【扶贫知识】江西省精准扶贫档案整理细则
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一、整理标准
1.精准扶贫纸质档案按《文书档案案卷格式》(GB/T 9705-2008)等进行整理。
2.照片和电子档案等特殊载体档案,分别按《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)、《数码照片档案归档与管理规范》(DA/T 50-2014)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)等进行整理。
二、分类
根据《江西省精准扶贫档案工作实施细则》,县级、乡(镇)精准扶贫档案可分为综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类、特殊载体类,村级精准扶贫档案可分为汇总文件、贫困户文件。具体分类编号表如下:
精准扶贫档案及代码 |
类目及代码 |
备注 |
县级、乡(镇)(JF) |
综合管理类(01) |
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精准识别类(02) |
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精准施策类(03) |
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精准脱贫类(04) |
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特殊载体类(05) |
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村级(JF) |
汇总文件(01) |
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贫困户文件(02) |
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三、组卷和排列
1.县级精准扶贫部门形成的精准扶贫档案,其立卷单位为县级扶贫部门,乡镇、行政村形成的精准扶贫档案,其立卷部门为所在乡(镇)。
2.综合管理类文件按时间结合事由组卷。
3.精准识别类文件按时间结合事由组卷。
4.精准施策文书类文件按事由结合时间组卷,精准施策基建项目类文件按项目进行组卷,基建项目文件一般“一个项目一卷”。案卷排列时先排施策类纸质文件,再排基建项目,编大流水号。
5.精准脱贫类文件按照时间结合事由组卷。
6.村级精准扶贫文件可分为汇总文件和贫困户文件,应以村为单位进行组卷,贫困户文件应“一户一卷”。
四、档号编制
档号由全宗号、分类号、案卷号组成。
全宗号:县级综合档案馆给定县级扶贫部门或乡镇的编号。
案卷号:在文件最低一级类目内编制流水号。
全宗号、分类号、案卷号之间用“-”联接,分类号之间的类目需加上“·”分隔符。
五、编写页码
在有效文字页面正面的右下角、背面的左下角编写页码。
六、编制卷内目录、填写案卷封面和卷内备考表、装订、编制案卷目录、装盒
卷内文件目录格式:
卷 内 文 件 目 录
顺序号 |
文号 |
责任者 |
题 名 |
日期 |
页次 |
备注 |
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顺序号:以卷内文件排列先后顺次填写的序号,亦即件号。
文号:文件制发机关的发文字号,无文号的可不填写。
责任者:制发文件的组织或个人,即文件发文机关或署名者。
题名:即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件,应自拟标题补充文件的事由等内容,并对自拟标题加“[ ]”号。
日期:文件的形成时间。以8位阿拉伯数字标注年月日。如20160212。
页号:填写每份文件首页所对应的页码;最后一件文件,填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。
备注:注释卷内文件需要说明的情况,如密级、是否复印件、破损情况等。
举例:XX县XX乡精准施策基础设施建设项目文件,其卷内文件目录如下:
顺序号 |
文号 |
责任者 |
题 名 |
日期 |
页数 |
备注 |
1 |
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XX |
项目申请表 |
20150407 |
1 |
|
2 |
|
XX |
可研报告 |
20150510 |
2 |
|
3 |
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XX |
预算表 |
20150601 |
7 |
|
4 |
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XX |
资金申拨及批复文件 |
20140708 |
12 |
|
5 |
|
XX |
招投标文件 |
20141009 |
… |
|
6 |
|
XX |
项目实施廉政责任书 |
20141013 |
… |
|
7 |
|
XX |
合同 |
…… |
… |
|
8 |
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XX |
决算材料 |
…… |
… |
|
9 |
|
XX |
报账请款单 |
…… |
… |
|
10 |
|
XX |
项目审计书 |
…… |
… |
|
11 |
|
XX |
验收文件 |
…… |
… |
|
12 |
|
XX |
项目移交文件 |
…… |
… |
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XX县XX乡XX村XX(户主姓名)贫困户类文件,其卷内文件目录如下:
顺序号 |
文号 |
责任者 |
题 名 |
日期 |
页数 |
备注 |
1 |
|
XX |
精准扶贫对象申请表 |
20140701 |
1 |
|
2 |
|
XX |
身份证、户口本复印件 |
…… |
2 |
|
3 |
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XX |
低保、五保、残疾人证明材料 |
20140701 |
3 |
|
4 |
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XX |
因病、因学、因灾等致贫证明材料 |
20140701 |
5 |
|
5 |
|
XX |
建档立卡贫困户调查表、特困对象入户调查基本情况表 |
20140701 |
6 |
|
6 |
|
XX |
精准扶贫对象审批表 |
20140901 |
7 |
|
7 |
|
XX |
贫困户脱贫计划落实情况表 |
…… |
8 |
|
8 |
|
XX |
贫困户信息采集表 |
…… |
… |
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9 |
|
XX |
家庭成员自然变更调查表 |
…… |
… |
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10 |
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XX |
贫困户分类及分户施策表 |
…… |
… |
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11 |
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XX |
.精准扶贫帮扶贫困户户表 |
…… |
… |
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12 |
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XX |
资金打入一卡通账户明细或贫困户签字确认证明等贫困户受益凭证 |
…… |
… |
|
13 |
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XX |
贫困户特色产业扶持、教育、医疗、社会保障及培训转移就业、易地搬迁、危旧房改造等帮扶措施过程中形成的抵押担保、还款承诺书、扣款委托授权书等文件材料 |
…… |
… |
|
14 |
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XX |
贫困户与村、乡和各类组织、金融部门等签订的合同、协议等法律文书 |
…… |
… |
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15 |
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XX |
干部结对帮扶贫困户联系卡 |
…… |
… |
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16 |
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XX |
宣传手册 |
…… |
… |
|
17 |
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XX |
贫困户精准扶贫登记证 |
…… |
… |
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18 |
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XX |
贫困户退出摸底调查表 |
…… |
… |
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案卷封面采用软卷皮封面,格式如下:
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(全宗名称) |
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精准扶贫档案 |
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(类目名称)
(案卷题名) |
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自 年 月至 年 月 |
保管期限 |
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本卷共 件 页 |
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全宗号 |
分类号 |
案卷号 |
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全宗名称:县级扶贫部门或乡镇的名称。
类目名称:按照分类方案所确定的类目填写,如综合管理类、精准识别类、精准施策类、精准脱贫类。
案卷题名:即案卷标题,应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。精准脱贫类中的贫困户档案案卷按“一户一卷”组卷,其题名为:“××乡××村×××(户主姓名)贫困户档案”。
时间:卷内文件所属的起止年月。
保管期限:立卷时划定的案卷保管期限。
件、页数:案卷的总件数和总页数。
全宗号、分类号、案卷号:全宗号、分类号、案卷号按上面要求填写。
卷内备考表格式:
卷内备考表 |
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本卷情况说明 |
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立卷人 |
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检查人 |
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立卷时间 |
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本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,一般情况下不用填写,情况说明可以手工填写,也可用计算机打印。
立卷人:由责任立卷者签名。
检查人:由案卷质量审核者签名。
立卷时间:填写立卷的时间。