其中盛京内务府的文书档案管理机构更是直接命名为“档案房”。除此之外，为了维护清朝万世之统治，盛京的凤凰楼、崇谟阁、敬典阁更是作为皇家的专门档案馆存放了实录、玉牒、圣训、圣容等大量珍贵的皇家档案。对咸丰朝盛京文书档案管理机构进行探析，有利于帮助我们厘清咸丰朝盛京文书档案工作机制的运转，进而促进对清代盛京档案史的深入研究。但通过梳理现有文献，发现目前学界对咸丰朝盛京文书档案管理机构的研究较少，研究内容也多是以介绍馆藏和馆务为主。如丁海斌、王爱华对凤凰楼、崇谟阁、敬典阁内所藏档案的情况进行了概述 [1]；赵彦昌、姜珊、王睿嘉、郅宗等人则是侧重于对盛京内务府档案房 [2]、盛京凤凰楼 [3]以及敬典阁、崇谟阁 [4]的馆务情况进而探究，总体来看目前围绕咸丰朝盛京文书档案管理机构的相关研究还远不够系统和深入。而《黑图档·咸丰朝》作为咸丰十一年间盛京内务府衙门往来公文的汇抄档案，其中包含了大量与盛京文书档案管理机构相关的档案，其对于研究当时盛京文书档案管理机构具有极高的资料参考价值，因此我们应该充分发挥《黑图档·咸丰朝》对于研究清代地方档案史的重要作用，利用《黑图档·咸丰朝》对盛京文书档案管理机构进行考察，以期使清代地方档案史的研究更加体系化。

     盛京内务府在盛京行政管理体系中极为重要，因此势必在其行政管理活动中产生大量的文书、档案，档案房作为盛京内务府的文书档案管理机构，虽以“档案”两字命名，但实则承担着重要的文书、档案管理的双重职能。根据辽宁省档案馆藏《盛京内务府档》中的《档案房为各衙署来文九件交各该处办理事呈盛京内务府》[5] 、《盛京内务府为档案房呈请领印泥材料及档案纸张事咨盛京户部》[6] 等档案记载可知，早在乾隆时期，档案房就已经承担了盛京内务府的文书印务、汇总以及管理等工作。而在《黑图档·嘉庆朝》中将档案房的职能描述如下：“向为本衙门印务、总汇之区，所有各部衙门来文，以及本府三旗、各司稿案、册档、号簿，俱集聚于斯，以备查办。” [7] 由此可见档案房不仅需要负责盛京内务府的文书管理工作，同时其还作为档案库房保管着盛京内务府的相关档案，职责不可谓不重。《黑图档·咸丰朝》中也有诸多围绕档案房文书档案管理职能的记载，通过对相关档案进行分析，我们可以对咸丰朝盛京内务府档案房的职能及具体工作情况有一个更加全面的了解。

     从《黑图档·咸丰朝》的档案记载中，我们可以了解到在咸丰朝档案房承担着盛京内务府文书的印务工作，其主要职责是于官署封印期间，提前于空白文书之上加盖印信，并在开印后将未使用的空白印纸进行销毁。如在《黑图档·咸丰朝》中就记载了咸丰二年正月，档案房销毁未用完的预印空白文书纸张的事情。 [8]《档案房为关领钤印空白纸张事》中也同样对咸丰五年关领预印空白文书的事情进行了记载。 [9]档案房在钤印空白文书的同时也负责对这些空白印信文书进行严格管理，这样做可以在一定程度上避免官员舞弊，以保证预印空白文书的合理利用。同时档案房作为盛京内务府的印务之处，还承担着对各旗印信使用的监管职责。根据《黑图档·咸丰朝》中的档案记载：“正黄旗牛录处呈为呈请钤用图记存查事。由档案房抄出，为傅知事，照得佐领三员设立图记一颗，係派奏佐领一员掌管隶档案房钤用，嗣后凡有应用图记之处俱应呈书底稿方行以备查核，相应传知各该处遵照可也等因抄出发前来，今本旗钤用咸丰元年行存各稿件黑图档一本，理合呈堂存案备查可也，为此具呈。” [10]从档案中我们可以了解到在咸丰朝，印信需由三人共同管理，同时各旗在对公文进行钤印时需要向档案房呈书底稿以备查核，可见盛京内务府档案房对于印信的管理是较为严格的。这一点从《正黄旗牛录处为催办五户壮丁钱粮等情形钤用图记存案备查事》 [11]、《正黄旗牛录处为将钤用图记票张存案备查事》[12] 等档案中也可以得到印证。

     在咸丰朝，盛京内务府与各部衙门公务往来频繁，形成了大量文书，因此档案房在文书运转中也承担着重要职能。《黑图档·咸丰朝》中有诸多档案房围绕其职责承担文书运转职能的记载。例如《档案房为承领时宪书事咨钦天监》中就记载了咸丰三年，盛京地区承领时宪书的情况。 [13]时宪书作为清代臣民了解天文气象、吉时节令等的重要册集，需要颁行各地，盛京内务府档案房就承担盛京地区承领时宪书的重要职责。此外在《档案房为请转呈奏折事呈请咨奏事大臣》[14] 、《档案房为转呈奏折事》 [15]等档案中也记载了盛京内务府档案房在转呈奏折中所发挥的重要作用，这也能够说明在咸丰朝盛京内务府档案房确实承担着大量重要的文书运转工作，其职责不可谓不重。

     档案房同样也承担着对档案的汇抄职能，在对档案进行管理的过程中往往需要形成大量的档案汇抄件，因而需要由档案房来进行抄写。在咸丰二年正月《档案房为抄写档案请领笔墨呈请咨盛京工部》中记载到：“档案房为咨行事。查得本衙门年例抄写档案需用笔六十支、墨九两相应咨行。盛京工部查照本衙门印领发给可也，为此具呈” [16]，咸丰五年正月《档案房为关领记档所需笔墨事呈请咨盛京工部》中也同样记录了盛京内务府档案房领取笔墨用以记档一事。 [17]从这两份档案的记载中，我们可以了解到盛京内务府档案房会在每年正月从盛京工部处领取一年记档所需的笔墨，每年领取的笔墨量通常为笔六十支，墨九两，从如此大的笔墨用量中也可以反映出在咸丰朝盛京内务府档案房确实承担着繁重的档案汇抄工作。

     为了方便对档案的查考或利用，档案房还需定期或依照上级的要求，将所贮存的相关档案按照要求进行整理后再行移交。例如在咸丰朝，盛京内务府档案房需要定期将红本移交至批本处，这一点在咸丰元年《档案房为进送黑牛馆红本事呈请咨批本处》[18] 、咸丰六年《档案房为进送黑牛馆红本事呈请咨批本处》 [19]等诸多档案中皆可得以印证。此外，在咸丰朝，盛京内务府档案房每年还需要造送一次武职官员经制册。《档案房为造送三旗官员经制册事呈请咨盛京兵部》中记载：“档案房呈为咨送经制册事。前于嘉庆八年准兵部咨开，嗣后武职官员每年一次造具经制册咨送本部备查等因在案。今将镶黄旗佐领岫云、正黄旗佐领承恩、正白旗佐领兆麟并镶黄旗骁骑校安福、正黄旗骁骑校玉衡、正白旗骁骑校际德等之加级记录告具经制册三本理合呈请咨行，兵部查照可也，为此具呈。” [20]由此可见在咸丰朝，盛京内务府档案房确实承担着许多重要的档案移交职责，同时从盛京内务府档案房移交的档案内容中也可以看到，盛京内务府档案房内所保存的档案在盛京地区各项政务的顺利运转上发挥了重要作用。

     档案房作为盛京内务府的档案库房，保管档案自然也是档案房的例行工作之一。在咸丰朝，盛京内务府档案房中保存的档案主要有以下三类：第一类为各部来文以及盛京内务府三旗等司在处理事务中形成的政务档案；第二类为盛京内务府来文公文的抄稿存册即《黑图档》，在咸丰朝，各旗需要定期将行存各稿件汇抄存查为《黑图档》并按时移交至盛京内务府档案房，由档案房来进行集中保管。《正黄旗骁骑校玉衡等为将咸丰四年分行存各稿件黑图档存案备查事》中记载到：“正黄旗骁骑校玉衡等呈为呈请钤用图记存查事。由档案房抄出，为傅知事……今本旗钤用咸丰四年行存各稿件黑图档一本理合呈堂存案备查可也。” [21]，可见在当时保存公文汇抄副本——《黑图档》已经成为了固定的制度；第三类在盛京内务府档案房中保管的即为盛京内务府户口册，在咸丰朝，盛京内务府每三年需要编审一次户口册，而户口册每次都要编审三份，一份由盛京内务府保存，另一份送交盛京户部保存，还有一份则送交总管内务府保存。在《黑图档·咸丰朝》中记载：“将造得咸丰十一年分镶黄旗壮丁册三本，棉花、盐靛、采蜜、捕鱼、养蜂子、看坟等项壮丁册三本兼在佐领下星尼壮丁册三本，开档投充壮丁册三本、本官员兵等家奴册三本、由棉靛盐三项册内捡出小门壮丁册三本，共册十八本。” [22]将其中一份户口册保存在盛京内务府档案房，这是因为盛京内务府的诸多差务均需要人丁来完成，因此经常需要对这些人丁进行登记和管理。目前辽宁省档案馆现存的户口册就是清朝内务府档案房中保存下来的，而本文所用的《黑图档》在清代也正是保存于盛京的档案房之中。而这么多的档案得以存留于世也正是得益于盛京内务府档案房的妥善保管。

     《黑图档·咸丰朝》的诸多档案中详细记载了盛京内务府档案房所承担着的重要的文书档案管理职能。但从《黑图档·咸丰朝》的另一些档案记载中我们也可以发现在咸丰朝，盛京内务府档案房并不是专职性的文书档案管理机构，它还承担着官员选拔调任升迁、礼仪祭祀与宫殿维修等职能，在《档案房为骁骑校际德安福二员互相调转事呈请咨总管内务府》 [23]《档案房为承修继思斋等处宫殿事呈请咨盛京工部》 [24]《档案房为恭接玉宝备办彩亭各项事呈请咨盛京将军衙门等》[25] 等档案中均记载了档案房所承担着的其他职能，虽然档案房需要承担这些职能与档案房是盛京内务府的所属机构密不可分，但这也同样说明，在咸丰朝，盛京内务府档案房在承担文书档案管理职能的同时还需要与其他行政职能并行，机构的专职性不强，职能也较为杂乱，这也必然会给咸丰朝盛京文书档案工作带来一定不利影响。

     清朝统治者在盛京地区仿照京制建立了官署，到咸丰朝，各衙署已日渐完善，其内部的文书档案管理机构也日益健全。通过翻阅《黑图档·咸丰朝》，发现其中对除档案房之外的其他衙署的文书档案管理机构的记载很少，但这些衙署的文书档案管理机构的设置对于盛京文书档案工作的运转也起到了重要作用。

     盛京将军衙门掌管着盛京地区的军政要事，其文书档案管理机构主要有印务处、摺本房、司务厅等。《黑图档·咸丰朝》中对于印务处的记载多为“盛京将军衙门为咨行事，印务处案呈……” [26]印务处在咸丰朝的职能主要是为盛京将军监印用印，负责总查事件，承担着盛京将军衙门文书钤印的重要职能。

     此外，盛京五部出于行政管理的需要，也势必会产生大量的档案需要管理，因而在盛京五部的衙署内部皆设有档房，《盛京工部为详查登记各项库贮银两物料细数事》中记载：“盛京工部档房为移付事，于本月初二日奉堂谕，本堂自去冬到任后，即拟盘查本部各项库贮银两物料……今特派内务府内管领文魁、骁骑校际德会同兼库郎中富廉、署堂主事将各项现存银两物料细数逐一详查登记备稿存案。” [27]从这份档案中，我们可以看到在咸丰朝盛京工部的档房承担着档案的移交和保管的职能，是重要的档案管理机构。在《盛京典制备考》中也记载了由于盛京五部之中户部、刑部的档案管理工作量庞大，因此盛京户部和盛京刑部各设档房三间。[28] 

     除上述在《黑图档·咸丰朝》中提及的文书档案管理机构外，我们还可以从其他史料中了解到在咸丰朝，盛京地区各衙署中确实设有各类型的文书档案管理机构，如奉天府尹衙门设经历司来负责掌理往来文移之事、沈阳县衙设有承发房负责文书的收发等。这些文书档案管理机构的设置有力地保障了盛京文书档案工作的有效运转，进而提高了盛京行政机构的行政效率。