档案开放与档案利用关系探析

1. 全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况分析

     对于全国综合档案馆的档案开放与档案利用情况，这里的统计数据来自国家统计局国家数据网站的统计数据[8]，具体情况见全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放与利用统计表。

     从表-1可以看出，全国综合档案馆的档案利用率并没有随着档案开放率的提高而提高，而从1993年至2000年档案利用率不仅没有随着档案开放率的提高而上升，反而在下降，2016年至2020年同样的情况又出现了。这说明档案开放率与档案利用率并不成正相关关系，而且，档案利用率从1991年以来基本上一直呈持续下降态势。

     如果说，档案开放率与档案利用率受到档案馆馆藏量的影响，不能完全反映真实的档案开放与档案利用的关系，那么，档案开放与档案利用的绝对数应该能真实地反映两者之间关系的。表-2是全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放与利用数量情况统计。数据同样来源于国家统计局国家数据网站[9]

     从表-2可以看出，全国综合档案馆馆藏档案开放数量从1991年至2020年一路增加不断升高，档案开放的绝对数量越来越多，显然是不断加大的档案开放力度促成的。而档案利用数量则没有随着档案开放数量的增加而增加，而是基本处在一个变化很小的水平直线中。档案利用数量与档案开放数量增加的幅度拉开距离，渐行渐远，甚至越来越大。从档案开放与利用得绝对数量上来看，从1991年至2020年档案开放数量增加了5.96倍，虽然，档案利用的数量也增加了1.2倍。但是，如果将时间拉长，在一个更大的时间范围尺度来看，就不一定是增加了。据统计，1987年全国综合档案馆馆藏档案的利用数量是2250.94万卷件次[10]，这比2017年2077.95万卷件次最高值还多。而1988年正是《档案法》实施的起始年，也是将档案开放列入《档案法》的法律规定的起始年，经过30多年的持续档案开放，开放档案的数量大幅度地上升，但档案利用的数量可以说在这30年多内基本没有变化。这说明从档案开放与档案利用绝对数量上来看，它们之间也不成正相关关系。

2. 历史档案开放与利用的统计

     从全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放与利用情况来看，档案开放与档案利用其关系并不是正相关关系。这里可能有各种各样的原因，档案开放率低是不是一个原因呢？毕竟全国综合档案馆1991-2020年馆藏档案开放率平均只有23.02%，最高也不过是30.58%。有不少学者就指出：“如此低的档案开放率直接影响着我国档案利用率的提高。” [11]“档案开放率不高导致档案利用率偏低”，[12]“在档案开放上，相较于西方国家70%-90%的开放率，我国还有很大差距。受制于档案开放率，档案利用率近年来也持续萎靡。” [13]

     档案馆的馆藏档案如果大部分都开放了，也就是达到西方国家70%-90%的开放率，是不是就可以提高档案利用率呢？虽然，我国综合档案馆的馆藏档案开放率平均只有23.02%，但是，还真有个别的档案馆开放率达到70%-90%西方国家的开放率。如我国第一历史档案馆1996-2013年的档案开放率，就达到这个标准了，其档案开放率最高为87.80%，最低为78.01%，平均为86.72%。具体统计见表-3第一历史档案馆1996-2013年馆藏档案开放与利用统计表。数据来源于1997年至2014年的《中国档案年鉴》[14]

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     从表-3中可以看出，第一历史档案馆1996-2013年档案开放率最高为87.80%，最低为78.01%，平均为86.72%，这已经与西方国家70%-90%的档案开放率基本相等。而其档案利用率最高为3.49%，最低为0.02%，平均为0.40%，却是大大的低于1991-2020年全国综合档案馆馆藏档案利用率最高为9.72%、最低为2.56%，平均为4.49%的数值，综合档案馆档案利用率平均值几乎是第一历史档案馆10倍还多。

      从表-3还可以看出，第一历史档案馆的馆藏档案利用率并没有随着档案开放率的提高而提高，也没有因为高达86.72%的档案开放率而提高档案利用率，反而档案开放率与档案利用率差距更大，档案开放率是档案利用率的215倍。在这18年中，虽然，档案开放率曾一次增加近10%（实际档案开放数量并没有增加），但是，其档案利用率，并没有随之增加，反而有所下降。而且，其档案利用率除2004年略有增加外，其他时间基本没有变化，其趋势基本是在一条直线上。这说明档案开放与档案利用之间，馆藏档案就是大部分都开放了，也不能提高档案的利用率，其不成正相关关系。

3. 对现行文件利用的统计

对于历史档案开放与利用的情况，也许会有人说，第一历史档案馆的馆藏档案离现实太远，所以，利用的人不是很多的。因为，“档案价值的变化大体上有两种情况：一种是随着时间的推移档案价值呈上升趋势；另一种是随着时间的推移，档案价值呈下降趋势。在现实生活中，绝大多数档案的价值变化是按后一种模式进行的。换言之，绝大多数档案的价值量的大小与其保管时间长短成反比关系。”“事实上，绝大多数档案的价值是随时间的推移而递减的”。[15] 这也是呼吁缩短或者不设置档案开放期限的原因之一。档案馆开展的现行文件（已公开政府信息）利用，既是响应政府信息公开，也是档案提前开放工作的一部分。现行文件（已公开政府信息）都是开放，对其利用的统计可以直接反映贴近现实的档案价值最高阶段的利用情况。表-4是全国综合档案馆2006-2020年现行文件利用统计情况，数据来源于国家档案局网站 [16] 

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      从表-4可以看出，全国综合档案馆2006-2020年的现行文件利用情况，虽然，有几次小幅上升，但是，总体趋势呈下降，尤其是近几年下降的幅度更大。

     由于没有全国综合档案馆馆藏现行文件的具体数量，无法确定现行文件的利用率以及其开放与利用之间的关系。这里将馆藏档案与现行文件利用进行比较，从中间接地看看现行文件开放与利用的情况。表-5是全国综合档案馆2006-2020年馆藏档案与现行文件利用统计比较。

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     从表-5中可以看出，全国综合档案馆2006-2020年馆藏利用现行文件占利用档案到比例，最高是10.21%，最低是1.10%，平均是5.48%。利用档案是利用现行文件的倍数，最高是90.54倍，最低是9.79倍，平均是27.72倍。按理论说越是近期的，其价值越大，利用者越多，反之价值越小，利用者越少。应该是现行文件的利用数量越来越多才对。因为，不仅现行文件离现实最近，而且，虽然没有馆藏现行文件的具体数量，但是，随着馆藏现行文件不断的积累的越来越多。这些积累的越来越多的现行文件，本身在档案室已经是现行档案了。即便是已经接近10年的现行档案也比档案馆的馆藏档案离现实近（因为，档案馆的馆藏档案至少都是10年前的档案），其价值应该更大，利用者应该更多，并且应该是越来越多。应该是现行文件利用的越来越多，馆藏档案利用的相对越来越少才对。而从表-5和图-5中却看出，档案利用有略微增长的趋势，现行文件利用却是呈下降趋势，两者之间并不是在缩小距离，更不是现行文件利用超越档案利用。很显然，档案开放（现行文件）与档案利用并不呈正相关关系。



二、对影响档案开放与档案利用关系的思考

1. 外在因素的影响

     对于档案利用率低的因素，不仅有认为档案开放率的因素，还有其他外在因素。这些因素主要分为两类：一类是档案馆的因素，一类是档案利用者的因素。对于档案馆的因素有档案开发、档案利用服务、档案管理等。经过几十年档案馆人的不断努力，在档案开发方面，除了加大了传统的档案编研、展览的力度外，还产生了一些新的形式，如与文化机构、社会人士等合作对档案资源进行开发，开发档案文化创意产品、主动推介相关档案信息等。在档案利用服务方面，档案利用的方式不断出现新的形式，越来越多样化。档案利用者既可以到档案馆查阅利用，也可以在办公室、家里或者其他任何地方，在任何时间通过档案馆的网站利用所需要的档案信息，还可以通过其他方式如信函、电话、电子邮件、微信等查阅利用档案。在档案管理方面，档案信息化建设取得了巨大的进步，不仅采用了现代信息技术管理档案，还出现了一大批数字档案馆，使档案管理水平得到了极大的提高。对于档案利用者的因素有档案意识、受教育水平等。同样经过几十年努力，公民社会档案意识得到了增强，高等教育也得到了大面积的普及与提高。应该说不论是档案馆的因素还是档案利用者的因素已基本扫除。档案利用率不说有大幅度的提升，也应当有所提升，最起码也应当与档案开放率的提升速度相匹配。显然，外在因素对档案利用的影响并不大，并不是关键的因素。当然，这不是说这些方面做的就很好了。应当认识到在这两方面还有许多不足的地方，仍然有很大的提升空间。

2. 档案自身因素的影响

     影响档案开放与档案利用关系的因素也有档案自身的缘故，由于档案自身的因素影响了档案利用率，影响档案利用率最主要的因素是档案的凭证价值。档案的凭证价值是档案最基本的价值，这也是档案区别于其他信息的最基本特征，也是档案被保存被利用的最主要因素。而档案的凭证价值有两大特点：一是档案凭证价值的专指性特点。档案凭证价值在一般情况下只与其有关联的当事人或社会组织产生利用和被利用的关系，而与其他没有关联的人在一般情况下是不会产生利用和被利用关系的。因为，档案的凭证价值只有与其有关联的当事人或社会组织能起到凭证作用，与其他没有关联的人是起不到凭证作用的。二是大多数情况只有有关联的当事人或社会组织出现了问题才会利用档案的凭证价值解决问题，而一般情况下却不会去利用档案的凭证价值。档案的凭证价值一般情况下被利用者利用是有条件的，“档案馆馆藏的大量有凭证作用的档案，只有在国家、社会组织或个人的权益受到影响、侵害损失、或发生权益纠纷时，有关社会组织或个人才会对它们产生利用需求”，[17] 这时档案利用者才会去利用档案的凭证价值解决或处理有关问题。正是档案凭证价值这两大特点，使得档案的利用率不高。因为，由于“专指性是利用档案中最基本的和普遍的属性”，而“绝大部分利用者到档案馆来查阅档案时，都有明确的目标和专门的要求。在此类情况下，利用者只需要利用极少量能解决他的问题的档案，而档案馆中其余数以万计的案卷对他来说是无关紧要的。”  [18]且，“国家、社会组织、个人的权益受到了影响、侵害、损失、或发生了权益纠纷，虽然可以凭借档案馆保存的档案使问题得到解决或处理，但所造成的不良影响一般难以完全消除，损失一般难以完全挽回，因而任何社会组织和个人都不希望此类问题发生”。[19] 所以，利用档案最基本价值——凭证价值者并不会很多，即便是这些档案成为开放的档案，也不会有更多的与其没有关联的利用者去利用这些档案。

     当然，档案并不是只有凭证价值，档案还有参考价值、历史价值、文化价值等。特别是档案的文化价值一直是档案人注重的档案开放价值，通过几十年的开放开发，也取得了一定的效果。但是，与理想中的状态还相差甚远。需要思考的是档案的文化价值与其他信息有何优势，只有针对档案有别于其他信息的文化价值去开放开发，才有可能取得比较理想的结果。

3. 开放档案的利用者历史工作者的影响

     对于档案开放，《档案法实施办法释解》的解释是：“档案开放是指由将原来处于封闭状态的档案依法向社会公开，供社会各方面利用，将过去控制在一定范围内使用的档案转变为供社会利用”。 [20]也就是说开放档案的利用者是社会各方面的人士。究竟哪些社会各方面的人士利用开放档案呢？最多的是历史工作者。可以说档案开放与历史工作者渊源最深。

     其一，最初开放档案是为历史工作者开放历史档案。我国档案开放源于1980年。1980年3月17日，国家档案局印发《关于开放历史档案的几点意见》（国档发[1980]088号），此意见经党中央、国务院领导同志批准。意见提出：“一是一九四九年以前的历史档案，即国民党统治溃灭以前的旧政权档案，除了极少数部分必须加以限制外，拟向全国史学界和有关部门开放；二是一九四九年以前的党的革命历史档案，除某些特定部分须限制利用外，拟向搞党史研究的部门开放。” [21]从中可以看出，开放档案首先开放的是历史档案，而且是为历史工作者开放历史档案的。

     其二，呼吁档案开放最早者和最多者是历史工作者。呼吁档案开放最早者是历史工作者。早在“1979年10月，国家档案局、中国社会科学院联合召开历史档案工作座谈会，就历史档案的利用和开放问题进行热烈的讨论，历史研究人员强烈呼吁开放档案。” [22] 而呼吁档案开放最多，并要求加大档案开放力度开放更多的档案的也是历史工作者。有档案学者做了利用需求调研，在“调研中72%的历史学者认为他们利用档案最大的障碍是档案馆以保密或以所利用的档案不属开放档案范围为由不提供利用。” [22] 

     其三，开放档案利用者最多的是历史工作者。对于档案利用一般分为工作查考、经济建设、编史修志、学术研究等。工作查考、经济建设大都是与之相关的内部人员利用档案，利用的档案既有未开放的档案也有开放的档案，但一般以未开放的档案为主。因为离现实越近的档案其价值越大。编史修志、学术研究利用的档案多数都是已开放的档案，尤其是以历史研究为主的学术研究利用基本都是利用的开放档案。近些年来兴起的民生档案利用，虽然占了利用档案的绝大多数，但其利用的基本都是未开放的档案，因为，涉及民生的档案大都具有隐私性，不在开放之列。

     利用开放档案最多的是历史工作者也与档案馆的工作定位相吻合。对于档案馆的工作定位大都为利用档案的史料中心。如李培清的《档案馆学》认为：“从工作内容看，档案馆是进行科学研究的档案史料中心。” [24]盛彦的《档案馆业务建设与管理》认为：“从工作内容看，档案馆是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。” [25] 

     当然，随着时代的发展，档案馆的定位为“五位一体”，大大扩展了档案馆的功能定位，但是，不得不承认历史工作者为主的利用与档案史料的中心影响还是很深的，历史工作者依然是利用开放档案的主力军。档案开放为历史工作者服务并没有错，问题在于历史工作者人数有限，利用的档案数量也有限，这也是随着档案开放数量的增加而档案利用并没有随之增加的原因之一。如何扩大开放档案的利用者，档案人也进行了积极的探索，20世纪末兴起的社会公民档案休闲利用就是其中最主要的方式之一。档案馆也做了大量的努力，但效果并不明显。问题是档案利用者的问题呢，还是档案自身的问题呢？这个问题不弄清楚，恐怕开放档案利用低下的问题仍然是难以解决的。

4. 档案利用率的影响

     对于档案利用率，一般的计算方法是：档案利用率=被提供利用档案的数量÷馆藏档案总量。这里只是对直接利用档案原件的计算，并不包括利用档案原件加工后的成果。而档案馆为了主动服务扩大档案的利用范围和利用者，对档案原件进行加工编写了大量的档案编研材料出版发行。对档案编研材料的利用实际上间接地利用了档案，代替档案利用者亲自到档案馆利用档案原件。这一部分利用者不算少数。例如《去依附：中国化解第一次经济危机的真实经验》 [26]一书就大量引用了《1949-1952中华人民共和国经济档案资料选编·金融卷》、《1949-1952中华人民共和国经济档案资料选编·商业卷》等10余部档案编研资料的内容。但是，这些利用并没有将其统计计算在档案利用率之内。有学者就提出：“在计算档案利用率的时候，也必须包括利用档案加工产品或者档案编研产品这一部分”，并给出计算方法：档案利用率=被提供利用档案（原件+档案编研产品）的数量÷馆藏档案总量。[27] 由于这些对档案编研材料的利用，就使得大量应当到档案馆实地利用档案的利用者没有到档案馆利用档案原件，这就无形中降低了档案的利用率。如果将这部分档案利用者利用的档案数量加入到档案利用率计算中，一定会提高档案利用率的。

     当然，利用档案编研材料如果算档案利用，那么，还有其他的一些形式也可以计算在档案利用中，如档案展览等。这样档案利用率就会高许多。不过，利用档案编研材料算不算档案利用仍然有商榷的余地，再就是其档案利用如何计算数量也是一个难题。至于其他一些形式的档案利用，如档案展览等，其算不算档案利用就更有商榷的余地了。还有一个值得思考的问题是，尽管，档案馆编写了大量的档案编研材料以及举办了大量的各类档案展览等，但是，这些档案编研材料以及各类档案展览等，其所占馆藏开放档案的比例仍然是很低的，大量的馆藏开放档案仍未被编研过、展览过或利用过。如何开发这些没有被利用过的馆藏开放档案，如何发挥它们的价值，如何吸引利用者利用它们，则是需要深入研究探讨的问题。也需要反思为什么那么多的馆藏开放档案就是没有人利用呢？这背后又有什么更深层次的原因呢？